1.3.3. Заседания коллегиального исполнительного органа

Решения по вопросам компетенции коллегиального исполнительного органа принимаются на заседаниях коллегиального исполнительного органа. Порядок проведения заседаний определяется утверждаемым уполномоченным органом финансовой организации внутренним документом (положением, регламентом или иным документом) <53>, в котором устанавливаются сроки и порядок созыва и проведения его заседаний, порядок принятия решений. В указанном документе рекомендуется также установить порядок оформления, хранения и предоставления протоколов заседаний коллегиального исполнительного органа.

--------------------------------

<53> Пункт 1 статьи 70 Закона об АО, пункт 2 статьи 41 Закона об ООО.

Уставом или внутренним документом финансовой организации определяется кворум для проведения заседаний коллегиального исполнительного органа, который должен составлять не менее половины избранных членов указанного органа <54>. В крупных финансовых организациях распространенной практикой является установление кворума в большем размере, например две трети от числа избранных членов коллегиального исполнительного органа. Членам коллегиального исполнительного органа финансовой организации следует заранее письменно уведомлять указанный орган через его председателя (ответственного секретаря или рабочий аппарат указанного органа) о невозможности своего участия в заседании с объяснением причин. При этом не допускается передача права голоса членом коллегиального исполнительного органа иному лицу, в том числе другому члену коллегиального исполнительного органа финансовой организации <55>.

--------------------------------

<54> Статья 70 Закона об АО.

<55> Пункт 2 статьи 70 Закона об АО.

В случае если количество членов коллегиального исполнительного органа финансовой организации становится менее количества, составляющего указанный кворум, совет директоров (наблюдательный совет) обязан принять решение об образовании временного коллегиального исполнительного органа и о проведении внеочередного общего собрания для избрания коллегиального исполнительного органа финансовой организации или, если в соответствии с уставом финансовой организации это отнесено к его компетенции, образовать коллегиальный исполнительный орган <56>.

--------------------------------

<56> Пункт 2 статьи 70 Закона об АО.

Уставом и внутренними документами финансовой организации может быть предусмотрена возможность принятия решений заочным голосованием, а также возможность учета при определении наличия кворума и результатов голосования письменного мнения члена коллегиального исполнительного органа, отсутствующего на его заседании. Однако, принимая во внимание то, что на заседаниях коллегиального исполнительного органа рассматриваются наиболее сложные вопросы текущей деятельности, заседания рекомендуется проводить в очной форме. В частности, полагается нецелесообразным принимать решения по кредитной и учетной политикам, стратегии развития, бизнес-плану, изменению структуры финансовой организации, по вынесению на рассмотрение уполномоченного органа финансовой организации (общего собрания акционеров (участников, членов, пайщиков) или совета директоров (наблюдательного совета) финансовой организации предложений по крупным сделкам, реорганизации и иным особо важным вопросам заочным голосованием членов коллегиального исполнительного органа. Очная форма дает возможность более содержательного и полного обсуждения вопросов повестки дня членами коллегиального исполнительного органа, возможность ведения конструктивной дискуссии и выработки сбалансированного и оптимального для финансовой организации решения.

Нередко учредительными документами, а также внутренними документами финансовой организации <57> устанавливается, что решение коллегиального исполнительного органа считается принятым, если за него проголосовало более половины членов коллегиального исполнительного органа, участвовавших в заседании, то есть исходя из установленного минимального требования к кворуму для проведения заседания коллегиального исполнительного органа акционерного общества <58>. Однако такой подход может создать условия для манипулирования механизмом принятия решения в случае, если в заседании участвуют не все члены коллегиального исполнительного органа, поскольку, например, для коллегиального исполнительного органа численностью 13 членов для принятия решения достаточно согласованных действий 4 членов (или менее трети его состава) на заседании, в котором участвуют 7 членов коллегиального исполнительного органа. Более целесообразно считать решение коллегиального исполнительного органа принятым, если за него проголосовало не менее половины избранных в его состав членов.

