ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1. Учреждения и организации <*>, состоящие на республиканском бюджете Российской Федерации и бюджетах национально-государственных и административно-территориальных образований, а также централизованные бухгалтерии при министерствах, ведомствах, администрациях и их управлениях (отделах), центральных городских и районных больницах и при отдельных учреждениях, осуществляют учет исполнения смет расходов по бюджету и внебюджетным средствам в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 20 марта 1992 г. N 10 и настоящей инструкцией.

В сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) администрациях и организованных при них централизованных бухгалтериях бухгалтерский учет ведется по отдельной инструкции Министерства финансов Российской Федерации.

-------------------------------

<*> В дальнейшем изложении - "учреждения".

2. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов по бюджету и смет по специальным средствам, в том числе по подсобным сельским и учебно-опытным хозяйствам, производственным (учебным) мастерским и научно-исследовательским работам, выполняемым по хозяйственным договорам, а также другим внебюджетным средствам ведется на едином балансе по плану счетов, предусмотренному настоящей инструкцией.

Учреждения, имеющие подсобные сельские хозяйства, с разрешения вышестоящей организации бухгалтерский учет по подсобным хозяйствам могут вести на отдельном балансе по плану счетов, предусмотренному настоящей инструкцией.

В случаях, когда подсобные сельские хозяйства при учреждениях переведены на хозяйственный расчет, эти хозяйства ведут бухгалтерский учет в порядке, предусмотренном Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкцией по его применению.

Капитальные вложения и источники их финансирования учитываются на едином балансе по плану счетов, предусмотренному настоящей инструкцией.

Министерствам и ведомствам, управлениям (отделам) администраций краев, областей, автономных образований, городов и районов разрешается для подведомственных им учреждений, состоящих на бюджете, устанавливать порядок ведения бухгалтерского учета капитальных вложений по строительству зданий, сооружений и других объектов, расширению и реконструкции действующих учреждений, независимо от объема капитальных вложений, источников их финансирования (бюджетные и специальные средства) и способа производства работ, на самостоятельном балансе. В этом случае бухгалтерский учет операций по капитальным вложениям и составление отчетности осуществляются в порядке, установленном для производственно-хозяйственной деятельности объединений, предприятий и организаций.

3. По детским дошкольным учреждениям, находящимся в ведении объединений, предприятий и организаций, бухгалтерский учет исполнения смет расходов ведется в централизованном порядке бухгалтериями этих объединений, предприятий и организаций по установленным для последних инструкциям.

4. Министерства и ведомства Российской Федерации по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации в необходимых случаях могут издавать указания о порядке применения общих положений по бухгалтерскому учету в учреждениях своей системы с учетом специфики их деятельности.

5. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с настоящей инструкцией.

Министерства и ведомства Российской Федерации в отдельных случаях могут разрешать учреждениям вести бухгалтерский учет исполнения смет расходов по журнально-ордерной форме бухгалтерского учета при наличии разработанных и согласованных с Министерством финансов Российской Федерации указаний.

6. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов учреждений осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями, создаваемыми при министерствах, ведомствах, управлениях (отделах) администраций, а также при центральных городских и районных больницах и других учреждениях.

При централизации учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права распорядителей ассигнований, в частности: заключать договоры на поставку товаров и оказание услуг и трудовые соглашения на выполнение работ; получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды и разрешать выдачу авансов своим сотрудникам; разрешать оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, акты на списание пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующими положениями; разрешать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждений.

Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.

7. Учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.

Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

8. В случаях, когда министерствам, ведомствам, управлениям (отделам) администраций разрешено в установленном порядке централизовать в своих сметах средства по входящим в их систему учреждениям для снабжения их материальными ценностями, учет расчетов по этим операциям осуществляется в порядке, изложенном в приложении 1 к настоящей инструкции.

9. Руководители министерств, ведомств, учреждений и их бухгалтерских служб, главные бухгалтеры централизованных бухгалтерий осуществляют руководство организацией бухгалтерского учета и отчетности, контроль за исполнением смет расходов учреждениями своей системы.

Руководители бухгалтерских служб (главные бухгалтеры) в своей работе руководствуются Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 20 марта 1992 г. N 10, положениями о бухгалтерских службах и централизованных бухгалтериях, утвержденными в установленном порядке, и другими нормативными документами.

10. В обязанности бухгалтерских служб входит:

обеспечение правильной организации бухгалтерского учета в соответствии с настоящей инструкцией и отдельными указаниями;

осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;

контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету с учетом внесенных в них в установленном порядке изменений, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей;

своевременное финансирование учреждений, ведущих учет самостоятельно, а также контроль за исполнением ими смет расходов и правильной постановкой бухгалтерского учета;

учет доходов и расходов по сметам специальных средств и учет операций по другим внебюджетным средствам;

начисление и выплата в срок заработной платы рабочим и служащим, стипендий учащимся учебных заведений;

своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет, с предприятиями, учреждениями и отдельными лицами;

участие в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете;

проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

широкое применение современных средств вычислительной техники при выполнении учетно-вычислительных работ;

составление и представление в установленные сроки бухгалтерской отчетности;

составление и согласование с руководителями учреждений (при отсутствии плановых отделов или других аналогичных структурных подразделений) смет расходов и расчетов к ним;

осуществление контроля за сохранностью основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;

систематизированный учет положений, инструкций, методических указаний по вопросам учета и отчетности, других нормативных документов, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;

хранение бухгалтерских документов, регистров учета, машинограмм, смет расходов, расчетов к ним, других документов, а также сдача их в архив в установленном порядке.

