IV. Учет материальных ценностей в бухгалтерии

70. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шифров).

Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов и кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

71. После проверки документы комплектуются в пачки по их однородности (видам) и при сопроводительном ярлыке сдаются на машиносчетную установку. При установлении с согласия материально ответственных лиц порядка передачи карточек складского учета для обработки на машиносчетной установке картотеки с этими карточками ежемесячно не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца (после выведения на них остатков материалов на конец месяца) передаются со складов на эти установки в сроки, установленные графиком. Чтобы обеспечить своевременное оформление выдачи материальных ценностей со складов, целесообразно осуществлять передачу карточек для обработки их в вечернюю смену работы машиносчетной установки.

72. Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.

Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).

73. При обработке карточек складского учета на машиносчетной установке таксируются все карточки (при варианте обработки с их таксировкой).

Контроль таксировки первичных документов и карточек на вычислительных машинах производится с помощью сальдово-сличительных ведомостей или контрольно-таксировальных табуляграмм.

Порядок такой обработки и контроля таксировки устанавливается типовыми проектами механизации учета материалов.

74. При применении перфорационных и электронных вычислительных машин составляются табуляграммы обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков; об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти табуляграммы используются для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетами с поставщиками.

Для увязки данных аналитического и синтетического учета материалов применяются следующие табуляграммы: заготовления и приобретения материалов и выявления транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческих организаций (или отклонений фактической себестоимости от плановых цен), составляемые в разрезе соответствующих групп или видов материалов; сальдово-сличительная или оборотная ведомость, составляемая в разрезе номенклатурных номеров по количеству и сумме.

Порядок разработки и составления указанных табуляграмм устанавливается типовыми проектами механизации учета материалов.

75. При обработке документов вручную или с помощью вычислительных клавишных машин вторые экземпляры первичных документов раскладываются в разрезе складов (кладовых и других мест хранения), групп и номенклатурных номеров материалов. Картотека этих документов используется для справок и выверки аналитического сортового учета и составления отчетности. В отделах снабжения никакого сортового учета движения материальных ценностей, дублирующего складской учет, вестись не должно.

На первых экземплярах первичных документов бухгалтерией проставляются учетные шифры видов операции, поставщика и др., а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в соответствующие регистры синтетического учета.

После разметки первые экземпляры первичных документов передаются соответствующим исполнителям: приходные документы с приложенными к ним счетами - фактурами, накладными и т.п. для учета приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные документы - для учета затрат на производство и калькуляции и др.

76. Синтетический учет движения материальных ценностей при обработке документов вручную или с помощью вычислительных клавишных машин должен осуществляться бухгалтерией в суммовом выражении на соответствующих синтетических счетах, субсчетах, а внутри их по складам или кладовым (по материально ответственным лицам) и группам материалов.

В этих целях суммы оборотов по группам материалов записываются в накопительные ведомости синтетического учета, которые ведутся по каждому складу отдельно по приходу и расходу в разрезе синтетических счетов и субсчетов и групп материалов (по учетным ценам). Формы накопительных ведомостей устанавливаются министерствами и ведомствами при утверждении инструкций по учету материалов.

77. Периодически либо в конце отчетного месяца итоговые данные (по приходу и расходу) накопительных ведомостей записываются в учетные регистры. При журнально-ордерной форме учета эти данные записывают в соответствующие разделы ведомости N 10 "Движение материальных ценностей (в денежном выражении)". На стройках ведомость N 10-с заполняется по данным соответствующих первичных документов и материальных отчетов прорабов.

Итоговые данные ведомости N 10 по поступлению и выбытию материалов по учетным ценам и с учетом сумм транспортно-заготовительных расходов (включая наценки снабженческих организаций) или отклонений фактической себестоимости от плановых цен должны быть сверены с соответствующими данными журналов - ордеров N N 6, 10, 10/1, 10-с и др.

78. По окончании месяца на основании данных о приобретении и заготовлении материалов, бухгалтерия должна определить:

а) остатки материалов в пути и материалов, не вывезенных со складов поставщиков;

б) данные о неотфактурованных поставках;

в) остатки задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам.

Эти учетные данные используются для принятия соответствующих мер по розыску непоступивших грузов, затребованию счетов - фактур от поставщиков, для оплаты задолженности поставщикам, а также для отражения в бухгалтерском балансе.

79. Предприятия и стройки обязаны производить инвентаризацию сырья и материалов в порядке и в сроки, установленные Положением о бухгалтерских отчетах и балансах и Основными положениями по инвентаризации.

В целях осуществления систематического контроля за сохранностью государственных ценностей должны проводиться контрольные выборочные проверки остатков отдельных видов материалов в натуре. Эти проверки производятся комиссией, назначаемой руководителем предприятия (стройки), и оформляются в соответствии с Основными положениями по инвентаризации.

Выявленные недостачи и излишки материалов должны быть отражены на соответствующих карточках складского учета, а после рассмотрения и утверждения результатов инвентаризации делаются соответствующие бухгалтерские записи.