5.3. Подготовка проекта электронного документа в СЭД

5.3.1. ЭРК в СЭД предназначен для автоматизации процесса разработки проекта электронного документа, включающего формирование заданий на разработку содержательной части электронного документа, маршрутов его согласования (визирования), подписания, регистрации и направления адресату (адресатам).

5.3.2. Зарегистрированные и размещенные в СЭД документы поступают в структурные подразделения Министерства с указаниями по исполнению (резолюциями) руководства Министерства и/или структурных подразделений Министерства на исполнение.

5.3.3. Сотрудники структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа в СЭД готовят проект служебного документа с использованием ЭРК.

5.3.4. Для формирования ЭРК в СЭД создается текст документа и сохраняется на рабочем столе или в одной из рабочих папок.

Далее формируется ЭРК в СЭД либо непосредственно через ЭРК документа, либо через панель инструментов главного окна СЭД.

5.3.5. Автоматически присваивается временный номер ЭРК.

5.3.6. Персональную ответственность за качественное формирование ЭРК несет сотрудник, являющийся ответственным за выполнение поручения.

Реквизиты ЭРК: адресат, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из текста указания по исполнению (резолюции) и/или контрольного задания ЭРК документа, если проект документа формируется на основании карточки резолюции по исполнению.

Остальные реквизиты ЭРК при необходимости заполняются исполнителем.

Если создается инициативный документ, то исполнитель самостоятельно заполняет соответствующие реквизиты в ЭРК.

5.3.7. После заполнения реквизитов ЭРК документ проходит несколько этапов подготовки: подготовку материалов, согласование (визирование) сформированного документа, подпись согласованного (завизированного) документа и регистрацию подписанного документа.

При отсутствии необходимости разрешается исключать и не формировать отдельные этапы подготовки документа в ЭРК, за исключением этапов подписи и регистрации документа.

5.3.8. Ответственный исполнитель поручения формирует в ЭРК список визирующих должностных лиц и очередность их визирования.

При работе между структурными подразделениями Министерства и секретариатами статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра статс-секретарь - заместитель Министра, заместители Министра или по поручению их помощники формируют список исполнителей (при необходимости).

5.3.9. Если в указании по исполнению (резолюции) документа указаны структурные подразделения Министерства - соисполнители документа, то замечания и предложения соисполнителей к проекту служебного документа вносятся в ЭРК в виде примечаний и прикрепленных файлов.

5.3.10. В СЭД происходит автоматическое информирование должностных лиц о поступлении к ним на визирование проекта документа.

Должностному лицу в день поступления на визирование проекта служебного документа необходимо открыть ЭРК через соответствующую папку и ознакомиться с проектом служебного документа, заполнить соответствующие реквизиты ЭРК и сохранить ее.

В случае отказа должностного лица в визировании (согласовании) или подписании проекта служебного документа он автоматически поступает на доработку ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект служебного документа на визирование (согласование), сохранив предыдущую версию проекта служебного документа в ЭРК.

Если в процессе визирования (согласования) или подписания в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию (согласованию).

5.3.11. Завизированный (согласованный) документ направляется на подписание руководителю структурного подразделения Министерства, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителю Министра или Министру.

5.3.12. Подписанный руководителем структурного подразделения Министерства проект служебного документа автоматически направляется на регистрацию в СЭД в секретариат структурного подразделения.

Подписанный статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра или Министром проект служебного документа автоматически направляется на регистрацию в СЭД в отдел документационного обеспечения.

5.3.13. Служащий секретариата открывает ЭРК и регистрирует служебный документ с помощью ЭРК в соответствующей группе документов (внутренние, исходящие, обращения граждан и т.д.). При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа.

5.3.14. Внутренний документ, подписанный с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, не подлежит сканированию и направляется соответствующему адресату в Министерстве только в электронном виде.

5.3.15. После подписания проекта документа ответственный исполнитель обязан убедиться в его регистрации и направлении адресату.

Подтверждением регистрации проекта документа является регистрационный номер соответствующей группы документов и записи "Зарегистрирован".