Приложение N 8

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве спорта

Российской Федерации

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Оформление реквизитов документов Министерства осуществляется с учетом ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

2. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов Министерства в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Изображение Государственного герба Российской Федерации (геральдического знака) помещается посередине верхнего поля или левого верхнего поля бланка документа над реквизитами Министерства на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3. Наименование федерального органа исполнительной власти.

Наименование Министерства - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти. Под наименованием федерального органа исполнительной власти в скобках указывается сокращенное наименование, если оно предусмотрено положением о федеральном органе исполнительной власти.

4. Наименование должности.

Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием Министерства. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти.

Справочные данные о Министерстве указываются в бланках документов и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса и другие сведения по усмотрению Министерства.

6. Наименование вида документа.

Наименование вида документа располагается под реквизитами автора документа.

7. Дата документа.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

При подготовке проекта документа печатается только месяц и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.

8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

10. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

11. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом N 12. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.

Пример:

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте первого листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 12 в левом нижнем углу и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

Пример:

Отпечатано в 2 экз.

1 экз. - в адрес

2 экз. - в дело

Исп. Иванов

30.03.2018

Если документ с отметкой об ограничении доступа имеет приложение, то отметка об исполнителе проставляется только на документе.

12. Адресат.

Адресат используется при оформлении служебных писем Министерства, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки, входящие в состав реквизита "адресат", выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Пример:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример:

1. Министерство спорта Российской Федерации

2. Минспорт России

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

Пример:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Пример:

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Допускается центрировать строки реквизита "адресат" относительно самой длинной строки.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Пример:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес.

Пример:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

13. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

14. Указания по исполнению документа (резолюция).

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на отдельном листе формата A6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится, или вносится непосредственно в СЭД.

15. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка документа и пишется от левой границы левого поля с прописной буквы.

В приказах, издаваемых Министерством, заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту печатается через 1,0 межстрочный интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст - шрифтом N 14. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

16. Текст документа.

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа указываются следующие реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В служебных письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает...", "Департамент считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В служебных письмах Министерства может быть использовано вступительное обращение, которое печатается центрованным способом:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

При обращении по должности - наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии - инициалы лица не указываются.

Заключительная этикетная фраза:

С уважением,...

17. Отметка о контроле.

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

18. Отметка о приложении.

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и другим документам).

В служебных (сопроводительных) письмах, в других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля через 1,0 межстрочный интервал следующим образом:

- если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.;

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

- если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.;

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD-диск в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы и количество листов в них не указывается, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: брошюра в 1 экз.

19. Подпись.

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование Министерства. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом о временном исполнении обязанностей отсутствующего руководителя.

Пример:

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

20. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример:

21. Гриф согласования документа.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример:

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

Пример:

Согласование проектов документов Министерства осуществляется должностными лицами в зависимости от вида документа и особенностей его оформления.

Лист согласования проекта приказа Министерства (за исключением проектов приказов Министерства по кадровым и финансовым вопросам) располагается на оборотной стороне последнего листа проекта приказа Министерства и оформляется по форме согласно приложению к настоящему приложению к Инструкции.

В графе "ИСПОЛНИТЕЛЬ" указываются должность, инициалы, фамилия, телефон исполнителя, ответственного за подготовку проекта приказа Министерства.

В графе "ВОПРОС ВНЕСЕН" указываются должность, инициалы, фамилия статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, курирующего ответственное за подготовку проекта приказа Министерства структурное подразделение Министерства в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.

В случае, если ответственное структурное подразделение Министерства подчинено непосредственно Министру, в графе "ВОПРОС ВНЕСЕН" указываются должность, инициалы, фамилия руководителя данного структурного подразделения.

В графе "СОГЛАСОВАНО" указываются должности, инициалы, фамилии заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства, в отношении которых в проекте приказа Министерства содержатся поручения или компетенция которых затрагивается данным проектом. Проекты приказов Министерства (за исключением проектов приказов Министерства по кадровым и финансовым вопросам) в обязательном порядке подлежат согласованию с Правовым департаментом и статс-секретарем - заместителем Министра.

Указанные в листе согласования лица визируют (согласовывают) проект приказа Министерства и проставляют дату согласования в следующем порядке: исполнитель (1), руководитель структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку проекта приказа Министерства (2), статс-секретарь - заместитель Министра, заместитель Министра, вносящий вопрос (3), руководители иных структурных подразделений Министерства (4), заместители Министра (5), директор Правового департамента Министерства (6), статс-секретарь - заместитель Министра (7).