Организационная структура, подотчетность и полномочия внутреннего аудита в Обществе

В случае принятия решения советом директоров об организации функции внутреннего аудита в самом Обществе организация внутреннего аудита, структура и штатная численность структурного подразделения внутреннего аудита определяется в зависимости от масштаба деятельности Общества и с учетом организационной структуры Общества.

С учетом целей и задач, масштаба деятельности Общества внутренний аудит может быть организован посредством:

- назначения руководителя внутреннего аудита - должностного лица Общества, отвечающего за организацию и осуществление внутреннего аудита в Обществе, и создания отдельного структурного подразделения внутреннего аудита, возглавляемого руководителем структурного подразделения. Для достижения целей внутреннего аудита рекомендуется определить непосредственную подчиненность руководителя структурного подразделения внутреннего аудита должностному лицу, отвечающему за организацию и осуществление внутреннего аудита в Обществе, - руководителю внутреннего аудита в Обществе;

- создания отдельного структурного подразделения внутреннего аудита, возглавляемого руководителем структурного подразделения, который отвечает за организацию и осуществление внутреннего аудита в Обществе (руководителем внутреннего аудита в Обществе).

При определении требований к руководителю внутреннего аудита рекомендуется руководствоваться положениями Профессионального стандарта "Внутренний аудитор" и особенностями организационной структуры Общества.

Во внутренних документах Общества рекомендуется закрепить, что руководитель внутреннего аудита в целях предотвращения конфликта интересов, обеспечения условий его независимости и объективности назначается на должность и освобождается от занимаемой должности единоличным исполнительным органом Общества на основании решения совета директоров, административно подотчетен единоличному исполнительному органу Общества и функционально - совету директоров Общества <42>.

--------------------------------

<42> Полномочия совета директоров в области внутреннего аудита рекомендуется определить в уставе Общества в соответствии с настоящими Рекомендациями.

Административная подотчетность означает:

- выделение необходимых средств в рамках утвержденного советом директоров Общества бюджета внутреннего аудита;

- получение отчетов о деятельности внутреннего аудита;

- оказание поддержки во взаимодействии с подразделениями Общества;

- администрирование политик и процедур деятельности внутреннего аудита.

Функциональная подотчетность означает:

- утверждение советом директоров политики внутреннего аудита;

- утверждение советом директором плана деятельности внутреннего аудита и одобрение бюджета на организацию и осуществление внутреннего аудита на отчетный период;

- информирование совета директоров о ходе выполнения плана деятельности внутреннего аудита в течение отчетного периода, но не реже одного раза в год <43>, в том числе обеспечение прямого доступа руководителя внутреннего аудита к председателю комитета по аудиту по вопросам деятельности внутреннего аудита;

--------------------------------

<43> Если иная периодичность не установлена в законодательстве Российской Федерации.

- утверждение советом директоров решения о назначении, освобождении от должности, а также определение вознаграждения руководителя внутреннего аудита;

- рассмотрение советом директоров существенных ограничений полномочий внутреннего аудита или иных ограничений, способных негативно повлиять на осуществление внутреннего аудита;

- рассмотрение советом директоров заключения о надежности и эффективности управления рисками и внутреннего контроля, а также корпоративного управления в Обществе.

В целях обеспечения независимости и объективности внутреннего аудита совету директоров и единоличному исполнительному органу Общества рекомендуется исключить факторы, влекущие возникновение у руководителя внутреннего аудита, руководителя и работников структурного подразделения внутреннего аудита конфликта интересов любого рода, в том числе вызванного такими обстоятельствами, как:

- совмещение руководителем внутреннего аудита управления функциональными направлениями деятельности Общества, обществ, его контролирующих, и (или) его подконтрольных обществ, требующими принятия управленческих решений (включая членство в коллегиальных исполнительных органах);

- совмещение должности руководителя внутреннего аудита, руководителя структурного подразделения внутреннего аудита Общества с должностью руководителя внутреннего аудита или руководителя структурного подразделения внутреннего аудита в обществах, его контролирующих, и (или) его подконтрольных обществах;

- участие (членство) руководителя внутреннего аудита, руководителя и работников структурного подразделения внутреннего аудита Общества в органах управления Общества, обществ, его контролирующих, и (или) его подконтрольных обществ (советах директоров и его комитетах).

Кроме того, совету директоров и единоличному исполнительному органу Общества рекомендуется предусмотреть следующие меры, направленные на обеспечение независимости и объективности внутреннего аудита:

- в целом не рекомендуется, но в случае выполнения руководителем внутреннего аудита функций, находящихся вне сферы деятельности внутреннего аудита, а именно: управления рисками, внутреннего контроля, комплаенс-контроля, - совмещение руководителем внутреннего аудита вышеуказанных функций требует одобрения советом директоров Общества, при этом не допускается совмещение его должности с должностью руководителя структурного подразделения внутреннего аудита Общества, а также структурных подразделений, находящихся в его ведении;

- разграничение полномочий и обязанностей внутреннего аудита от деятельности других структурных подразделений Общества, а именно:

-- на руководителя структурного подразделения внутреннего аудита не могут быть возложены обязанности, не связанные с осуществлением внутреннего аудита в Обществе;

-- в состав структурного подразделения внутреннего аудита не могут входить подразделения и работники, деятельность которых не связана с осуществлением внутреннего аудита в Обществе;

- обеспечение объективности и независимости руководителя внутреннего аудита, руководителя и работников структурного подразделения внутреннего аудита в целях предотвращения потенциальных и существующих конфликтов интересов и предвзятого отношения, включая запрет на проведение проверки тех областей, за которые аудитор нес ответственность в течение года, предшествующего проверке;

- ежегодное подтверждение руководителем внутреннего аудита и руководителем структурного подразделения внутреннего аудита факта организационной независимости внутреннего аудита Общества.

К полномочиям работников Общества, осуществляющих внутренний аудит, целесообразно отнести, включая, но не ограничиваясь:

- беспрепятственный доступ (при соблюдении требований законодательства Российской Федерации) к документам, бухгалтерским записям, информационным ресурсам, материалам заседаний коллегиальных органов и другой информации о деятельности Общества в рамках выполнения своих должностных обязанностей, в том числе в электронной форме, ознакомление с проектами решений и решениями совета директоров и исполнительных органов Общества;

- право руководителя внутреннего аудита на участие в заседаниях совета директоров, его комитетов и заседаниях (совещаниях) исполнительных органов Общества;

- право производить при проведении аудиторских проверок фото- и видеофиксацию фактов хозяйственной деятельности Общества, запрашивать и получать доступ к активам <44>, а также проводить интервью, задавать работникам вопросы, необходимые для достижения целей аудиторской проверки;

--------------------------------

<44> Для инвентаризации, осмотра, проверки наличия, работоспособности, оценки их стоимости и иных мероприятий, связанных с осуществлением внутреннего аудита.

- использование информационных ресурсов и программного обеспечения Общества для целей внутреннего аудита;

- право привлекать сторонних экспертов для решения отдельных задач в рамках осуществления деятельности внутреннего аудита.