3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в территориальных органах, организациях МЧС России, должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

3.1.2. Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, организациях МЧС России применяются следующие бланки с продольным и угловым расположением реквизитов:

бланки с продольным расположением реквизитов (приложения N N 6, 7, 8) используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний;

бланки с угловым расположением реквизитов (приложения N N 9, 10, 11) используются для оформления служебных писем, предписаний, справок и т.д.

3.1.3. Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, организации МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразие электронного шаблона каждого вида бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, организации МЧС России.

3.1.4. Применяемые в деятельности территориальных органов, организаций МЧС России бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности.

3.1.5. Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету в журналах учета использования (приложение N 12) раздельно по видам бланков. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета использования бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел.

3.1.6. Для уничтожения испорченных в процессе работы бланков создается комиссия в составе не менее трех человек.

Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт (приложение N 13).

Акты об уничтожении бланков строгой отчетности подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел.

Акты об уничтожении бланков строгой отчетности должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов.

После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта.