IV. Функциональные требования к управлению документами в СХЭД архива государственного органа

4.1. СХЭД должна обеспечивать прием, учет, хранение и использование электронных архивных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе), электронных копий документов, подлежащих хранению в архиве государственного органа.

4.2. СХЭД должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронных документов, переданных в архив государственного органа на физически обособленных носителях.

4.3. СХЭД должна обеспечивать выполнение следующих действий по приему электронных дел:

получение электронных дел, документов из СЭД и других информационных систем государственного органа, в которых создаются и хранятся электронные документы;

получение из СЭД описей дел;

фиксацию факта поступления в СХЭД электронных дел, описей дел;

проверку соответствия состава электронных дел, документов описям дел;

проверку электронных дел, документов и описей дел, документов на наличие вредоносного программного кода;

проверку электронных подписей электронных дел, документов, переданных на хранение в СХЭД;

проверку комплектности состава контейнеров электронных документов;

проверку наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения;

проверку воспроизводимости электронных документов, электронных копий документов, описей дел;

формирование уведомления отправителю электронных дел, документов и описей дел, документов о подтверждении приема документов в СХЭД или об отказе в приеме в случае отрицательного результата проверки на соответствие требованиям, установленным настоящим пунктом;

заверение принятых на хранение электронных дел, документов электронной подписью уполномоченного лица.

4.4. СХЭД должна обеспечивать учет поступления электронных дел, документов на архивное хранение.

4.5. Учет поступивших на хранение в СХЭД электронных дел, документов должен осуществляться в соответствии с принятой схемой систематизации электронных дел, документов в СХЭД.

Схема систематизации электронных дел, документов в СХЭД включает следующие уровни: фонд, опись, раздел описи, электронное дело, внутренняя опись, электронный документ.

СХЭД должна обеспечивать учет документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения <20> на основе номенклатуры дел (без включения их в описи дел).

--------------------------------

<20> Пункт 4.2 Правил, утвержденных приказом N 526.

4.6. СХЭД должна обеспечивать формирование проектов годовых разделов описей электронных дел, документов для последующего их согласования и утверждения.

4.7. Включение в СХЭД электронных дел должно осуществляться при создании архивной учетной формы (далее - АУФ).

Наименование полей АУФ каждого уровня должны соответствовать основным (обязательным) учетным документам архива государственного органа <21>.

--------------------------------

<21> Пункт 3.6 Правил, утвержденных приказом N 526.

СХЭД должна обеспечивать создание связей между АУФ, электронными делами и электронными документами.

СХЭД должна обеспечивать автоматизированное заполнение полей АУФ уровней "электронное дело", "электронный документ" за счет импорта данных из описи дел, переданных из СЭД и метаданных документа.

4.8. При включении электронных дел, электронных документов в СХЭД и заполнении предусмотренных для этого полей АУФ используются обязательные справочники, обеспечивающие управление электронными документами в СХЭД:

перечень государственных органов (включая их структурные подразделения) - источников комплектования СХЭД;

список фондов (включая номера фондов и их наименования);

номенклатуры дел государственного органа;

перечень (реестр) видов документов с указанием сроков их хранения;

реестр описей;

перечень разделов описей.

СХЭД должна обеспечивать использование тематических рубрикаторов документов, отражающих специфику деятельности государственного органа.

4.9. Электронному делу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из номера электронного дела по годовому разделу описи электронных дел, номера описи, номера фонда.

Электронному документу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из порядкового номера внутренней описи, номера электронного дела, номера описи, номера фонда.

Архивный шифр электронных дел, документов, хранимых в СХЭД, является обязательным элементом описания контейнера электронного дела, документа.

Повторное присвоение идентичного учетного номера не допускается.

4.10. В СХЭД должны включаться метаданные электронных документов, передаваемых из СЭД.

Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭД в АУФ предусматривается поле "комментарий" ("примечание").

4.11. Для управления документами в СХЭД в АУФ должны включаться следующие метаданные:

сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь) с возможностью прикрепления к АУФ файлов выданных архивных справок (выписок);

сведения о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов (дата, совершенное действие, сведения о пользователе, выполнившим действие, или автоматической настройке, результат проверки) с возможностью прикрепления к АУФ актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел, документов;

сведения о конвертировании в другие форматы записи (дата; совершенное действие, сведения об исходном и новом формате; об исходном и новом объеме файла);

сведения о пользователе, выполнившим конвертирование, или автоматической настройке с возможностью прикрепления к АУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертирования с указанием конкретных форматов;

сведения об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к АУФ файлов протоколов;

сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив.

