Оформление отпуска материалов в производство

38. Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов на производство понимается отпуск этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках - для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же относится и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.

39. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.

40. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу. Отпуск складами материалов на производство осуществляется только выделяемым для их получения работникам цехов, хозяйств, отделов, строительно-монтажных участков.

41. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.

Лимитирование отпуска материалов на производство должно основываться на утвержденных прогрессивных нормах расхода материалов, объемах производственных программ цехов с учетом переходящих запасов неизрасходованных цехами материалов на начало и конец месяца.

Лимит отпуска материалов на производство устанавливается отделом снабжения или другими отделами, по указанию руководителя предприятия, на основе соответствующих расчетов планово-производственного отдела.

Установленные лимиты отпуска материала могут изменяться при необходимости уточнения лимита на остаток материала в незавершенном производстве (на начало месяца), замены материала или исправления ошибок, допущенных при расчете лимита. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право их утверждения.

Изменение лимитов за истекший период времени не допускается.

На стройках лимитирование расхода материалов производится плановым или производственным отделом при составлении производственных планов. В основу лимитов принимаются утвержденные в установленном порядке производственные нормы расхода материалов на единицу конструктивного элемента или вида работ с учетом организационно-технических мероприятий, положенных в основу утвержденного плана снижения стоимости строительства.

42. При необходимости в первичных документах на отпуск материалов может предусматриваться виза представителя отдела технического контроля, удостоверяющая пригодность отпускаемого материала для производственных целей.

43. Лимитирование отпуска материалов на производство оформляется или лимитно-заборными картами, или групповыми ведомостями (картами) учета использования лимитов. Такие карты или ведомости эффективно составлять на современных вычислительных машинах, которые при этом делают соответствующие расчеты по лимитированию.

44. Лимитно-заборные карты предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Отпуск материалов по лимитным картам может производиться лишь из одного заранее прикрепленного склада, только указанных в лимитных картах наименований материалов и строго в пределах количеств, установленных лимитами.

Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на один или несколько номенклатурных номеров материалов и, как правило, на один шифр затрат (заказа) в двух экземплярах сроком на один месяц. В отдельных случаях лимитно-заборная карта может открываться в целом на заказ на всю номенклатуру потребляемых материалов.

Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю материалов, второй экземпляр - складу или кладовой цеха (участка).

Кладовщик производит взвешивание или замер отпускаемого материала обязательно в присутствии представителя цеха (участка) и отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенного материала, после чего выводит остаток лимита по данному номенклатурному номеру материала.

Лимитно-заборная карта может выписываться и в одном экземпляре. В этом случае работник цеха (участка) расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

На предприятиях и стройках должен быть организован контроль за своевременной сдачей лимитно-заборных карт в конце месяца в бухгалтерию.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт министерства и ведомства могут рекомендовать там, где это целесообразно, применение карт, выписываемых на квартал (с отрывными месячными талонами).

45. На предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции, для контроля за отпуском этих изделий целесообразно применять комплектовочные ведомости, выписываемые на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу. Формы и порядок ведения таких ведомостей устанавливают министерства и ведомства в инструкциях по учету материалов.

46. Отпуск цехам, хозяйствам и участкам материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по требованиям. Отпуск материала с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом, размером, развесом и т.п.

При оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными, контроль за отпуском материалов в пределах лимита осуществляется по ведомостям (картам) использования лимитов. Эти ведомости, заполняемые на основе требований и накладных, являются только оперативными документами, предназначенными для текущего контроля, за использованием лимитов отпуска материалов. Формы и порядок ведения таких ведомостей устанавливают министерства и ведомства.

Указанные ведомости выписываются отделом снабжения на группу материалов, получаемых цехом с одного склада, на месяц, квартал или срок действия заказа в одном экземпляре (для цеха, участка - потребителя). Отпуск материалов производится только при предъявлении цехом (участком) ведомости (карты) учета использования лимитов и требований. Требования на отпуск и накладные на перемещение материалов там, где это возможно, целесообразно заменять дуаль-картами или другими соответствующими техническими носителями информации.

Министерства и ведомства в инструкциях могут возлагать контроль за использованием цехами и участками лимитов отпуска материалов и на отдел снабжения. В этом случае получатель материала обязан предъявлять требование на отпуск материалов в отдел снабжения, который указывает на требовании, что материал может быть выдан цеху, и одновременно делает запись об отпуске материала в ведомости (карте) учета использования лимита.

47. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования. К сверхлимитному отпуску материала относятся: дополнительный отпуск материала при перевыполнении цехом производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода материала, на возмещение брака и др.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускаются только по разрешению директора предприятия (руководителя организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.

48. В целях уменьшения трудоемкости учетных работ и в условиях применения вычислительных машин предприятиям (стройкам) выписку первичных документов по отпуску материалов следует производить, как правило, в централизованном порядке. В этом случае, используя технологическую документацию по изготовлению продукции, на машиносчетной установке делается предварительный расчет необходимого для каждого цеха количества материалов, исходя из месячной программы. На основании таких расчетов выписывается нужное количество первичных документов, которые заранее передаются цехам (участкам) - потребителям.

Следует также шире применять централизованную доставку материалов. При такой доставке материалов со склада в цеховые кладовые, на участки или на рабочие места составляется специальный оперативный документ на отпуск (план - карта), в котором отражаются утвержденные лимиты отпуска и календарные сроки подачи материалов в производство. На основе этого документа склад сам выписывает накладную (дуаль-карту) на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производит доставку материалов в утвержденные сроки (через экспедитора).

Порядок отпуска, график и формы оперативных документов при централизованной доставке определяются предприятиями и стройками.

49. Для сокращения количества первичных документов в условиях применения современных вычислительных машин рекомендуется внедрять там, где это целесообразно, систему оформления отпуска материалов (например, из цеховых кладовых) непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных или заборных карт (книжек), выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточке складского учета. Здесь же отражается шифр направления затрат (калькуляционный объект, цеховые и иные нужды). При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции оправдательного документа. Перечень наименований материалов, отпускаемых указанным способом, и порядок оформления этого отпуска устанавливают предприятия (стройки) по согласованию с министерством (ведомством).

50. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.

Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия (стройки) по согласованию с главным бухгалтером.

51. Отпуск материалов, конструкций, деталей, твердого и жидкого топлива с приобъектного склада на производство на стройках отражается в материальном отчете прораба (мастера) без оформления первичными документами, если прораб является материально ответственным лицом.