4.5. Служебные письма

4.5.1. По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы и другие.

4.5.2. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.5.3. Письма оформляются на бланках установленной формы (приложения N 9, 10).

Письмо имеет следующие реквизиты (приложение N 25):

Дата - проставляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.

Исходящий номер - порядок проставления исходящих номеров на письмах указан в п. 2.4.5 настоящей Инструкции.

Адресат - печатается 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля, от центра текстового поля.

Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

Заголовок (аннотация) к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) одинарным межстрочным интервалом.

Строка заголовка к тексту письма не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 5 строк (140 печатных знаков) машинописного текста, то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

Текст письма - отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, сообщаем) или от первого лица единственного числа (прошу, направляю, сообщаю).

Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:

Уважаемый .....................!

Господин ......................!

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационный, правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением, ..., Искренне Ваш, ...

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например:

Служебные письма должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

В соответствии с...

В целях...

Направляем (представляем, высылаем) Вам...

Считаю целесообразным...

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования...,

а также в связи с недостаточной загруженностью... прошу

Вас решить вопрос о...

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

В сопроводительных письмах реквизит "Отметка о наличии приложений" располагается под текстом от границы левого поля и печатается одинарным межстрочным интервалом, и оформляется в соответствии с п. 3.3.16 настоящей Инструкции.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и оформляется в соответствии с п. 3.3.17 настоящей Инструкции.

Визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются на визовом экземпляре (остающемся в организации) на лицевой стороне последнего (подписного) листа документа. Если письмо отправляется по каналам СЭД, визы оформляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника документа.

Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.