Оформление реквизитов обложки дела

7.3.30. На обложке дела (приложение N 32, 33) указываются реквизиты: наименование территориального органа, организации МЧС России; наименование структурного подразделения; наименование отдела структурного подразделения; индекс дела (номер тома); заголовок дела; крайние дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Все реквизиты оформляются черной шариковой ручкой или тушью. Допускается оформление обложки дела на компьютере.

7.3.31. Наименование территориального органа, организации МЧС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально установленного сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Название структурного подразделения и отдела структурного подразделения указываются в соответствии со штатным расписанием (без сокращений).

7.3.32. При изменении наименования территориального органа, организации МЧС России (структурного подразделения, отдела структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение, отдел структурного подразделения) на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки (зачеркивание не допускается).

7.3.33. Заголовок и индекс дела указываются на обложке в соответствии с номенклатурой дел. В конце года при необходимости в заголовок дела вносятся уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.).

Пример: "Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области N N 1 - 7 за 2012 год".

7.3.34. Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется.

7.3.35. Если дело велось в течение нескольких лет (переходящее дело), то на обложку дела должны быть вынесены все индексы дела по номенклатурам дел за каждый год (если они изменялись).

Пример: "Дело N 1-22 (в 2008 - 2010 гг. - дело N 1-23".

7.3.36. На обложке дела должно быть указано фактическое количество листов в соответствии с итоговой записью листа-заверителя.

7.3.37. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а рядом проставляются новые данные.

7.3.38. Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

7.3.39. На обложке дела указываются крайние даты дела. Крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, независимо от дат приложений к ним.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов, подшитых в данный том.

Если том сформирован из отдельного приложения, то датой является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

В деле, имеющем приложения к документам за более ранние годы, чем год образования дела, под датой дела вносится запись: "имеются документы за... годы".