V. Порядок применения Перечня

5.1. Перечень используется федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации, органами местного самоуправления при подготовке ими перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций, а также всеми организациями при разработке индивидуальных номенклатур дел.

5.2. При разработке вышеуказанных перечней документов используется структура Перечня, видовой состав документов, отраженный в его статьях, сроки хранения документов. Сроки хранения документов в перечнях не могут быть ниже тех сроков, которые установлены Перечнем для документов того же вида.

5.3. При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня. При наличии других перечней, типовых или примерных номенклатур дел дается ссылка на соответствующий перечень (номенклатуру).

5.4. Документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии.