2.2. Регистрация поступающих документов

2.2.1. Документы, поступившие в территориальный орган, организацию МЧС России, регистрируются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, путем заполнения электронной регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) в СЭД, в которой отражаются сведения о прохождении и исполнении документа.

2.2.2. Поступающие документы регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время). Незамедлительно регистрируются документы с отметками "Срочно", "Оперативно".

2.2.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения в виде открыток, периодические издания и т.д.

2.2.4. По каналам СЭД электронные копии документов поступают в составе РКК.

2.2.5. Поступившему документу в СЭД автоматически присваивается входящий регистрационный номер, который является подтверждением его получения и состоит из индекса территориального органа, организации МЧС России, присвоенного ему в СЭД, и порядкового номера документа, например: 100-246, где 100 - индекс территориального органа или организации МЧС России, 246 - порядковый номер документа.

2.2.6. Регистрационный штамп, в котором указывается номер и дата поступления документа, проставляется в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа, после чего осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, в целях создания его электронной копии.

Регистрационные штампы, проставляемые вручную на документах на бумажном носителе, должны соответствовать образцам, приведенным в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.

2.2.7. Электронная копия документа сохраняется в базе данных СЭД и является составной частью его РКК.

Основными реквизитами РКК являются:

наименование вида документа;

наименование организации (автора или корреспондента);

фамилия, имя, отчество подписавшего;

дата и регистрационный номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа);

дата и индекс поступления документа;

получатель (название организации, которой адресован документ);

адресат (должностное лицо, на чье имя поступил документ);

краткое содержание документа;

количество листов документа и, при наличии приложения, количество листов (брошюр, дискет и т.д.) приложения;

указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться следующими реквизитами:

отметка об ограничении доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому рубрикатору;

ключевые слова;

логические связи с документами;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

номер бланка;

вид передачи документа (почтой, факсимильной связью и т.д.) и др.

2.2.8. Состав документов, которые не подлежат сканированию и электронный образ которых не прикрепляется к РКК, дан в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

2.2.9. Поступающие документы на бумажном носителе и в виде электронных копий вместе с заведенными на них РКК направляются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в структурное подразделение, которому адресован документ или которое является в соответствии с указанием по исполнению документов, основным исполнителем. Подразделениям-соисполнителям направляются электронные копии поступивших документов.

2.2.10. Доступ к РКК и электронным копиям документов в СЭД предоставляется подразделениям, а также исполнителям (передается в электронные папки) одновременно с утверждением (сохранением) указания по исполнению или адресованием документов в СЭД.

2.2.11. Документы, поступающие по каналам факсимильной связи, передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для регистрации.