--------------------------------

<57> Уставом, а также внутренними документами - в финансовой организации, действующей в форме акционерного общества (пункт 1 статьи 70 Закона об АО).

<58> Пункт 3 статьи 11 и пункт 2 статьи 70 Закона об АО.

В отдельных финансовых организациях выявлялись случаи отражения в протоколе факта голосования по вопросам повестки членов коллегиального исполнительного органа финансовой организации, которые фактически не участвовали в заседании такого органа. В целях исключения такой ситуации корректность оформления протокола рекомендуется контролировать не только должностным лицам (структурным подразделениям), выполняющим функции ответственного секретаря (рабочего аппарата) таких органов, но и членам коллегиального органа (комитета, комиссии) финансовой организации. Для этого рекомендуется предусмотреть направление протоколов всем членам коллегиального исполнительного органа или порядок получения членом коллегиального исполнительного органа протоколов заседаний в каждом случае после устранения обстоятельств, препятствующих участию в заседаниях (командировка, отпуск и т.п.), и (или) в случае, если лицу стало известно о проведении заседания без его участия, и (или) непроведения заседаний с периодичностью, установленной уставом и внутренним документом финансовой организации, регулирующим деятельность коллегиального исполнительного органа финансовой организации. В случае обнаружения факта некорректного составления протокола необходимо принять меры по его устранению, а в случае неустранения проинформировать о таком факте совет директоров (наблюдательный совет) финансовой организации и Банк России.

На практике также возникают случаи, когда в состав коллегиального исполнительного органа и образованного в соответствии с внутренними документами финансовой организации иного коллегиального органа (комитета, комиссии), например кредитного комитета, входит одно и то же лицо, которое в силу ряда причин голосует на заседании коллегиального исполнительного органа иначе, чем при рассмотрении того же вопроса комитетом (комиссией) финансовой организации. В связи с этим Банк России рекомендует членам коллегиального исполнительного органа высказывать на заседании указанного органа свою позицию, выраженную при принятии решения комитетом (комиссией), а в случае изменения своего мнения проинформировать на заседании об этом с изложением обстоятельств, послуживших причиной изменения позиции члена коллегиального исполнительного органа по соответствующему вопросу.

Согласно законодательству Российской Федерации <59> на заседании коллегиального исполнительного органа (правления, дирекции) общества ведется протокол, который следует предоставлять членам совета директоров, ревизионной комиссии.

--------------------------------

<59> Пункт 2 статьи 70 Закона об АО.

Рекомендуется наряду с ведением и хранением протоколов использовать иные способы фиксации, позволяющие отразить позицию каждого члена коллегиального исполнительного органа по вопросам повестки дня, например стенограммы, аудио- и видеозапись заседаний коллегиального исполнительного органа. Член коллегиального исполнительного органа по своему усмотрению, прежде всего в случае голосования "против", может инициировать фиксацию его особого мнения в протоколе заседания такого органа. Особые мнения членов рекомендуется прилагать к протоколам заседаний такого органа и рассматривать в качестве их неотъемлемой части.

Если члены коллегиального исполнительного органа не пришли к единогласному решению по вопросу, то в протоколе заседания рекомендуется отражать позицию ("за", "против", "воздержался") каждого из участвовавших в голосовании с указанием его фамилии и инициалов.

В целях предотвращения риска введения в заблуждение заинтересованных лиц, утраты протоколов и иных материалов, фиксирующих позиции членов коллегиального исполнительного органа по вопросам повестки его заседаний, рекомендуется подписывать протоколы всеми участвовавшими в заседании органа лицами, присваивать протоколам заседаний порядковые номера последовательно в соответствии с единой (сквозной) нумерацией в течение всего периода деятельности - от избрания до прекращения деятельности в связи с избранием нового состава указанного органа - и осуществлять резервное копирование протоколов и иных материалов заседаний в целях устранения риска их утраты или предоставления заинтересованным лицам подложных документов.

Требования к сроку полномочий 1.3.4. Возложение обязанностей единоличного исполнительного органа