V. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение

5.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится по помещениям Архивохранилища в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПК МВиП.

5.2. В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения и учетной информации в ПК МВиП;

- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;

- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

5.3. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее 2 (двух) сотрудников Филиала Учреждения не реже одного раза в 10 (десять) лет. При этом проверка наличия и состояния объектов хранения должна проводиться после проведения мероприятий по уничтожению документов, не подлежащих хранению в текущем году, и до начала проведения мероприятий по выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению в новом году.

5.4. Внеочередные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся (при возможности на частичном объеме объектов хранения):

- после перемещения объектов хранения в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;

- при реорганизации или ликвидации Филиала Учреждения, осуществляющего централизованное хранение.

5.5. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.

5.6. В случаях выявления объекта хранения, не учтенного в ПК МВиП, Филиал Учреждения возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объекта хранения.

5.7. По завершении проверки наличия документов в ПК МВиП выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов инвентаризации документов (приложение N 9 к Порядку).

5.8. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки, наличия и состояния объектов хранения (приложение N 10 к Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала Учреждения, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала Учреждения или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения.

5.9. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом Учреждения организуется их розыск.

5.10. Если в ходе розыска выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала Учреждения готовит докладную записку на имя директора Филиала Учреждения с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

5.11. Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

5.12. Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.

5.13. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения с использованием ПК МВиП, формируется Акт об утрате объектов хранения (приложение N 11 к Порядку).

5.14. Акт об утрате объектов хранения утверждается директором Филиала Учреждения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

5.15. Реквизиты Акта об утрате объектов хранения заносятся в ПК МВиП.