III. Порядок представления, использования и хранения записей актов гражданского состояния

4. Записи актов гражданского состояния представляются органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконур (далее - уполномоченный орган), в форме файла в Федеральную налоговую службу для использования в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния начиная с 1 октября 2018 года.

Уполномоченные органы обеспечивают завершение предоставления в Федеральную налоговую службу всех записей актов гражданского состояния до 31 декабря 2020 г.

5. Записи актов гражданского состояния, представляемые в Федеральную налоговую службу, должны соответствовать Требованиям к форматам сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов, установленным пунктами 2 - 3 настоящих Методических рекомендаций (далее - требования к форматам сведений), в том числе:

1) должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа записи актов гражданского состояния в соответствии с Правилами использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 2017 г. N 807 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 29, ст. 4369; 2018, N 36, ст. 5638);

2) должны отвечать требованиям к форматам сведений в части полноты, соблюдения имен и типов элементов, типов данных, описания сведений, в том числе правил их формирования и (или) проверки.

6. В случае, если в запись акта гражданского состояния внесены исправления и (или) изменения, представлению в Федеральную налоговую службу подлежат записи актов гражданского состояния с учетом всех внесенных исправлений и (или) изменений.

При представлении в Федеральную налоговую службу записей актов гражданского состояния, в которые внесены изменения и (или) исправления, подлежит представлению соответствующее количеству внесенных исправлений и (или) изменений количество версий электронного документа, содержащего указанные записи.

7. Федеральная налоговая служба при получении файла, содержащего записи актов гражданского состояния, осуществляет его регистрацию в журнале приема копий записей актов гражданского состояния в соответствии с Порядком представления и использования сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. N 150н.

8. После регистрации файла Федеральная налоговая служба проводит проверку соблюдения при создании электронного документа требований к форматам сведений.

9. В случае положительного результата проверки, проведенной в соответствии с пунктом 8 настоящих Методических рекомендаций, Федеральная налоговая служба не позднее пяти рабочих дней после получения записей актов гражданского состояния формирует в информационной системе и направляет в адрес уполномоченного органа протокол о соблюдении требований к форматам сведений.

Протокол о соблюдении требований к форматам сведений подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью Федеральной налоговой службы.

10. Протокол о соблюдении требований к форматам сведений представляет собой документ, содержащий следующие сведения:

номер и дату направления протокола;

наименование уполномоченного органа;

наименование файла, содержащего записи актов гражданского состояния, дату его получения, регистрационный номер Федеральной налоговой службы;

номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл;

сведения о соблюдении требований к форматам сведений;

подпись Федеральной налоговой службы.

11. В случае отрицательного результата проверки, проведенной в соответствии с пунктом 8 настоящих Методических рекомендаций, Федеральная налоговая служба не позднее пяти рабочих дней после получения записей актов гражданского состояния формирует в информационной системе и направляет в адрес уполномоченного органа протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий по соответствующим записям актов гражданского состояния, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью Федеральной налоговой службы.

12. Протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий, представляет собой документ, содержащий следующие сведения:

номер и дату направления протокола;

наименование уполномоченного органа;

наименование файла, содержащего записи актов гражданского состояния, дату его получения, регистрационный номер Федеральной налоговой службы;

номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл, в отношении которых соблюдены требования к форматам сведений;

сведения о соблюдении требований к форматам сведений в отношении соответствующих номеров записей актов гражданского состояния, входящих в файл;

номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл, в отношении которых не соблюдены требования к форматам сведений;

сведения о выявленных несоответствиях требованиям к форматам сведений в отношении соответствующих номеров записей актов гражданского состояния, входящих в файл;

подпись Федеральной налоговой службы.

13. Уполномоченный орган не позднее десяти рабочих дней со дня получения протокола, указанного в пункте 12 настоящих Методических рекомендаций и содержащего перечень выявленных несоответствий, осуществляет исправление выявленных несоответствий и повторно направляет на проверку в Федеральную налоговую службу записи актов гражданского состояния, по которым выявлены несоответствия.

14. Федеральная налоговая служба не позднее трех рабочих дней со дня проверки записей актов гражданского состояния, по которым определено соответствие требованиям к форматам сведений в соответствии с пунктом 9 настоящих Методических рекомендаций, обеспечивает внесение записей актов гражданского состояния в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния.

При внесении записей актов о смерти в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния сведения о моменте (времени) смерти, приведенные в записях актов гражданского состояния в соответствии с подпунктом 8 пункта 3 настоящих Методических рекомендаций, указываются в составе записи акта о смерти.

15. В случае обнаружения в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2019, N 27, ст. 3522) (далее - Федеральный закон "Об актах гражданского состояния") ошибок в записях актов гражданского состояния, которые предоставлены в Федеральную налоговую службу, указанные записи исправляются уполномоченным органом путем внесения исправлений и (или) изменений в соответствующую запись акта гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния" в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.

16. Записи актов гражданского состояния, включенные в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, не подлежат преобразованию.

Записи актов гражданского состояния, включенные в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, подлежат постоянному хранению, их уничтожение и изъятие не допускаются. В случае внесения исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, содержащиеся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, ранее внесенные в Единый государственной реестр записей актов гражданского состояния записи актов гражданского состояния сохраняются.

17. Записи актов гражданского состояния хранятся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в порядке, определенном Федеральным законом "Об актах гражданского состояния".