VIII. Уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения

8.1. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале Учреждения, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.

8.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого руководителем НО утверждается Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, формируемый с использованием ПК МВиП (приложение N 13 к Порядку).

8.3. Ежегодно до 31 декабря Владелец объектов хранения формирует список выданных в НО документов и осуществляет возврат на централизованное хранение полученных ранее объектов хранения, с истекшим сроком хранения.

В случае необходимости продления сроков хранения такие объекты хранения исключаются из списка документов НО с истекшим сроком хранения и Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, при условии указания причины продления срока хранения и реквизитов документа, являющегося основанием для продления сроков хранения. Срок хранения объектов хранения автоматически продлевается на 1 (один) год.

8.4. Ежегодно 1 января в УДиЭА автоматически формируется список всех объектов хранения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января текущего года, из которого выделяются объекты хранения, которые были выданы по запросу и находятся в НО.

8.5. В случае отсутствия необходимости возврата объектов хранения на централизованное хранение в Филиал Учреждения и дальнейшего хранения в НО, объекты хранения могут быть уничтожены в установленном порядке в НО. При этом Владелец объектов хранения обязан отразить в УДиЭА реквизиты Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, что будет служить основанием для уничтожения электронных образов объектов хранения.

8.6. Владелец объектов хранения средствами УДиЭА формирует Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по состоянию на 1 января текущего года.

8.7. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и электронное приложение к нему согласовываются на заседании ЭК НО и утверждаются руководителем НО.

8.8. Ежегодно не позднее 15 мая Владелец объектов хранения осуществляет следующие действия:

- размещает в УДиЭА скан-образ утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;

- при помощи режима интерактивного сервиса УДиЭА утверждает Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, указывая в диалоговом окне реквизиты утвержденного документа на бумажном носителе (после выполнения этого действия электронное приложение к Акту о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, автоматически направляется в ПК МВиП);

- направляет в Филиал Учреждения по СЭД с сопроводительным письмом копию утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению.

8.9. Процесс уничтожения проводится Филиалом Учреждения на основании представленных НО Актов о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и должен быть завершен до начала процесса уничтожения в предстоящем году.

Процесс уничтожения проводится партиями объектов хранения и включает в себя:

- выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;

- отбор партии объектов хранения с мест хранения;

- уничтожение бумажных носителей партии объектов хранения;

- автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии объектов хранения;

- формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии;

- формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении объектов хранения (приложение N 14 к Порядку), указанных в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по завершении кампании по уничтожению документов;

- направление в один или несколько НО копии Акта об уничтожении объектов хранения на бумажном носителе, утвержденного директором Филиала Учреждения.

8.10. Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом Учреждения самостоятельно и должен исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала Учреждения или при условии проведения видеоконтроля.