При включении в СХЭД электронных дел, документов на физически обособленных носителях в АУФ должны предусматриваться дополнительные поля:

вид носителя;

место хранения;

формат записи.

4.12. СХЭД должна формировать и обеспечивать возможность вывода на печать обязательных учетных документов архива государственного органа.

4.13. СХЭД должна обеспечивать:

хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив);

периодическое резервное копирование электронных документов;

уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов;

автоматическую проверку наличия электронных документов;

просмотр состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;

проверку соответствия учетных данных в АУФ различных уровней;

создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;

применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;

формирование актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел;

внесение изменений в АУФ по результатам проверки.

4.14. СХЭД должна обеспечивать процессы конвертирования и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения.

4.15. СХЭД должна реализовывать проведение конвертирования без удаления из СХЭД файлов устаревших форматов и включением в СХЭД файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к АУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных АУФ;

4.16. СХЭД должна реализовывать отбор конкретных форматов записи электронных архивных документов.

4.17. К общим требованиям по управлению доступом пользователей (использование документов) в СХЭД <22> относятся:

--------------------------------

<22> Пункты 8.4 и 9.5 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

а) обеспечение просмотра зарегистрированным пользователям после их успешной аутентификации по следующим категориям документов, включенных в СХЭД:

по постоянно действующим информационным запросам в соответствии с должностными обязанностями в рамках модели доступа;

по разовым запросам по разрешению уполномоченных лиц государственного органа к конкретным документам и их совокупностям;

б) ведение справочников СХЭД несколькими уполномоченными пользователями, выполняющими функции технологического администрирования;

в) проведение конвертирования и миграции электронных документов.

4.18. СХЭД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов и функционирование на его основе электронного читального зала.

Доступ к электронным делам в электронном читальном зале должен осуществляться только зарегистрированными пользователями в соответствии с установленными для них правами доступа после выполнения процедур аутентификации.

4.19. При выполнении информационных запросов пользователей СХЭД обеспечивает многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭД и значениями полей АУФ.

СХЭД должна обеспечивать протоколирование в журнале регистрации событий просмотра пользователями АУФ, электронных дел, электронных документов, а также их копирование.

4.20. СХЭД должна обеспечивать создание с возможностью вывода на печать и/или записи его на другой электронный носитель:

а) архивной копии электронного документа или его части;

б) проекта архивной справки (архивной выписки).

4.21. СХЭД должна обеспечивать подписание архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.

4.22. При создании архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) СХЭД должна обеспечивать формирование отметки о заверении в виде штампа визуализации учетных данных СХЭД (архивного шифра) и отметки о подписании электронной подписью.

4.23. СХЭД должна обеспечивать направление архивной копии, архивной справки (архивной выписки), подписанной электронной подписью, по защищенной информационно-коммуникационной сети в СЭД государственного органа для регистрации и отправки заявителю.

4.24. СХЭД должна обеспечивать учет:

использования электронных дел, документов;

подготовки архивных копий, проектов архивных справок (архивных выписок);

формирование отчетов о результатах использования.

4.25. СХЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения <23>:

--------------------------------

<23> Пункты 4.6 - 4.13 Правил, утвержденных приказом N 526.

формирование уведомлений ответственного должностного лица об истечении сроков хранения электронных дел, документов;

отбор дел, документов с истекающим (истекшим) сроком хранения;

формирование и хранение актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать);

просмотр электронных документов в электронном деле, дел, включенных в опись электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;

удаление включенных в СХЭД электронных дел, документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

внесение данных об уничтожении электронных документов в АУФ;

корректировка сроков хранения электронных дел, документов по результатам экспертизы ценности в случае изменения срока хранения;

изменение состава электронных документов электронного дела;

отбор электронных дел, документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.

4.26. В СХЭД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию, предусмотренными главой VI Правил, утвержденных приказом N 526.

4.27. При передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в СХЭД должно производиться их удаление вместе с АУФ.

Удаление электронных дел, документов из СХЭД должно осуществляться после получения подтверждения об успешной процедуре включения дел, документов в соответствующую информационную систему государственного архива.

4.28. СХЭД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в электронном виде с возможностью вывода на печать.

СХЭД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.