II. Функциональная структура управления проектами цифровой трансформации

Орган управления проектами цифровой трансформации Росархива состоит из следующих организационных элементов (участников проектов цифровой трансформации):

2.1. Руководитель цифровой трансформации - заместитель руководителя Росархива, ответственный за цифровую трансформацию.

2.1.1. Руководитель цифровой трансформации в части управления проектами цифровой трансформации:

а) координирует, управляет и отвечает за выполнение Программы, осуществляет административную поддержку проектов цифровой трансформации, обеспечивает единство и комплексность реализации Программы в целом, достижение целей и значений показателей ее эффективности и результативности;

б) обеспечивает соответствие реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры, положениям единой технической политики ведомственных программ цифровой трансформации, одобренной президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (далее - единая техническая политика);

в) инициирует оптимизацию процессов деятельности Росархива для обеспечения задач цифровой трансформации, в том числе руководит деятельностью по реинжинирингу административных процессов исполнения государственных функций и оказания государственных услуг, осуществляемому в рамках реализации мероприятий Программы;

г) осуществляет координацию работы структурного подразделения Росархива, ответственного за цифровую трансформацию и Службы технического заказчика проектов цифровой трансформации.

2.2. Структурное подразделение Росархива, ответственное за цифровую трансформацию - подразделение Росархива, уполномоченное осуществлять функции по цифровой трансформации Росархива, в том числе по созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий в его деятельность (далее - проектный офис).

2.2.1. Проектный офис в части управления проектами цифровой трансформации:

а) осуществляет комплексное управление проектами цифровой трансформации (управление Программой), а также оперативную деятельность по координации реализации мероприятий Программы, включая подготовку, необходимых для этого документов и проектов управленческих решений;

б) обеспечивает коммуникацию и координацию исполнителей (подрядчиков), а также административную поддержку деятельности Руководителя цифровой трансформации, включая информационную и методическую поддержку функциональных заказчиков Росархива, их координацию в ходе проведения работ по реинжинирингу процессов выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, разработке необходимых проектов нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий и цифровых продуктов, предусмотренных мероприятиями Программы;

в) обеспечивает соблюдение соответствия реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры положениям единой технической политики;

г) осуществляет контроль хода реализации проектов цифровой трансформации и Программы в целом, а также подготовку отчетных материалов и документов, необходимых для осуществления мониторинга и контроля реализации Программ Минкомсвязи России;

д) осуществляет планирование и управление организационными изменениями в структуре, процессах, внутренней нормативной документации, системе ключевых показателей эффективности и показателей процессов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг в рамках их цифровой трансформации и внедрения цифровых продуктов;

е) осуществляет ведение проектной документации проектов цифровой трансформации, поддержание деятельности руководителей проектов цифровой трансформации в части планирования и контроля работ, и обеспечения участников проекта, необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проектам цифровой трансформации.

2.3. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации - структура, созданная решением Росархива на базе одного из подведомственных казенных учреждений в целях обеспечения организационного и методологического единства по реализации отдельных задач и функций управления проектами цифровой трансформации Программы (далее - Служба технического заказчика).

2.3.1. Служба технического заказчика осуществляет:

а) подготовку технических заданий на проекты цифровой трансформации;

б) организационно-техническое сопровождение закупок товаров, работ и услуг, необходимых для обеспечения реализации проектов цифровой трансформации, в том числе разработку технических требований к закупаемым товарам, работам и услугам;

в) методическую и техническую поддержку разработки календарных планов проектов цифровой трансформации Программы, управления рисками и других специальных функций управления проектами;

г) сбор и консолидацию отчетности исполнителей (подрядчиков) проектов цифровой трансформации для представления в проектный офис и руководителю цифровой трансформации;

д) проведение оценки качества технических решений, предлагаемых к реализации в рамках проектов цифровой трансформации, и их соответствия общей ИТ-архитектуре Росархива;

е) организационно-техническую поддержку проектов цифровой трансформации;

ж) обеспечение приемки промежуточных и окончательных результатов проекта цифровой трансформации и представление их для согласования и утверждения в проектный офис.

2.4. Функциональный заказчик - структурное подразделение Росархива, в интересах обеспечения функций и решения задач которого сформирован проект цифровой трансформации Программы.

2.4.1. Функциональный заказчик осуществляет:

а) определение основных требований в отношении технических заданий и результатов проекта цифровой трансформации, согласование результатов и ключевых показателей эффективности указанного проекта;

б) участие в приемке промежуточных и окончательных результатов проекта цифровой трансформации;

в) участие в проведении мониторинга реализации проекта цифровой трансформации, а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по проекту;

г) принимает участие в планировании и управлении организационными изменениями в структуре, процессах, внутренней нормативной документации, системе ключевых показателей эффективности и показателей процессов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг в рамках их цифровой трансформации и внедрения цифровых продуктов, в выполнении иных функций, предусмотренных настоящим положением и иными правовыми актами Росархива.

2.5. Руководитель проекта цифровой трансформации - назначенное локальным правовым актом Росархива должностное лицо, осуществляющее непосредственное оперативное управление проектом цифровой трансформации.

2.5.1. Руководитель проекта цифровой трансформации:

а) несет персональную ответственность за достижение целей, показателей и результатов проекта цифровой трансформации в установленный Программой срок и в рамках установленного финансового обеспечения;

б) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию плана реализации проекта цифровой трансформации;

в) осуществляет организацию и руководство работами проекта цифровой трансформации;

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта цифровой трансформации, в том числе документов по проектному управлению;

д) организует представление отчетности и внутренний мониторинг проекта цифровой трансформации.

2.6. Администратор проекта цифровой трансформации - работник Службы технического заказчика или проектного офиса, отвечающий за ведение проектной документации по конкретному проекту цифровой трансформации, поддержание деятельности руководителя указанного проекта цифровой трансформации, в части планирования и контроля работ, и обеспечение иных участников проекта цифровой трансформации необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проекту цифровой трансформации.

2.6.1. Администратор проекта цифровой трансформации:

а) осуществляет организационно-техническую поддержку деятельности руководителя проекта цифровой трансформации, других участников проекта цифровой трансформации;

б) осуществляет методическую поддержку деятельности руководителя проекта цифровой трансформации в части формирования календарных планов, управления рисками, реализации других специальных функций управления проектами цифровой трансформации;

в) осуществляет ведение мониторинга реализации проекта цифровой трансформации и формирование отчетности по проекту цифровой трансформации, в том числе в федеральной государственной информационной системе координации информатизации (далее - ФГИС КИ);

г) обеспечивает эффективные коммуникации между участниками проекта цифровой трансформации.

2.7. Главный архитектор - должностное лицо, уполномоченное руководителем цифровой трансформации осуществлять функции формирования и развития общей ИТ-архитектуры Росархива.

2.7.1. Главный архитектор несет ответственность:

а) за соответствие ИТ-архитектуры Росархива единой технической политике;

б) за обеспечение организационной, семантической и технической совместимости информационных систем, цифровых продуктов и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры;

в) за обеспечение унификации и стандартизации архитектурных и технических решений Росархива, в том числе разрабатываемых в рамках Программы.