III. Ведение личного дела сотрудника

12. Личное дело сотрудника ведется кадровым подразделением органа принудительного исполнения, в котором проходит службу сотрудник.

13. Сведения, содержащиеся в личном деле и документах учета сотрудника, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну <2>.

--------------------------------

<2> Часть 5 статьи 37 Федерального закона от 01.10.2019 N 328-ФЗ "О службе в органах принудительного исполнения Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, N 40, ст. 5488).

14. Документы, приобщенные к личному делу сотрудника, брошюруются, страницы нумеруются и заносятся в опись (форма приведена в приложении N 4 к Положению).

15. Личное дело состоит из трех частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью.

16. Каждая часть личного дела должна содержать опись приобщаемых документов (форма приведена в приложении N 4 к Положению).

17. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, к личному делу не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.

18. Сотрудник имеет право на ознакомление с отзывами о его служебной деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов.

19. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения в присутствии лица, осуществляющего обработку персональных данных.

20. К первой части личного дела приобщаются:

послужной список, заполненный работником кадрового подразделения;

документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или его отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

21. Ко второй части личного дела приобщаются документы, связанные с прохождением службы в органе принудительного исполнения:

письменное заявление с просьбой о поступлении на службу в органы принудительного исполнения и замещении должности в органе принудительного исполнения;

копия акта органа принудительного исполнения о назначении на должность в органы принудительного исполнения;

экземпляр контракта о службе в органах принудительного исполнения (далее - контракт), а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в контракт;

должностная инструкция сотрудника органа принудительного исполнения;

копии актов органа принудительного исполнения о переводе сотрудника на иную должность в органе принудительного исполнения, о временном замещении им иной должности в органе принудительного исполнения;

копия акта органа принудительного исполнения об освобождении сотрудника от замещаемой должности в органах принудительного исполнения, о прекращении контракта или его приостановлении;

аттестационный лист сотрудника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

представление о присвоении специального звания;

копии документов о присвоении сотруднику специального звания;

копии документов о включении сотрудника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении, награждении сотрудника, а также о применении к нему дисциплинарного взыскания;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении сотрудника от замещаемой должности;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение служебных обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

согласие на обработку персональных данных, обязательство сотрудника о неразглашении сведений, ставших известными ему при исполнении служебных обязанностей;

иные документы, связанные с прохождением сотрудником службы в органах принудительного исполнения.

22. К третьей части личного дела приобщаются:

документы, связанные с поступлением на службу в органы принудительного исполнения:

заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности поступления на службу в органы принудительного исполнения;

справка-объективка;

анкета установленной формы, заполненная собственноручно или с помощью электронных носителей и подписанная гражданином Российской Федерации, с приложением фотографии;

автобиография, подписанная гражданином Российской Федерации;

заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе или заключение по результатам медицинского освидетельствования;

результаты профессионального психологического отбора, а также результаты психофизиологического исследования;

иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу в органы принудительного исполнения;

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации в порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных и воинских званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел;

копия послужного списка военнослужащего, проходившего службу по контракту в другом государственном органе;

бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником;

копия документа о прохождении дактилоскопии;

сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

23. Послужной список составляется сотрудником кадрового подразделения органа принудительного исполнения на основании документов, хранящихся в личном деле.

24. Записи в послужном списке производятся шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым.

25. Сотрудник ознакамливается с послужным списком под подпись, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа принудительного исполнения.

26. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет, а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другое подразделение органа принудительного исполнения, при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов принудительно исполнения.

27. Послужной список должен отвечать следующим требованиям:

27.1. На первой странице послужного списка вносятся фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника (в том числе сведения об их перемене с указанием реквизитов соответствующих свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния), а также номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования или документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (вносится под личным номером сотрудника), сведения о присвоении специальных званий.

27.2. В разделы с 1 по 8 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующих разделов, в том числе о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации. <3>

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 25.07.1998 N 128-ФЗ "О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3806; 2019, N 40, ст. 5488), постановление Правительства Российской Федерации от 06.04.1999 N 386 "Об утверждении перечня должностей, на которых проходят службу граждане Российской Федерации, подлежащие обязательной государственной дактилоскопической регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 15, ст. 1828, 2019, N 18, ст. 2239).

27.3. В раздел 9 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о трудовой деятельности (исключая службу в ФССП России, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах СССР и государств-участников Содружества Независимых Государств), сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования (за исключением очного обучения в образовательных организациях, в которых обучающиеся проходят военную службу или иные виды федеральной государственной службы на должностях курсантов и слушателей). Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка и документ об образовании и (или) о квалификации.

27.4. В раздел 10 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о прохождении службы в органах принудительного исполнения, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах СССР и государств - участников Содружества Независимых Государств, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) квалификационного звания, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе.

27.5. Основанием для внесения сведений в раздел 10 послужного списка являются соответствующие приказы по личному составу, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента Российской Федерации. Номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим правовым актом. Сведения, внесенные в раздел 10 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа принудительного исполнения в случае увольнения сотрудника со службы.

27.6. В раздел 11 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об аттестации сотрудника. Рекомендации аттестационной комиссии записываются в соответствии с текстом аттестационного листа.

27.7. В раздел 12 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах службы, в течение которых сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях.

27.8. Наименование региона, в котором сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях, указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, вносятся на основании приказа о зачете этого срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование органа принудительного исполнения, издавшего его.

27.9. Записи, внесенные в раздел 12 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа принудительного исполнения.

27.10. В раздел 13 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о ранениях (травмах), полученных при выполнении служебных обязанностей, кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены.

Учитываются ранения (травмы) и иные повреждения здоровья (заболевания), в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер ранений и травм указывается на основании документов, выданных медицинскими организациями.

27.11. В раздел 14 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении орденами и медалями Российской Федерации, СССР и иностранных государств, ведомственными наградами органа принудительного исполнения, а также иными наградами (поощрениями), о присвоении почетных званий.

27.12. В разделе 15 указываются сведения о дисциплинарных взысканиях, в том числе за коррупционные правонарушения.

27.13. В раздел 16 вносятся сведения о выездах за пределы территории Российской Федерации.

27.14. В разделы с 17 по 20 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующих разделов.

27.15. В разделе 21 послужного списка указываются сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество (при наличии) супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника. Сведения о семейном положении (о рождении детей, заключении и расторжении брака, смерти членов семьи) вносятся на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния.

27.16. В разделе 22 указываются домашний адрес и телефон сотрудника.

28. Послужной список ведется на протяжении службы сотрудника в органах принудительного исполнения. Переоформление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения органа принудительного исполнения.

29. В случае изменения личных данных, изложенных в анкете и автобиографии (в частности, вступление в брак, изменение фамилии, паспортных данных, адреса регистрации, рождение ребенка), сотрудник сообщает об этом в кадровое подразделение по месту прохождения службы с предоставлением копий подтверждающих документов, которые приобщаются к третьей части личного дела.

30. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных.

31. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

32. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография в цветном исполнении размером 9 x 12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас. Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию. На оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника, которые заверяются лицом, осуществляющим обработку персональных данных.