II. Книги учета документов

4. В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона книги учета документов содержат данные о:

принятых на регистрацию документах об объекте недвижимого имущества, правообладателях, регистрируемом праве и заявителях;

выданных свидетельствах о государственной регистрации прав;

выписках и справках из Единого государственного реестра прав;

иных документах.

5. Органы, осуществляющие государственную регистрацию прав, ведут следующие книги учета документов:

книгу учета входящих документов;

книгу учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав;

книгу учета выданной информации о зарегистрированных правах;

книгу учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества.

6. На титульном листе книги учета документов (приложение N 1) указывается ее номер, который записывается следующим образом: номер структурного подразделения центрального аппарата Службы или номер подразделения территориального органа Службы (в том числе центрального аппарата территориального органа Службы), осуществляющего государственную регистрацию прав, порядковый номер книги учета входящих документов, ведущейся данным подразделением, год, в котором осуществляется ведение книги, например: 03/01/2005, 03/02/2005 и т.д.

На титульном листе книги учета документов также указываются наименование книги учета документов, наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в том числе обособленного подразделения территориального органа Службы (если книга ведется в таком подразделении), даты начала и окончания работы с книгой.

По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.

С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг, указанных в пункте 5 настоящих Правил, начинается с единицы.

Книги учета документов, ведение которых осуществляется на бумажных носителях, до внесения в них записей прошиваются, на оборотной стороне последнего листа книги проставляются печать органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, подпись руководителя структурного подразделения данного органа, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в органе, осуществляющем государственную регистрацию прав, а также указывается количество пронумерованных и сшитых листов книги. При закрытии книги учета документов на оборотной стороне последнего листа книги дополнительно указываются последний порядковый номер записи в книге и дата ее закрытия. Данные записи также удостоверяются подписью руководителя структурного подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в данном органе.

При ведении книг учета документов с использованием компьютерной техники книги прошиваются после их распечатки. На оборотной стороне последнего листа записи в книге проставляются печать органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, подпись руководителя структурного подразделения данного органа, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в органе, осуществляющем государственную регистрацию прав, а также указываются: дата закрытия книги, количество пронумерованных и сшитых листов книги, последний порядковый номер записи в книге.

Если при ведении книги учета документов как на бумажных носителях, так и с использованием компьютерной техники порядковая нумерация записей была нарушена, об этом вносится запись на оборотную сторону последнего листа записи в книге.

Датой закрытия книги учета документов является дата внесения в нее последней записи. В закрытых книгах допускается только дополнение уже существующих записей.

Закрытые книги учета документов хранятся в архиве органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы).

7. Записи в книгах учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.

8. При внесении в книгу учета документов ошибочных сведений их исправление осуществляется таким образом, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочитать в первоначальном виде. После исправленных сведений проставляется знак "*", а на свободном месте на странице, на которой внесены ошибочные сведения, после знака "*" указываются слова "исправленному верить", а также проставляются фамилия, инициалы и подпись сотрудника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, внесшего исправление, и дата его внесения.