2.3. Порядок рассмотрения документов руководством территориального органа, организации МЧС России и доведения документов до исполнителей

2.3.1. После регистрации входящая корреспонденция поступает на рассмотрение начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России.

На зарегистрированные документы должностным лицом, которому начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России предоставлены соответствующие полномочия, могут быть подготовлены и внесены в РКК проекты указаний по исполнению.

2.3.2. Рассмотрение поступивших документов начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России, руководителями структурных подразделений, направление документов и указаний по их исполнению исполнителям может производиться в СЭД в электронном виде.

2.3.3. Указания по исполнению, оформленные на бланках согласно образцу, данному в приложении N 4 настоящей Инструкции, прикладываются к соответствующим документам на бумажном носителе. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом указания по исполнению проставляется учетный номер, присвоенный документу, по которому дается поручение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России по решению должностного лица, уполномоченного соответствующим начальником (руководителем).

2.3.4. Рассмотренные начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России документы передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для внесения указаний по исполнению в РКК и дальнейшей передачи на исполнение в структурные подразделения в соответствии с указаниями по исполнению.

2.3.5. Ответственный исполнитель организует исполнение документа и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документов.

Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

2.3.6. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения.

2.3.7. Поступившие в структурное подразделение документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения руководителю подразделения и в соответствии с его указаниями передаются исполнителям.

Указания руководителя структурного подразделения по исполнению документов оформляются в электронном виде в РКК и, для документов, поступивших на бумажном носителе, на бланке установленной формы в соответствии с образцом, данным в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

В случае оформления указаний по исполнению документов на бланке, сведения об исполнителях и установленных руководителем подразделения сроках исполнения вносятся в РКК сотрудником, ответственным за делопроизводство. После чего документ передается исполнителю.

2.3.8. Электронные документы, электронные копии документов в составе РКК направляются исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению документов.

Доступ к РКК и электронным копиям документов или электронным документам в СЭД предоставляется исполнителям после адресования им документов руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.

Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в РКК.

2.3.9. Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для списания в дело с использованием СЭД и формирования дел в установленном порядке в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов.