II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

2. В Инструкции используются следующие основные понятия:

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Министерства;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.