11. Главный бухгалтер (руководитель бухгалтерской службы) устанавливает служебные обязанности для работников бухгалтерии с тем, чтобы каждый работник знал свои обязанности и нес ответственность за их выполнение.

Распределение служебных обязанностей в бухгалтериях производится по функциональному признаку, т.е. за каждой группой работников или отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок. В бухгалтериях могут организовываться примерно следующие группы: финансовая, материальная, расчетов с рабочими и служащими, расчетов с родителями за содержание детей в детских учреждениях и т.д. В зависимости от объема работ из финансовой и материальной групп могут быть выделены группы: оперативно-финансовая, расчетных операций, основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, продуктов питания.

В необходимых случаях в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, создаются учетно-контрольные группы из работников централизованных бухгалтерий. Эти группы обязаны обеспечить оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся у материально ответственных лиц, и осуществлять выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.

Все подразделения, входящие в состав отдельных учреждений, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы: выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб учреждения, а при централизации учета - для всех обслуживаемых учреждений.

12. Представление первичных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждается руководителем учреждения, при котором создана эта бухгалтерия. Материально ответственным и другим должностным лицам вручаются выписки из графика документооборота о сроках представления документов в бухгалтерию.

13. В учреждениях все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средствам, подписываются руководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем. В министерствах и ведомствах Российской Федерации право первой подписи может быть также предоставлено начальникам управлений и самостоятельных отделов этих министерств и ведомств.

В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы (распорядительные надписи) подписываются руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, или другим лицом, на то им уполномоченным, и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются соответствующими руководителями учреждений и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.

Документы без подписи главного бухгалтера или его заместителя считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

Приходные кассовые ордера действительны при наличии подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира.

14. Основанием для отражения записей в учетных регистрах служат надлежаще оформленные первичные документы. Первичные документы могут быть разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для оформления ряда однородных хозяйственных операций за определенный период. Первичные документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции и содержать достоверные данные.

Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; содержание хозяйственной операции; измерители в количественном и стоимостном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.

В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах за выполненные работы - подтверждение принятия работ соответствующими лицами.

Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.

В первичных документах - как в текстовой части, так и цифровых данных - подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

При оформлении первичных документов и записи их в регистры учета следует руководствоваться Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации.

15. Документы, служащие основанием для записей в регистрах учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком.

Материально ответственные лица представляют первичные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей при реестре сдачи документов ф. 442 <*>, составляемом в двух экземплярах. После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных документов один экземпляр реестра с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в делах бухгалтерии.

С лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности в установленном порядке.

------------------------------

<*> Заполняется отдельно по приходным и расходным документам.

16. Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и доброкачественное составление первичных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки: "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

17. Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие постоянные номера:

мемориальный ордер 1 - накопительная ведомость по кассовым операциям ф. 381;

мемориальный ордер 2 - накопительная ведомость по движению средств на бюджетных текущих счетах ф. 381;

мемориальный ордер 3 - накопительная ведомость по движению средств на текущих счетах по внебюджетным средствам ф. 381;

мемориальный ордер 4 - накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек ф. 323;

мемориальный ордер 5 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям ф. 405;

мемориальный ордер 6 - накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями ф. 408;

мемориальный ордер 7 - накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей ф. 408;

мемориальный ордер 8 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами ф. 386;

мемориальный ордер 9 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств ф. 438;

мемориальный ордер 10 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов ф. 438;

мемориальный ордер 11 - свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания ф. 398;

мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания ф. 411;

мемориальный ордер 13 - накопительная ведомость по расходу материалов ф. 396;

мемориальный ордер 14 - накопительная ведомость начисления доходов по специальным средствам ф. 409;

мемориальный ордер 15 - свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей ф. 406.

По остальным операциям и по операциям "Сторно" составляются отдельные мемориальные ордера ф. 274, которые нумеруются начиная с 16 за каждый месяц в отдельности.

В учреждениях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей, корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах ф. 274 или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров, указанных выше. Штамп должен содержать те же реквизиты, что и мемориальный ордер ф. 274.

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (по получении первичного документа), как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов, или, наоборот, по кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета - кроме того и руководителем группы учета.

18. Все мемориальные ордера регистрируются в книге "Журнал - главная" ф. 308. Учет в книге "Журнал - главная", как правило, ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по счетам.

