3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Проекты документов, представляемые на подпись руководителю Фонда, должны иметь визы исполнителя, руководителей заинтересованных структурных подразделений и юриста.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.

3.2. Приказы.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.

Приказы оформляются на бланке Фонда, должны иметь название, дату и номер.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказы подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.

3.3. Протоколы.

Документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятых решений.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Протоколы подписываются председателем и секретарем.

3.4. Акты.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт списания материалов, акт приема - передачи документов и т.п.).

Акты оформляются на общем бланке Фонда. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес Фонда.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

3.5. Договор.

Основной правовой документ во взаимоотношениях между юридическими (физическими) лицами. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в договоре.

Составными частями договора являются:

название вида и заголовок документа (договор купли - продажи);

дата, место составления, номер;

наименования сторон;

предмет договора;

условия и сроки поставки, перевоза, транспортировки, хранения и т.п.;

условия и сроки оплаты;

порядок сдачи - приема выполненных работ;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

гарантии, страхование и форс - мажорные обстоятельства;

переход права собственности;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, N телефонов, факсов);

подписи должностных лиц;

печати.

3.6. Письма, факсы.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями.

По содержанию и назначению письма могут быть: коммерческие, гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

3.7. Должностные инструкции.

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника Фонда.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с сотрудником Фонда.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

общие положения;

функции;

должностные обязанности;

права;

ответственность.

3.8. Документы по личному составу.

Трудовые правоотношения Фонда с сотрудниками регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) РФ. На основании статей КЗоТ в Фонде должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

трудовые контракты;

приказы по личному составу;

трудовые книжки;

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.