4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые работниками ФССП России проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.

4.9.2. Регистрация внутренних документов производится в разделе СЭД "Внутренние документы" по видам документов. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель и другие), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется его прохождение.

4.9.3. Зарегистрированный внутренний документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к ЭРК с использованием функционала СЭД электронной копии внутреннего документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа.

4.9.4. Регистрация, учет и движение внутренних документов в Службе, оформленных в порядке, предусмотренном разделом III Инструкции, осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, а также по отдельным видам документов (приказы, распоряжения, указания, государственные контракты на оказание услуг, доверенности и др.) уполномоченными должностными лицами Управления делопроизводства, Управления государственной службы и кадров, Управления делами путем создания и сохранения электронных регистрационных карточек регистрируемых внутренних документов в СЭД.

4.9.5. Приказы (распоряжения, указания) представляются исполнителями для регистрации вместе с оформленными указателями рассылки документа:

1) Приказы (распоряжения, указания) по основной деятельности (в том числе и по кадровым вопросам), а также приказы о заграничных командировках и по административно-хозяйственным вопросам - в отдел документационного обеспечения УДП.

2) Приказы (распоряжения) по личному составу, в том числе о командировках государственных служащих на территории Российской Федерации - в Управление государственной службы и кадров.

4.9.6. Подлинные экземпляры приказов (распоряжений, указаний) по основной деятельности, а также приказы о заграничных командировках и по административно-хозяйственным вопросам, копии приказов (распоряжений) по личному составу помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в Управлении делопроизводства, подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по личному составу - в номенклатурные дела Управления государственной службы и кадров.

4.9.7. Копии приказов (распоряжений, указаний) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с разделом III Инструкции, заверенными печатью Управления делопроизводства (Управления государственной службы и кадров), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения, указания).

4.9.8. Договоры (соглашения) об организации взаимодействия и сотрудничества регистрируются отделом документационного обеспечения УДП.

Регистрация договоров (соглашений) об организации взаимодействия и сотрудничества осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в электронную регистрационную карточку. Подпись Директора (заместителя Директора) на договоре (соглашении) заверяется оттиском печати Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

4.9.9. Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело Управления делопроизводства отделом документационного обеспечения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).

Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписью и печатью Управления делопроизводства направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

4.9.10. Финансово-хозяйственные, иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в Управлении делами печатью Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора Управлением делами помещается в номенклатурное дело, остальные экземпляры через отдел документационного обеспечения УДП направляются сторонам договора.

4.9.11. Постановления коллегиальных, протоколы совещательных и консультативных органов Службы оформляются секретарями указанных органов и после подписи председательствующим регистрируются в СЭД.

Постановления коллегиальных органов Службы объявляются приказом ФССП России, протоколы совещательных и консультативных органов Службы доводятся исполнителям через единую информационную сеть центрального аппарата Службы.

4.9.12. Методические рекомендации регистрируются в СЭД уполномоченным работником отдела документационного обеспечения УДП и после регистрации сканируются. Полученная электронная копия прикрепляется к электронной регистрационной карточке, первый экземпляр методических рекомендаций остается на хранении в отделе документационного обеспечения, а второй и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки с использованием СЭД.

4.9.13. Внутренние документы информационно-справочного характера регистрируются в следующем порядке:

4.9.13.1. Служебные письма (поручения), подписанные Директором либо его заместителем, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), адресованные Директору либо его заместителю, служебные записки с предложениями структурного подразделения - соисполнителя структурному подразделению - головному исполнителю документа регистрируются в подразделе СЭД "Внутренние документы" (пункт "Записка (служебная, аналитическая и т.п.)") работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

При регистрации в ЭРК вносятся сведения об основных реквизитах документа (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель и другие), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется прохождение документа.

Регистрационный номер состоит из двух групп цифр, разделенных косой чертой, и добавленных к ним без пробела буквенных литер из строчных букв "вн". В первой группе цифр указывается код подразделения, подготовившего проект внутреннего документа, вторая группа цифр является порядковым номером документа, формируемым при его регистрации в СЭД единым счетчиком документов пункта "Записка (служебная, аналитическая и т.п.)" подраздела "Внутренние документы".

4.9.13.2. Обмен иной справочной информацией между структурными подразделениями осуществляется в электронном виде через единую информационную сеть центрального аппарата Службы с ее регистрацией в разделе СЭД в подразделе СЭД "Внутренние документы" (пункт "Записка (служебная, аналитическая и т.п.)", тип записки - "Информационно-справочная"). Структура регистрационного номера данной группы документов аналогична указанной в пп. 4.9.13.1 Инструкции: порядковый номер документа формируется также единым счетчиком документов пункта "Записка (служебная, аналитическая и т.п.)" подраздела СЭД "Внутренние документы", к цифровым группам добавляется без пробела буквенная литера "и".

Контроль за доведением указанной информации адресату и своевременным получением, при необходимости, ответа от него возлагается на структурное подразделение - инициатора направления информации.

4.9.14. Доведение адресатам центрального аппарата Службы внутренних документов, за исключением приказов (распоряжений, указаний), осуществляется структурным подразделением - исполнителем документа посредством СЭД в безбумажном варианте. Приказы (распоряжения, указания) по основной и административно-хозяйственной деятельности доводятся адресатам в соответствии с указателем рассылки документа уполномоченным лицом Управления делопроизводства, приказы (распоряжения) по личному составу - Управлением государственной службы и кадров.

Документы, исполненные на бумажном носителе, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, передаются в другие структурные подразделения по реестру только через отдел документационного обеспечения УДП.

4.9.15. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы, исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений, исполненные в электронном виде - в электронный архив.

4.9.16. Обработка внутренних документов в аппарате управления и структурных подразделениях территориального органа Службы осуществляется в порядке, определенном в пунктах 4.9.4 - 4.9.15 Инструкции для центрального аппарата Службы.