III. Функциональные требования к управлению документами в СЭД государственного органа

3.1. Для осуществления задач документирования, организации внутреннего документооборота и исполнения документов, формирования документального фонда государственного органа и подготовки документов для дальнейшего архивного хранения СЭД должна обеспечивать следующие процессы управления документами:

а) создание и получение документов;

б) включение документов в СЭД, их регистрацию, индексирование и классификацию;

в) хранение документов в СЭД и обеспечение их сохранности;

г) отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения;

д) перемещение документов в другую информационную систему, в том числе в СХЭД.

3.2. СЭД должна обеспечивать возможность включения и управления следующими категориями документов:

а) электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе);

б) электронные копии документов.

3.3. СЭД должна обеспечивать управление доступом должностных лиц и специалистов государственного органа, являющихся пользователями СЭД, а также защиту от несанкционированного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения документа.

3.4. Система управления доступом должна предусматривать:

а) предоставление прав поиска и просмотра всех включенных в СЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц в соответствии с их должностными обязанностями;

б) ведение справочников СЭД несколькими уполномоченными пользователями;

в) передачу полномочий пользователя от одних должностных лиц, специалистов другим, как временно, так и постоянно;

г) фиксацию и блокирование попытки одновременного подключения к СЭД с различных стационарных рабочих мест под одной учетной записью.

3.5. СЭД должна обеспечивать следующие действия по приему поступающих (входящих) электронных документов, предшествующие их включению в СЭД:

а) получение документов по телекоммуникационным каналам (в том числе посредством МЭДО, СМЭВ, через Интернет-приемную на официальном сайте государственного органа);

б) осуществление предварительной фиксации факта поступления документа;

в) проверку подлинности электронной подписи;

г) формирование уведомления отправителю документа об отказе в регистрации в случае отрицательных результатов проверки электронной подписи и по другим основаниям в соответствии с установленными требованиями <13>;

--------------------------------

<13> Пункт 5 Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 284; 2018, N 49, ст. 7600) (далее - постановление N 1494).

д) предварительное рассмотрение входящих документов <14>, разделение документов на регистрируемые и нерегистрируемые, передачу документов на регистрацию;

--------------------------------

<14> Пункты 3.1, 3.28 Правил делопроизводства.

е) включение электронной копии поступающего (входящего) документа на бумажном носителе посредством его оцифровки (сканирования).

3.6. СЭД должна обеспечивать возможность создания проектов электронных документов, их согласования (визирования) и подписания (утверждения).

3.7. СЭД должна обеспечивать создание документа на основе электронного шаблона конкретного вида документа либо путем включения в СЭД неунифицированного текста (файла), подготовленного на автоматизированном рабочем месте исполнителя.

3.8. СЭД должна поддерживать формирование, актуализацию и применение электронных шаблонов документов в соответствии с требованиями к оформлению документов <15>.

--------------------------------

<15> Раздел 6 "Бланки документов" ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (с Изменением N 1, утвержденным приказом Росстандарта от 14 мая 2018 г. N 244-ст). - М.: Стандартинформ, 2018 (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

3.9. При согласовании документа в СЭД должны обеспечиваться:

а) подписание (визирование) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа);

б) настройка маршрута (последовательного и/или параллельного) передачи документа на согласование с оповещением должностных лиц государственного органа, согласующих (визирующих) документ;

в) предоставление возможности доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием списка должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ по результатам согласования.

3.10. СЭД должна обеспечивать установление и корректировку срока (плановой даты) рассмотрения и согласования (визирования) документа.

3.11. СЭД должна обеспечивать подписание (утверждение) документа с использованием средств электронной подписи.

3.12. СЭД должна обеспечивать создание официального документа путем его регистрации после завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа.

3.13. Включение документа в СЭД должно осуществляться при регистрации. Включение документа в СЭД производится:

в соответствии со схемой классификации;

с присвоением документу индивидуального индекса;

с созданием электронной регистрационной карточки документа (далее - ЭРК);

с присоединением к ЭРК файла (файлов) документа или электронной копии документа.

СЭД должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных документов, созданных на бумажном носителе без ввода их электронных копий в случае, если работа с этой категорией документов осуществляется только на бумажном носителе.

3.14. Информация о регистрационных данных включенного документа должна направляться в СЭД отправителя после завершения регистрации документа.

3.15. СЭД должна обеспечивать однократную регистрацию документов.

3.16. СЭД должна обеспечивать визуализацию:

документа и его реквизитов;

метаданных, относящихся к протоколированию действий с ЭРК и файлами документа.

3.17. СЭД должна обеспечивать включение дополнительных полей ЭРК:

а) для документов, созданных в электронном виде и подписанных с использованием средств электронной подписи;

б) для внесения дополнительной неструктурированной информации;

в) для включения в состав метаданных (в том числе с применением дополнительных настроек) сведений о документах, необходимых для работы с учетом специфики деятельности государственного органа.

3.18. СЭД должна обеспечивать включение сведений о поступающих (входящих), отправляемых (исходящих), внутренних документах, обращениях граждан и ответах на них в соответствии с Правилами делопроизводства <16>.

--------------------------------

<16> Пункты 4.4 - 4.7 Правил делопроизводства.

