6.1. Разработка и ведение номенклатуры Дел в Министерстве

6.1.1. Формирование документального фонда Министерства осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.

Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Министерства.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. Номенклатура дел составляется на основе Положения о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 607, положений о структурных подразделениях, утвержденных приказами Министерства, и других документов, регламентирующих деятельность Министерства и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Министерства.

6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 19 к Инструкции) и номенклатура дел Министерства (приложение N 20 к Инструкции).

6.1.4. Структурные подразделения Министерства ежегодно, не позднее 10 декабря текущего года, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Составленная номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с отделом документационного обеспечения и подписывается у руководителя структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения готовится в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается в отдел документационного обеспечения.

Ответственность за своевременное составление номенклатуры дел и представление ее в отдел документационного обеспечения возлагается на руководителя структурного подразделения.

6.1.5. Если в течение года в Министерстве создается новое структурное подразделение, служащий, ответственный за делопроизводство этого подразделения, должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения в установленном порядке и передать ее в Департамент государственной службы, управления делами и контроля для последующего представления на утверждение и включения в состав номенклатуры дел Министерства.

6.1.6. Номенклатура дел Министерства составляется Департаментом государственной службы, управления делами и контроля на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Департамент государственной службы, управления делами и контроля.

Номенклатура дел готовится не менее чем в трех экземплярах:

1-й хранится в деле Департамента государственной службы, управления делами и контроля как документ постоянного хранения;

2-й - в архиве Министерства;

3-й - в федеральном государственном архиве.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации.

В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

На согласование в экспертно-проверочную комиссию федерального государственного архива проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр проекта номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям возвращается в Министерство.

Согласованная с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется.

6.1.7. Номенклатура дел Министерства, подписанная директором Департамента государственной службы, управления делами и контроля, согласованная с центральной экспертной комиссией Министерства, утверждается Министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел Департамента государственной службы, управления делами и контроля.

6.1.8. После утверждения номенклатуры дел Министерства изготавливается необходимое количество копий (в том числе электронные образы) для использования в работе. Департамент государственной службы, управления делами и контроля направляет в структурные подразделения Министерства выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.