Книга "Журнал - главная" открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров, а при составлении мемориальных ордеров - накопительных ведомостей один раз за месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

19. Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в регистрах учета изложен в соответствующих разделах настоящей инструкции. Формы регистров приведены в альбоме форм бухгалтерской документации для учреждений и организаций, состоящих на бюджете, а машинограммы - в типовых проектах комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

20. В бухгалтерских книгах до начала записей номеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: "В настоящей книге всего пронумеровано ____ страниц (листов)". Кассовая книга ф. КО-4, ф. 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ф. Т-9, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в ф. ф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 - руководителем учреждения.

На каждой книге надписывается: наименование учреждения, централизованной бухгалтерии и год, на который книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении по данному субсчету делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.

Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Карточки (кроме карточек по основным средствам) регистрируются в реестре карточек ф. 279, который ведется для каждого счета отдельно. Карточки для учета основных средств регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств ф. ОС-10.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением внутри их по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях и по обслуживаемым учреждениям.

Карточки учета материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета основных средств, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств ф. ОС-10 сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке ф. ф. ОС-6, 8, 9. При сдаче инвентарных карточек в архив без описи они записываются в отдельной ведомости, в которой указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях, кроме того, и наименование обслуживаемого учреждения.

Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи пишущих машин и средств механизации с первичных документов не позднее следующего дня после их получения.

По окончании каждого месяца в регистрах аналитического учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

21. Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета за текущий год, производится в следующем порядке:

а) обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывается над зачеркнутым исправленный текст и сумма. Одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка "Исправлено";

б) обнаруженная ошибочная запись до момента представления бухгалтерского баланса, вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу "Красное сторно"; точно так же исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учета за тот отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются мемориальными ордерами, в которых, помимо обычных реквизитов, делается ссылка на номер и дату мемориального ордера, исправляемого данным мемориальным ордером.

22. Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости ф. ф. М-44, 285 и 326 по каждой группе аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом. Итоги оборотов и остатки по каждому аналитическому счету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги "Журнал - главная" ф. 308.

Оборотные ведомости составляются ежемесячно, а по основным средствам и малоценным и быстроизнашивающимся предметам - ежеквартально. Записи в оборотной ведомости ф. 326 могут производиться при необходимости в течение нескольких лет.

23. В новом году в бухгалтерских регистрах по синтетическим и аналитическим счетам записываются суммы остатков на начало года в полном соответствии с заключительным балансом и учетными регистрами за истекший год.

Если вышестоящей организацией при утверждении или финансовым органом при приемке годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти исправления вносятся как в регистры прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи), так и в регистры текущего года (путем изменения входящих остатков).

24. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за три месяца в одну папку. На обложке надписываются: наименование учреждения или централизованной бухгалтерии; название и порядковый номер папки, дела; отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

25. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

26. В бухгалтерском архиве учреждения дела хранятся в течение установленных сроков. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

27. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждений могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

28. В случае пропажи или уничтожения первичных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, уничтожения.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

29. Материальные ценности и денежные средства, а также расчеты с дебиторами и кредиторами подлежат инвентаризации в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации.

30. Учреждения и централизованные бухгалтерии обязаны составлять и представлять бухгалтерскую периодическую и годовую отчетность в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.

31. Обеспечение учреждений и централизованных бухгалтерий инструкциями, регистрами, бланками первичной бухгалтерской документации для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности осуществляется министерствами и ведомствами, управлениями (отделами) администраций краев, областей, автономных образований.

32. Механизированная система бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с межотраслевыми типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета, предусматривающими следующие разделы учета: труда и заработной платы; расчетов по специальным видам платежей; продуктов питания; материальных ценностей, финансово-расчетных операций, кассовых и фактических расходов и сводный синтетический учет.

Бухгалтерский учет ведется на основе разработанного единого классификатора учетных номенклатур по всем синтетическим и аналитическим счетам. Кодирование первичных документов (информации) осуществляется в строгом соответствии со структурой и значностью кодов, приведенных в классификаторах учетных номенклатур.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета отражаются в машинограммах, предусмотренных межотраслевыми типовыми проектными решениями с применением электронных вычислительных машин (ЭВМ), утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

Машинограммы являются регистрами синтетического и аналитического учета.

На бухгалтерские службы возлагается обязанность по кодированию и оформлению документов для передачи их вычислительной установке (ВУ) на обработку и получение машинограмм от ВУ, предусмотренных межотраслевыми типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

При обнаружении в машинограммах ошибок бухгалтерия представляет на ВУ справку или корректировочную ведомость на исправительные бухгалтерские записи, на основании которых ВУ формирует соответствующие машинные носители и выдает машинограмму с учетом исправлений.

Машинограммы ВУ должны быть оформлены надлежащим образом, подписаны лицами, ответственными за их выпуск, и скреплены печатью.

Первичные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Машинограммы хранятся отдельно по каждому номеру машинограммы соответствующего субсчета.