3.7.4. Подготовка служебных писем

3.7.4.1. Служебные письма Министерства готовятся:

как ответы об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на парламентские запросы (запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации), запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос);

как ответы на запросы организаций и физических лиц;

как инициативные письма.

3.7.4.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются законодательством Российской Федерации или указаниями руководства Министерства по исполнению документов.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурных подразделений Министерства.

3.7.4.3. Тексты служебных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Министерства по исполнению документа.

Служебные письма должны быть подготовлены в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, второй - визовый.

Визовый экземпляр служебного письма, подготовленный за подписью Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, хранится в отделе документационного обеспечения и контроля Департамента государственной службы, управления делами и контроля. Визовые экземпляры служебных писем, подготовленных структурным подразделением Министерства, хранятся в деле структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.

3.7.4.4. Служебные письма за подписью руководства Министерства печатаются только на установленных в Министерстве бланках.

3.7.4.5. Служебные письма подписываются Министром, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра или руководителем структурного подразделения Министерства в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями, приказами об утверждении положений о структурных подразделениях Министерства и Инструкцией.

3.7.4.6. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, до представления их на подпись руководству Министерства должны быть завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Министерства.

Проект служебного письма за подписью Министра также должен быть завизирован статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Министерства, подготовившего документ.

Все визы должны содержать личную подпись визирующего, расшифровку подписи с указанием фамилии, инициалов и дату визирования.

3.7.4.7. Оформление служебных писем Министерства осуществляется согласно приложению N 14 к Инструкции.