6.1.1. Формирование документального фонда Министерства осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.
Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Министерства.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. Номенклатура дел составляется на основе Положения о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 607, положений о структурных подразделениях, утвержденных приказами Министерства, и других документов, регламентирующих деятельность Министерства и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Министерства.
6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 19 к Инструкции) и номенклатура дел Министерства (приложение N 20 к Инструкции).
6.1.4. Структурные подразделения Министерства ежегодно, не позднее 10 декабря текущего года, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Составленная номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с отделом документационного обеспечения и подписывается у руководителя структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения готовится в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается в отдел документационного обеспечения.
Ответственность за своевременное составление номенклатуры дел и представление ее в отдел документационного обеспечения возлагается на руководителя структурного подразделения.
6.1.5. Если в течение года в Министерстве создается новое структурное подразделение, служащий, ответственный за делопроизводство этого подразделения, должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения в установленном порядке и передать ее в Департамент государственной службы, управления делами и контроля для последующего представления на утверждение и включения в состав номенклатуры дел Министерства.
6.1.6. Номенклатура дел Министерства составляется Департаментом государственной службы, управления делами и контроля на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Департамент государственной службы, управления делами и контроля.
Номенклатура дел готовится не менее чем в трех экземплярах:
1-й хранится в деле Департамента государственной службы, управления делами и контроля как документ постоянного хранения;
3-й - в федеральном государственном архиве.
Один раз в 5 лет номенклатура дел Министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации.
В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
На согласование в экспертно-проверочную комиссию федерального государственного архива проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр проекта номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям возвращается в Министерство.
Согласованная с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется.
6.1.7. Номенклатура дел Министерства, подписанная директором Департамента государственной службы, управления делами и контроля, согласованная с центральной экспертной комиссией Министерства, утверждается Министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел Департамента государственной службы, управления делами и контроля.
6.1.8. После утверждения номенклатуры дел Министерства изготавливается необходимое количество копий (в том числе электронные образы) для использования в работе. Департамент государственной службы, управления делами и контроля направляет в структурные подразделения Министерства выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей