2.3. Обработка и регистрация отправляемых документов

2.3.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.

Регистрация отправляемых документов ведется централизованно в отделе делопроизводства Управления делами. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без докладных и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями в процессе подготовки документа.

Документы, подлежащие отправке, за подписью руководителей структурных подразделений сначала регистрируются в журнале учета поступивших (отправленных) документов (приложение N 5) структурного подразделения и вносятся в электронную регистрационно-контрольную форму.

Документы, подлежащие отправке, за подписью Генерального директора, заместителей Генерального директора регистрируются в журнале и в электронной регистрационно-контрольной карточке с оформлением реестра (приложение N 6).

2.3.2. Документ, подлежащий отправке, регистрируется:

2.3.3. Поступившие в экспедицию на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.

2.3.4. Документы на отправку принимаются экспедицией под расписку в журнале учета. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. Полученные документы отправляются экспедицией ежедневно, срочные - немедленно. Документы, адресованные постоянным адресатам, отсылаются фельдъегерской и специальной связью не реже 1 раза в неделю, как правило, по четвергам.

Документы для отправки от Главного управления обеспечения деятельности военных судов передаются через работника общего отдела ГУВС.

2.3.5. Документы на отправку упаковываются в конверты экспедицией, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст. 4602) и сдаются в отделение связи. Перед упаковкой в конверты проверяется правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые по расчету рассылки, принимаются экспедицией только в готовом виде (размножены и скреплены по экземплярам).

2.3.6. Телеграммы, составленные в структурных подразделениях, передаются на отправку в экспедицию завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

2.3.7. Машиночитаемые документы отправляются в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

2.3.8. Документы, отправляемые фельдъегерской и специальной связью или с нарочным, принимаются экспедицией под расписку в реестре или на копии документа.