4.2. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

4.2.1. Прием и первичная обработка поступающей в Министерство корреспонденции осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля Департамента государственной службы, управления делами и контроля (далее - отдел документационного обеспечения).

4.2.2. Документы, поступившие в Министерство в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию, как правило, в день поступления. При поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.2.3. Поступившие в Министерство конверты с документами (за исключением конвертов с пометкой "Лично") вскрываются служащими отдела документационного обеспечения, проверяются правильность адресования поступающих документов, их доставка, повреждения документа или целостность конверта (упаковки) и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.

При выявлении отсутствия в конверте документов или приложений к ним служащими отдела документационного обеспечения составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в Департаменте государственной службы, управления делами и контроля, второй - направляется отправителю документа.

4.2.4. Документы с пометкой "Лично" на конверте непосредственно направляются соответствующему лицу Министерства без его вскрытия.

4.2.5. Документы, адресованные Министру, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Министерства, проходят предварительное рассмотрение в отделе документационного обеспечения, в котором данные документы сортируются на документы, подлежащие регистрации со сканированием или без сканирования и не подлежащие регистрации.

4.2.6. Перечень входящих документов, не подлежащих регистрации в Министерстве, приводится в приложении N 15 к Инструкции.

4.2.7. Документы, адресованные структурным подразделениям Министерства (за исключением документов, указанных в приложении N 15 к Инструкции), направляются служащими отдела документационного обеспечения непосредственно в секретариаты соответствующих структурных подразделений на регистрацию и для подготовки указания по исполнению (резолюции) документа.

4.2.8. Документы с наличием на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также отметок "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" незамедлительно регистрируются служащими отдела документационного обеспечения, либо передаются на регистрацию в структурные подразделения Министерства, которым они адресованы.

4.2.9. Поступившие в адрес Министерства телеграммы принимаются отделом документационного обеспечения под расписку с проставлением даты и времени приема и регистрируются.

4.2.10. Поступившие в адрес Министерства факсограммы принимаются отделом документационного обеспечения с проставлением даты приема и регистрируются.

4.2.11. Факсограмма, изложенная на иностранном языке, принимается отделом документационного обеспечения при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. При отсутствии возможности получения перевода факсограмма принимается отделом документационного обеспечения и направляется в Департамент государственного регулирования в сфере спорта и международного сотрудничества для перевода текста, содержащегося в факсограмме, и ее последующего возврата в отдел документационного обеспечения.

4.2.12. Поступившие в адрес Министерства судебные документы на бумажном носителе подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения с обязательным сохранением конверта.

4.2.13. Поступившие в адрес Министерства электронные письма (сообщения) по адресу электронной почты Министерства принимаются отделом документационного обеспечения.

Регистрация указанных электронных писем (сообщений) осуществляется:

в адрес Министерства, Министра, статс-секретаря - заместителя Министра,

заместителей Министра - служащими отдела документационного обеспечения;

в адрес руководителей структурных подразделений Министерства - секретариатом соответствующего структурного подразделения.

4.2.14. Прием входящих электронных документов, поступивших по МЭДО, осуществляется:

в адрес Министерства, Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра - служащими отдела документационного обеспечения;

в адрес руководителей структурных подразделений Министерства - секретариатом соответствующего структурного подразделения.