8.3. Составление и оформление актов о выделении к уничтожению дел и документов

8.3.1. Составление актов о выделении к уничтожению дел и документов (в том числе электронных) производится после составления годовых разделов описей дел за этот же период.

8.3.2. Акт о выделении к уничтожению дел структурных подразделений составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, и согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства (приложение N 37).

На типографские печатные издания (книги, справочники, брошюры, журналы и пр.) составляются отдельные акты, не требующие согласования.

8.3.3. Акты имеют порядковую, валовую нумерацию в течение календарного года в пределах структурного подразделения.

8.3.4. Ответственность за своевременное и качественное составление актов и уничтожение дел и документов несут руководители структурных подразделений.

8.3.5. Описательная статья акта о выделении к уничтожению дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по акту;

индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел;

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество дел (томов, частей);

срок хранения и статья по перечню;

примечание.

8.3.6. При составлении акта о выделении к уничтожению дел соблюдаются следующие требования:

дела с пометкой ДСП включаются в акты несекретных дел;

в акт включаются дела с одинаковым сроком хранения, законченные делопроизводством одного года. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, включаются в один акт, а дела с пятилетним сроком хранения, законченные в том же году, - в другой;

названия разделов (отделов структурных подразделений) указываются перед группой заголовков дел этого отдела;

каждое дело вносится в акт под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), имеющих общий заголовок, то допускается указывать их в акте под одним порядковым номером, при этом в графу "Индекс дела" вносится индекс каждого тома или части (1-4-8/1; 1-4-8/2 и т.д.), в графе "Количество дел (томов, частей) указывается общее количество томов, а в графе "Заголовок дела" указываются номера томов (частей).

Пример: Приказы о командировании. Копии. Тома 1 - 4;

систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

графы акта заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела после проведения редактирования при экспертизе ценности;

графа "Примечание" используется для отметок об уничтожении дел.

8.3.7. В конце акта о выделении к уничтожению дел оформляется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) общее количество дел (с учетом количества томов), подлежащих уничтожению.

8.3.8. Акты о выделении к уничтожению дел составляются в двух экземплярах, один из которых (вместе с электронной копией) передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для составления сводных актов (приложение N 38), второй остается в структурном подразделении.

8.3.9. Сводные акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются на заседаниях ЭК территориального органа, организации МЧС России после утверждения сводной описи дел постоянного хранения за этот же период курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России. Сводные акты утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России и только после этого документы, включенные в эти акты, могут быть уничтожены.

8.3.10. Уничтожение дел и документов производится путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах.

Сжигание или механическая переработка документов должны производиться до полного их уничтожения членами комиссии в количестве не менее двух человек.

8.3.11. Перед уничтожением дел комиссия сверяет индексы и заголовки дел, количество дел (томов, частей) с записями в акте.

8.3.12. Перед уничтожением документов комиссия тщательно сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета.

Все вносимые в акты исправления должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии.

8.3.13. После уничтожения документов сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственный за делопроизводство структурного подразделения, в котором хранились документы, производит отметки об уничтожении документов в книгах, журналах учета и номенклатуре дел с указанием номера и даты акта.