3. Учет расчетов с подотчетными лицами

72

Приказ (распоряжение, иной документ) о направлении работника в командировку

субъект централизованного учета

электронные сведения из Федеральной государственной информационной системы "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации" (далее - ФГИС ЕИСУ КС)

направляет в ФГИС ЕИСУ КС не позднее следующего рабочего дня после издания приказа

ответственное лицо субъекта централизованного учета

X

X

для внутреннего пользования

73

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет, в том числе на хозяйственные нужды (с указанием способа получения денежных средств: наличная или безналичная форма) с резолюцией руководителя субъекта централизованного учета

субъект централизованного учета

электронный образ (скан-копия)

направляет не позднее 1 (одного) рабочего дня после получения документа

ответственное лицо субъекта централизованного учета

не позднее следующего рабочего дня после получения документа

1) проверка отсутствия задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

2) отражение в учете факта хозяйственной жизни;

3) формирование в зависимости от выбранного способа получения денежных средств: Заявки на кассовый расход (КФД 0531801), формирование Заявки на получение наличных денег (КФД 0531802), формирование Расходного кассового ордера (ОКУД 0310002)

для подписания сформированных документов субъектом централизованного учета

74

Решение о командировании на территории Российской Федерации (при условии подписания сформированного электронного документа электронными подписями всеми участниками составления документа)

субъект централизованного учета

электронный

формирует средствами ГИИС "Электронный бюджет" в день принятия решения о командировании сотрудника

ответственные лица субъекта централизованного учета,

руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета,

ответственное лицо уполномоченной организации

не позднее следующего рабочего дня после получения документа

1) проверка отсутствия задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

2) отражение в учете факта хозяйственной жизни;

3) формирование в зависимости от выбранного способа получения денежных средств: Заявки на кассовый расход (КФД 0531801), формирование Заявки на получение наличных денег (КФД 0531802), формирование Расходного кассового ордера (ОКУД 0310002)

для подписания сформированных документов субъектом централизованного учета

75

Изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (при условии подписания сформированного электронного документа электронными подписями всеми участниками составления документа)

субъект централизованного учета

электронный

формирует средствами ГИИС "Электронный бюджет" не позднее 1 (одного) дня после принятия решения об изменении условий командирования сотрудника

ответственные лица субъекта централизованного учета,

руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета,

ответственное лицо уполномоченной организации

не позднее следующего рабочего дня после получения документа

1) отражение в учете факта хозяйственной жизни;

2) формирование в зависимости от выбранного способа получения денежных средств: Заявки на кассовый расход (КФД 0531801), формирование Заявки на получение наличных денег (КФД 0531802), формирование Расходного кассового ордера (ОКУД 0310002)

для подписания сформированных документов субъектом централизованного учета

76

Решение о командировании на территорию иностранного государства (при условии подписания сформированного электронного документа электронными подписями всеми участниками составления документа)

субъект централизованного учета

электронный

формирует средствами ГИИС "Электронный бюджет" в день принятия решения о командировании сотрудника

ответственные лица субъекта централизованного учета,

руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета,

ответственное лицо уполномоченной организации

не позднее следующего рабочего дня после получения документа

1) проверка отсутствия задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

2) отражение в учете факта хозяйственной жизни;

3) формирование в зависимости от выбранного способа получения денежных средств: Заявки на кассовый расход (КФД 0531801), формирование Заявки на получение наличных денег (КФД 0531802), формирование Расходного кассового ордера (ОКУД 0310002)

для подписания сформированных документов субъектом централизованного учета

77

Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (при условии подписания сформированного электронного документа электронными подписями всеми участниками составления документа)

субъект централизованного учета

электронный

формирует средствами ГИИС "Электронный бюджет" не позднее 1 (одного) дня после принятия решения об изменении условий командирования сотрудника

ответственные лица субъекта централизованного учета,

руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета,

ответственное лицо уполномоченной организации

не позднее следующего рабочего дня после получения документа

1) отражение в учете факта хозяйственной жизни;

2) формирование в зависимости от выбранного способа получения денежных средств: Заявки на кассовый расход (КФД 0531801), формирование Заявки на получение наличных денег (КФД 0531802), формирование Расходного кассового ордера (ОКУД 0310002)

для подписания сформированных документов субъектом централизованного учета

78

Заявка-обоснование закупки малого объема (при условии подписания сформированного электронного документа электронными подписями всеми участниками составления документа)

субъект централизованного учета

электронный

формирует средствами ГИИС "Электронный бюджет" в день принятия решения о закупке через подотчетное лицо

ответственные лица субъекта централизованного учета,

руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета,

ответственное лицо уполномоченной организации

не позднее следующего рабочего дня после получения документа

1) проверка отсутствия задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

2) отражение в учете факта хозяйственной жизни;

