8.5. Порядок выдачи и использования документов, хранящихся в архиве территориального органа, организации МЧС России

8.5.1. Дела, хранящиеся в Архиве, выдаются для ознакомления и использования в служебных целях в помещении Архива, а также во временное пользование (за пределы Архива).

8.5.2. Во временное пользование дела выдаются по письменному запросу на срок, не превышающий:

1 месяц - работникам структурных подразделений территориальных органов, организаций МЧС России;

3 месяца - сторонним организациям Российской Федерации.

При необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу.

8.5.3. Выдача дел из Архива работникам структурных подразделений осуществляется в соответствии с заказами (требованиями) на выдачу дел (приложение N 40). Разрешение на выдачу дел дает начальник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства.

8.5.4. Требование на выдачу архивного дела должно быть согласовано с руководителем того структурного подразделения, из которого дело поступило в Архив. В случае ликвидации структурного подразделения, сдавшего дела, требование согласовывается с руководителем подразделения-правопреемника.

8.5.5. Выдача архивных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится по письменному запросу руководителя структурного подразделения, согласованного с начальником отдела по защите информации и руководителем структурного подразделения, в ведении которого находилось дело. Разрешение на выдачу этих дел дает заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства.

Выдача указанных дел во временное пользование вне помещения Архива не производится.

8.5.6. Выдача дел во временное пользование другим организациям оформляется актом (приложение N 41). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в Архиве. При возврате дел из временного пользования в обоих экземплярах акта делаются соответствующие отметки.

8.5.7. При работе с архивными документами запрещается расшивать дела, изымать листы, изменять внешний вид документов (подчеркивать текст, делать пометки, загибать листы и т.п.).

8.5.8. При выдаче дел из Архива каждое дело заносится в книгу выдачи дел (приложение N 42), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение N 43). При возврате дела в карте-заместителе делаются соответствующие отметки и она помещается в дело для использования при последующей выдаче.

Каждое выдаваемое из Архива дело должно иметь лист использования (приложение N 44), который подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела.

8.5.9. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками Архива составляется акт в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения (организации), использовавшему документы, для привлечения виновных к ответственности, другой - докладывается руководству территориального органа, организации МЧС России, и после рассмотрения остается в Архиве.

8.5.10. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из Архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 7.4.6 настоящей Инструкции).

8.5.11. Документы Архива могут использоваться при проведении выставок, конференций, при подготовке документальных публикаций в целях освещения деятельности организации системы МЧС России.

8.5.12. Документы на выставках и в музеях, как правило, экспонируются в виде копий. В качестве наглядных пособий по документам Архива могут быть подготовлены тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы и т.д.).

8.5.13. Изготовление копий с архивных документов производится на основании письменного обращения руководителя структурного подразделения (организации) и с разрешения начальника структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства.

8.5.14. Выдача подлинников отдельных архивных документов производится в исключительных случаях по решению начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.