4. Ведение делопроизводства по обращениям граждан, не содержащим сведения о преступлениях

4. Ведение делопроизводства по обращениям

граждан, не содержащим сведения о преступлениях

4.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в органах налоговой полиции отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией, и возлагается на специально назначенных должностных лиц.

4.2. Все поступающие по почте в органы налоговой полиции обращения должны быть учтены в журнале контрольно - номерного учета (приложение 4), зарегистрированы в секретариатах (у секретарей) на регистрационно - контрольных карточках в день их поступления. При наличии в органах налоговой полиции системы автоматизации делопроизводства в нее вносится соответствующая информация. В органах налоговой полиции, где нет секретариатов (секретарей), работой с заявлениями граждан занимаются руководители этих органов или другие должностные лица по их поручению.

В органах налоговой полиции, в которые поступает незначительное количество обращений, в порядке исключения разрешается регистрировать и учитывать обращения в регистрационно - контрольном журнале, который может вестись как переходящий.

Присвоенный по журналу контрольно - номерного учета регистрационный номер проставляется на заявлении и регистрационно - контрольной карточке.

Письменные обращения, поступающие при личном приеме, подлежат регистрации в секретариатах. Устные заявления оформляются справками, которые также подлежат регистрации.

Обращения граждан, принятые дежурной службой по телефону, регистрируются дежурными с оформлением регистрационно - контрольной карточки, второй экземпляр которой после доклада руководству передается должностному лицу, осуществляющему в органе налоговой полиции централизованный учет письменных и устных обращений.

4.3. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы заявления. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д/401). Конверты, в которых поступили обращения, сохраняются в течение всего периода их рассмотрения и разрешения, после чего уничтожаются.

В аналогичном порядке регистрируются обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти.

4.4. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно - контрольных карточках делается отметка "повторно". К обращению подбирается вся предшествующая переписка.

4.5. Регистрационный номер коллективных и анонимных обращений состоит из букв "Кл" и "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например: Кл/835, Ан/711). Регистрационный номер сообщений, поступающих по сети ИНТЕРНЕТ, состоит из букв "Ин" и порядкового номера.

4.6. На каждое лицо, в отношении которого в обращении содержатся сведения, представляющие оперативный интерес для органов налоговой полиции, при регистрации обращения в оперативных подразделениях органов налоговой полиции выписывается отдельная регистрационно - контрольная карточка, в которой делается ссылка на фамилию, инициалы автора, регистрационный номер и дату поступления обращения для создания банка данных.

При журнальной системе учета проходящие по обращению лица при регистрации обращения вписываются в соответствующие разделы журнала по алфавиту с указанием фамилии, инициалов автора, регистрационного номера и даты поступления обращения.

4.7. Картотека с регистрационно - контрольными карточками ведется строго по алфавиту фамилий заявителей. Регистрационно - контрольные карточки на коллективные и анонимные обращения хранятся в секретариатах в отдельных разделах картотеки в порядке их поступления.

4.8. Пересылка обращений производится с сопроводительными письмами, зарегистрированными в установленном порядке.

4.9. Сведения о пересылке (передаче) обращений, содержании поручений по ним, постановке этих документов на особый контроль, ходе их исполнения, о задержке в исполнении обращений, об окончательном их разрешении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также об определении этих документов в дела отражаются в регистрационно - контрольных карточках и журналах.

4.10. На материалах, связанных с рассмотрением обращений, после окончательного решения и их исполнения проставляется надпись "в дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

4.11. Обращения граждан, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.

При формировании дел проверяется правильность приобщения документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

4.12. Дела подлежат передаче в архив органа налоговой полиции через один год после завершения делопроизводства по ним.

4.13. Сроки хранения дел с обращениями граждан и материалами, связанными с их рассмотрением, определяются Перечнем документов федеральных органов налоговой полиции и сроков их хранения.