7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях территориальных органов, организаций МЧС России, с указанием сроков их хранения.

7.1.2. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив территориального органа, организации МЧС России (далее - Архив), а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.3. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, организации МЧС России, в том числе справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела <1>, базы данных.

--------------------------------

<1> Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

7.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340, Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в МЧС России в форме электронных документов, утвержденным приказом МЧС России от 25.06.2012 N 353, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, организации МЧС России, их виды, состав и содержание.

7.1.5. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России (приложение N 28) составляется в последнем квартале текущего года на следующий год структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, при методической помощи Архива или лица, ответственного за Архив, на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.

Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России размещается структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства в СЭД.

7.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов - названия отделов структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс - 1.

7.1.7. В организации МЧС России с небольшой численностью работников и отсутствием вследствие этого в штатном расписании конкретных структурных подразделений названия разделов номенклатуры дел могут представлять собой виды деятельности. Например: "Индекс 1. Делопроизводство", "Индекс 2. Финансовое обеспечение", "Индекс 3. Кадровое обеспечение" и т.д.

7.1.8. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и лицом, ответственным за Архив, согласовывается в установленном порядке экспертной комиссией территориально органа, организации МЧС России, а также, не реже одного раза в 5 лет, курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России, после чего утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.

7.1.9. Как правило, номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России печатается в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, третий экземпляр передается в Архив для практического применения.

7.1.10. Согласованная в установленном порядке номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.11. В случае существенного изменения функций и структуры территориального органа, организации МЧС России номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования.

7.1.12. В течение года структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, могут вноситься изменения и дополнения в утвержденную номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской на имя начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России. Основанием для изменения и дополнения являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении. Согласованные изменения и дополнения к номенклатуре дел территориального органа, организации МЧС России вносятся структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства в СЭД.

7.1.13. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 29) не реже 1 раза в 5 лет составляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения (в электронном виде и в двух экземплярах на бумажном носителе), подписывается руководителем этого структурного подразделения, согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Один экземпляр согласованной номенклатуры дел остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр в срок до 1 октября представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для составления номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России.

В случае необходимости доработки номенклатуры дел она дорабатывается и представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 декабря.

Номенклатура дел структурного подразделения передается в Архив в электронном виде.

7.1.14. В течение следующих четырех лет согласованная номенклатура дел структурного подразделения уточняется и, в случае необходимости (функциональные и организационно-штатные изменения), дорабатывается. Изменения и дополнения в номенклатуру дел оформляются и согласовываются в установленном порядке.

В конце каждого года уточненная номенклатура дел на следующий год распечатывается (в одном экземпляре), подписывается руководителем этого структурного подразделения и подшивается в дело.

7.1.15. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в установленном порядке в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

7.1.16. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия отделов. В первый раздел (без названия) включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке.

7.1.17. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

7.1.18. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.

7.1.18.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленных в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России цифровых обозначений структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: дело N 4-3-7, где 4 - индекс структурного подразделения, 3 - индекс отдела структурного подразделения, 7 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Резервные номера дел в номенклатуре дел не предусматриваются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в установленном порядке (п. 7.1.12) в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.

7.1.18.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая переписка", "входящие документы"), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.

Заголовок дела может состоять из следующих элементов:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.);

название автора документа: территориального органа, организации системы МЧС России, комиссии и т.д. (кроме дел с перепиской);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки, период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии), при этом в графе "Примечание" номенклатуры дел указывается - в каком структурном подразделении хранятся подлинники этих документов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Пример: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: Протоколы заседаний экспертной комиссии Главного управления МЧС России по Московской области и документы к ним.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе.

Пример: Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример: Переписка с Департаментом административной работы и правовой деятельности МЧС России по вопросам планирования мероприятий.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Пример: Переписка с подчиненными подразделениями об организации мероприятий радиационной, химической и биологической (бактериологической) защиты.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Пример: Переписка об организации материально-технического обеспечения.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Пример: План основных мероприятий Главного управления МЧС России по Московской области на 2013 год.

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание документов дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В этом случае в конце текущего года в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.

Например, первоначально заголовок дела был "Акты приема-передачи должностей начальниками структурных подразделений Дальневосточного регионального центра МЧС России", а после уточнения (редакции) - "Акт приема-передачи должности начальником Управления тыла и вооружения Дальневосточного регионального центра МЧС России".

7.1.18.3. В графе 3 номенклатуры "Количество дел (томов)" вносятся сведения о количестве заведенных томов.

7.1.18.4. В графе 4 номенклатуры дел "Дата дела" отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты (число, месяц, год) заведения и окончания дела в делопроизводстве (например: "10.01.2012 - 28.12.2012"). Если дело является переходящим, то крайние даты указываются следующим образом: "15.01.2010 - по настоящее время".

7.1.18.5. В графе 5 номенклатуры дел "Количество листов" указывается количество листов, подшитых в деле (томе).

7.1.18.6. В графе 6 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей Перечня документов, с указанием сроков хранения.

7.1.18.7. В графе 7 номенклатуры дел "Примечание" делаются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения (например: "Переходящее с 2006 г. В 2011 - 2012 гг. - д.2-2-11"); об уничтожении дел; о передаче дел в Архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, то в графе "Примечание" проставляется отметка "Не заводилось", при этом в графах 3, 4, 5 проставляются прочерки.

На экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения могут указываться лица, ответственные за формирование дел.

Если дело (реестр, журнал учета) ведется в электронном виде, то в графе 7 проставляется отметка "Ведется в электронном виде" и указывается периодичность его распечатки (для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения).

7.1.19. Номенклатура дел структурного подразделения ведется в электронном виде в СЭД. При заполнении соответствующих полей в карточках дел автоматически заполняются графы 3, 4, 5 и 7 (частично) номенклатуры дел и итоговая запись о категориях и количестве заведенных в структурном подразделении дел.

7.1.20. По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения.

Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются ответственным за делопроизводство. Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.