4.3. Протоколы совещаний, заседаний

4.3.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

4.3.2. Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям осуществляется структурным подразделением, ответственным за их подготовку.

В ходе подготовки к проведению совещания, заседания составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений или постановлений по каждому вопросу.

4.3.3. Решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются протоколами. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания.

4.3.4. Регистрация и рассылка протоколов заседаний коллегии территориального органа МЧС России, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России осуществляется в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.

Оформление протоколов коллегии территориального органа МЧС России производится в соответствии с Положением о коллегии территориального органа МЧС России, утвержденном приказом МЧС России.

4.3.5. Подлинники протоколов и документы, приобщенные к ним, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4.3.6. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т.д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах.

4.3.7. Протоколы заседаний, проводимых в территориальном органе, организации МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (приложения N N 22, 23) размером шрифта N 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - ПРОТОКОЛ.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола состоит из знака "N" и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается ниже предыдущих реквизитов и выравнивается по центру.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Слова: "Председательствовал", "Присутствовали", "Приглашенные" печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце слов ставится двоеточие. Инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих печатаются у правой границы текстового поля.

Основная часть протокола печатается одинарным межстрочным интервалом и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.3.8. Протоколы заседаний советов, комиссий могут быть оформлены по форме, данной в приложении N 24.

4.3.9. Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему.