5. Отправка (передача) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

5.1. Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 "О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий" с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.

5.2. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, адресату нарочным (сотрудником центрального аппарата, организации МЧС России или сотрудником организации - адресата) осуществляется под роспись о получении документа с указанием номера экземпляра.

5.3. При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.

5.4. Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку "Для служебного пользования". В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите "Приложение" указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка "Для служебного пользования".

5.5. При отправке документов пометка "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.

5.6. Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).