3.19. При включении документов в СЭД и заполнении предусмотренных полей ЭРК должны использоваться справочники.

3.20. Справочники должны применяться для:

обеспечения управления документами в СЭД;

классификации документов в СЭД по группам документов и документопотокам;

классификации документов по подразделениям и должностным лицам;

классификации видов (средств, каналов) доставки документов;

классификации корреспондентов;

классификации документов в соответствии с грифами ограничения доступа к документу;

структурирования информации;

настройки СЭД на актуальную структуру организации и потребности документооборота;

создания связи между документами.

3.21. СЭД на основе справочников, в том числе номенклатуры дел, должна формировать:

списки рассылок документов;

списки исполнителей;

шаблон структуры регистрационного номера документа;

структуру регистрационного номера документа.

3.22. В состав справочников СЭД должны включаться номенклатура дел, тематические и иные рубрикаторы, справочники типовых текстов, используемых при заполнении полей регистрационной карточки документа или проекта.

3.23. СЭД должна обеспечивать создание резолюций (поручений) по исполнению документов уполномоченным пользователем после регистрации документа в СЭД.

3.24. В резолюции (поручении) по исполнению документа СЭД должна обеспечивать фиксацию следующих обязательных сведений:

автор резолюций (поручений) (фамилия и инициалы, должность);

дата резолюций (поручений);

текст резолюций (поручений);

фамилия, инициалы и должность ответственного исполнителя (исполнителя);

плановая дата исполнения документа;

промежуточная дата исполнения документа (при наличии данных сведений);

отметка о контроле;

отметки исполнителей об исполнении документа (результат исполнения и даты).

3.25. СЭД должна обеспечивать ввод нескольких резолюций (поручений) по одному документу:

резолюций (в соответствии с иерархической последовательностью);

отдельных поручений должностных лиц.

СЭД должна обеспечивать просмотр исполнителем иерархической последовательности резолюций (поручений) по документу.

3.26. СЭД должна обеспечивать:

а) формирование уведомления пользователя о получении документа, поступающего на ознакомление, согласование и/или подписание, и/или наличия резолюций (поручений) по его исполнению, а также просмотр ЭРК и файлов самих документов;

б) контроль сроков исполнения резолюций (поручений);

в) предоставление сведений о приближении срока исполнения документа, о документах, срок исполнения которых истек, о документах, исполненных с нарушением срока, а также формирование соответствующих отчетов;

г) предоставление исполнителям информации о документах, находящихся у них на исполнении, с сортировкой по срокам исполнения;

д) изменение исполнителей по документам.

3.27. СЭД должна обеспечивать автоматическую или автоматизированную отправку электронных документов адресатам по телекоммуникационным каналам связи.

СЭД должна фиксировать в ЭРК факт отправки адресатам документов на бумажном носителе с указанием даты и способа доставки.

3.28. Сведения об отправке документов адресатам должны включаться в метаданные документа, фиксируемые в ЭРК.

3.29. СЭД должна осуществлять отправку документов и технологических сообщений с электронных адресов, соответствующих конкретным способам (каналам) информационного взаимодействия.

3.30. СЭД должна обеспечивать хранение электронных документов вместе с их метаданными и доступ к ним (до уничтожения или передачи на последующее хранение в СХЭД).

СЭД должна обеспечивать хранение ЭРК документов на бумажном носителе, электронные копии которых не включены в СЭД, а также доступ к ЭРК до уничтожения или передачи указанных документов на хранение в архив государственного органа.

3.31. СЭД должна устанавливать связь документа с индексом дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа.

3.32. СЭД должна реализовывать просмотр документов, включенных в дело, формирование внутренней описи документов в деле и вывод ее на печать по установленной форме <17>.

--------------------------------

<17> Приложение N 27 Правил, утвержденных приказом N 526.

3.33. СЭД должна поддерживать следующие процессы экспертизы ценности <18> документов:

--------------------------------

<18> Глава VII Правил делопроизводства.

отбор дел, документов в соответствии с установленными сроками их хранения;

формирование описей дел, документов структурных подразделений;

формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

удаление документов, включенных в СЭД, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

корректировка сведений о документе в ЭРК (в случае изменения индекса дела или срока хранения документа);

включение в ЭРК сведений о том, что подлинник документа создан только в электронном виде или только на бумажном носителе;

хранение описей дел, документов структурных подразделений, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; сведений (метаданных), связанных с передачей документов на хранение в СХЭД.

3.34. СЭД должна реализовывать следующие функции по передаче документов в СХЭД:

формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A <19>;

--------------------------------

<19> Пункты 2.31, 4.34 Правил, утвержденных приказом N 526.

включение электронных документов (контейнеров электронных документов) в электронное дело;

передачу в СХЭД электронных дел, документов и описей электронных дел, документов структурных подразделений государственного органа (далее - опись дел);

удаление электронных документов, ЭРК из СЭД без возможности их восстановления после получения соответствующего технологического сообщения из СХЭД о приеме документов;

сохранение сведений об удаленных документах в связи с их передачей на хранение в СХЭД;

извлечение и представление этих сведений об удаленных документах по запросу уполномоченных пользователей.