3.7.5. Подготовка записок

3.7.5.1. В Министерстве создаются следующие виды записок, используемые для информационного обмена между руководством Министерства, структурными подразделениями и служащими Министерства: аналитические, докладные, служебные, объяснительные.

3.7.5.2. Сроки подготовки записок устанавливаются указаниями руководства Министерства по исполнению документов.

3.7.5.3. Тексты записок должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Министерства по исполнению документа.

Записки, как правило, готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, второй - визовый, который хранится в деле структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку документа, секретариата статс-секретаря - заместителя Министра, секретариата заместителя Министра.

3.7.5.4. Записка Министерства (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14.

В записках используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале над текстом и "С уважением," в заключительной части. Допускается фразу этикетного характера "С уважением," писать от руки должностным лицом, подписавшим записку.

Оформление записок Министерства аналогично оформлению служебных писем Министерства, предусмотренному приложением N 14 к Инструкции, с учетом положений настоящего подраздела Раздела 3.7 Главы III Инструкции.