4.3. Регистрация поступающих документов

4.3.1. Документы, поступившие в Министерство в рабочее время, регистрируются и сканируются, как правило, в день поступления, а при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы регистрируются один раз.

Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" регистрируются незамедлительно.

4.3.2. Перечень входящих документов и приложений к ним, не подлежащих сканированию в СЭД Министерства, приведен в приложении N 16 к Инструкции.

4.3.3. Отделом документационного обеспечения регистрируются входящие документы, поступающие в адрес Министерства, Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра.

4.3.4. В секретариатах статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра регистрируются только служебные записки.

4.3.5. В секретариатах структурных подразделений Министерства регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес руководителей структурных подразделений Министерства.

4.3.6. Обращения, жалобы и предложения, поступившие от физических лиц, регистрируются в отделе документационного обеспечения.

4.3.7. Перечень корреспондентов Министерства указан в приложении N 17 к Инструкции.

4.3.8. Регистрационный номер документа проставляется в СЭД автоматически в соответствии с выбранной группой документов. Порядковый номер в регистрационном номере входящего документа уникален в году и в группе документов.

4.3.9. На документах, поступающих на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием регистрационного номера документа, даты поступления и количества листов в документе. Отметка о поступлении может проставляться соответствующим штампом.

4.3.10. Каждый бумажный документ, требующий преобразования с бумажного носителя в электронный вид, регистрируется в СЭД, на него заводится электронная регистрационно-учетная карточка (далее - ЭРК).

Перевод большого объема бумажных документов в электронный вид выполняется путем поточного сканирования.

Отделом документационного обеспечения для идентификации каждого бумажного документа формируется уникальный индивидуальный штрих-код, который распечатывается на бумажный документ. Документы, передаваемые на сканирование, загружаются в сканер одной пачкой. Результатом сканирования является список электронных образов документов в формате .pdf. Электронный образ каждого документа автоматически прикрепляется к ЭРК в соответствии с индивидуальным штрих-кодом.

4.3.11. Обращения граждан и организаций поступающих в Министерство по МЭДО, автоматически регистрируются в СЭД. Служащий отдела документационного обеспечения выполняет перерегистрацию обращения в соответствующей группе документов.