4.6. Регистрация отправляемых документов

4.6.1. Документы, подписанные Министром, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Министерства, в том числе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, в зависимости от документопотока и ответственного исполнителя передаются в отдел документационного обеспечения, секретариаты статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, структурные подразделения Министерства для регистрации в СЭД.

4.6.2. Служащие отдела документационного обеспечения, секретариата статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, структурных подразделений Министерства осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа (при отправке документа на бумажном носителе) заявке на рассылку.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.6.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД в соответствующей группе документов.

Регистрация отправляемых документов (исходящий номер) ведется в соответствии с имеющимися в Министерстве документопотоками.

4.6.4. Сведения о регистрируемых документах вносятся в ЭРК в СЭД, используемую для учета, поиска и использования документов.

4.6.5. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день, и они отправляются не позднее следующего рабочего дня после регистрации.

Документы в адрес органов государственной власти, оформленные на бумажном носителе и подписанные руководителями структурных подразделений Министерства, регистрируются в соответствующем структурном подразделении и направляются в отдел документационного обеспечения для отправки фельдъегерской связью.

4.6.6. Для документов на бумажном носителе регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии (при наличии), остающейся в структурном подразделении Министерства, ответственном за его исполнение, для последующего его списания в дело и хранения.

Копия отправляемого документа, созданная на бумажном носителе, с визами и приложениями, в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело.

Не подлежат заверению копии документов, имеющие неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.