3) формирование в зависимости от выбранного способа получения денежных средств: Заявки на кассовый расход (КФД 0531801), формирование Заявки на получение наличных денег (КФД 0531802), формирование Расходного кассового ордера (ОКУД 0310002)

ответственные лица субъекта централизованного учета, руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета, ответственное лицо уполномоченной организации

79

Реестр документов подотчетного лица с приложением документов, подтверждающих расходы

субъект централизованного учета

электронный образ (скан-копия)

направляет не позднее следующего рабочего дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги в подотчет или со дня выхода на работу

ответственное лицо субъекта централизованного учета

не позднее следующего рабочего дня после получения документа

формирование Авансового отчета (ОКУД 0504505) (см. п. 80 Графика документооборота)

для направления в субъект централизованного учета

80

Авансовый отчет (ОКУД 0504505)

уполномоченная организация

бумажный

формирует средствами ГИИС "Электронный бюджет" не позднее следующего рабочего дня после поступления Реестра с приложением подтверждающих документов (см. п. 79 Графика документооборота)

ответственные лица субъекта централизованного учета,

руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета,

ответственное лицо уполномоченной организации

не позднее 1 (одного) рабочего дня после утверждения документа

1) отражение факта хозяйственной жизни в учете;

2) формирование в зависимости от факта хозяйственной жизни: Заявки на кассовый расход (КФД 0531801), Заявки на получение наличных денег (ОКУД 0531802), Приходного кассового ордера (ОКУД 0310001), Расходного кассового ордера (ОКУД 0310002;

3) формирование Реестра командировочных, компенсационных и иных выплат, подлежащих обложению НДФЛ и страховыми взносами (в случае оплаты расходов сверх установленных законодательством норм)

для направления на подписание в субъект централизованного учета, формирование Журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ОКУД 0504071)

81

Отчет о расходах подотчетного лица с приложением подтверждающих документов (при условии подписания сформированного электронного документа электронными подписями всеми участниками составления документа)

субъект централизованного учета

электронный

формирует средствами ГИИС "Электронный бюджет" в срок, не превышающий 3 (трех) рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги в подотчет или со дня выхода на работу

ответственные лица субъекта централизованного учета,

руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета,

ответственные лица уполномоченной организации

не позднее 1 (одного) рабочего дня после утверждения документа в ГИИС "Электронный бюджет"

1) отражение факта хозяйственной жизни в учете;

2) формирование в зависимости от факта хозяйственной жизни: Заявки на кассовый расход (КФД 0531801), Заявки на получение наличных денег (ОКУД 0531802), Приходного кассового ордера (ОКУД 0310001), Расходного кассового ордера (ОКУД 0310002;

3) формирование Реестра командировочных, компенсационных и иных выплат, подлежащих обложению НДФЛ и страховыми взносами (в случае оплаты расходов сверх установленных законодательством норм)

для направления на подписание в субъект централизованного учета, формирование Журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ОКУД 0504071)

82

Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа (при условии подписания сформированного электронного документа электронными подписями всеми участниками составления документа)

субъект централизованного учета

электронный

формирует средствами ГИИС "Электронный бюджет" в срок, не превышающий 3 (трех) рабочих дней до отъезда в отпуск

ответственные лица субъекта централизованного учета,

руководитель (уполномоченное лицо) субъекта централизованного учета,

ответственные лица уполномоченной организации

не позднее 1 (одного) рабочего дня после утверждения документа уполномоченными лицами субъекта централизованного учета в ГИИС "Электронный бюджет"

2) отражение в учете факта хозяйственной жизни;

3) формирование в зависимости от выбранного способа получения денежных средств: Заявки на кассовый расход (КФД 0531801), формирование Заявки на получение наличных денег (КФД 0531802), формирование Расходного кассового ордера (ОКУД 0310002)

для направления на подписание в субъект централизованного учета, формирование Журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ОКУД 0504071)

83

Заявление на удержание подотчетных сумм из заработной платы

субъект централизованного учета

электронный образ (скан-копия)

направляет не позднее следующего рабочего дня после получения заявления от подотчетного лица

ответственное лицо субъекта централизованного учета

не позднее рабочего дня начисления заработной платы с учетом ограничений, установленных статьей 138 Трудового кодекса РФ

1) отражение в учете факта хозяйственной жизни;

2) отражение в Расчетной ведомости (ОКУД 0504402);

3) формирование Реестра командировочных, компенсационных и иных выплат, подлежащих обложению НДФЛ и страховыми взносами (в случае непредставления подотчетным лицом отчета)

для формирования Журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ОКУД 0504071), Журнала операций по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям (ОКУД 0504071)