6.5. Передача дел на архивное хранение

6.5.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в Департаменте государственной службы, управления делами и контроля в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив Министерства.

6.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Министерства не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.5.4. Передача документов в архив Министерства производится по описям дел структурных подразделений.

6.5.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие структурных подразделений Министерства обязаны устранить.

6.5.6. Прием дел производится сотрудником архива Министерства в присутствии служащего структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива Министерства и лица, передавшего дела.

6.5.7. Передача электронных документов в архив осуществляется по СЭД или на физически обособленных носителях, оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника отдела документационного обеспечения и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью Министра или уполномоченного им должностного лица.

6.5.8. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

6.5.9. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел структурного подразделения и номенклатуре дел.