В рамках реализации настоящей Концепции необходимо сформировать требования по хранению электронных документов, с учетом положений пункта 1.2 паспорта федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", утвержденного протоколом заседания президиума Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам от 04.06.2019 N 7, включающие в себя в том числе:

- обеспечение условий, исключающих возможность модификации электронного документа;

- невозможность получения доступа к содержанию документа (шифрование) для документов или их частей, не подлежащих автоматическому раскрытию государственным органам или третьим сторонам;

- обеспечение доступности электронного документа в течение всего срока хранения;

- обеспечение юридической значимости электронного документа после срока истечения действия сертификатов подписей, которыми документ был подписан;

- обеспечение наличия в электронном документе метки доверенного времени, подтверждающей легитимность электронных подписей на электронном документе.

На текущий момент в отношении электронных документов выполнение этих требований является невозможным по следующим причинам:

- законодательство в области применения электронной подписи не устанавливает обязательное применение метки времени при подписании электронного документа;

- нормативными правовыми актами не определены требования и процесс проставления метки времени;

- технически невозможно определить, в какой момент был подписан документ в случае, если подписание документа осуществлялось внутри информационной системы хозяйствующего субъекта. При подписании документа не усиленной квалифицированной электронной подписью, достоверно установить время подписания документа не представляется возможным;

- электронные документы могут быть созданы в формате, поддерживаемом определенной информационной системой или определенным программным обеспечением. В случае, если информационная система или программное обеспечение перестают использоваться, документы становится невозможно прочитать. Аналогичная ситуация может возникнуть при передаче документов во внешнюю информационную систему: документ необходимо воспроизвести в понятном для человека виде на устройстве, на котором отсутствует программное обеспечение для визуализации содержимого электронного документа;

- действительность электронной подписи на момент подписания, а также неизменность документа невозможно установить в случае, если электронный документ для передачи его "во внешнюю среду" необходимо распечатать;

- отсутствуют требования к порядку передачи электронных документов для хранения в Росархив, в том числе к их формату.

Указанные обстоятельства являются препятствием на пути внедрения электронного документооборота, так как хозяйствующий субъект может столкнуться с ситуацией, при которой не сможет подтвердить юридическую значимость документа (например, в суде).

В качестве решения для хранения электронных документов, определяющих отношения между несколькими экономическими агентами (хозяйствующими субъектами, физическими лицами, органами государственной власти), целесообразно рассмотреть возможность оказания услуг по хранению электронных документов у ТС и Оператора электронного документооборота, в целях минимизации рисков возникновения споров между сторонами о действительности подписи и в отдельных случаях о неизменности документа. Электронный документ может формироваться и подписываться в информационной системе Оператора электронного документооборота или ТС. Оператор электронного документооборота, после подписания хозяйствующим субъектом, передает документ ТС для подтверждения действительности подписи на момент подписания. Хранение документа осуществляется в информационных системах Оператора электронного документооборота или ТС. Альтернативным решением является помещение документа на хранение в информационную систему ТС до момента истечения срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи с предварительной его проверкой.

Следует отметить, что хранение электронных документов и данных, используемых в сфере закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, и закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ и Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ.

В рамках деятельности Оператора электронного документооборота и ТС должны обеспечиваться, в том числе следующие положения:

- хранение документов, подтверждающих полномочия подписанта на момент подписания документа;

- хранение программного обеспечения для визуализации документов;

- возможность представления документа из информационной системы Оператора электронного документооборота или ТС в адрес третьей стороны;

- несение в полном объеме ответственности за хранение документа после его успешной передачи Оператору электронного документооборота или ТС;

- передача документов при ликвидации Оператора электронного документооборота или ТС на хранение другим Операторам электронного документооборота, иным ТС или в Федеральное архивное агентство.

В целях недопущения пересечения обязанностей и терминологии целесообразно рассмотреть формирование ТС на базе организаций, предусмотренных пунктом 16 статьи 1 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи" и статью 1 Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

С учетом поэтапного перехода на электронный документооборот и в целях отказа от бумажного документооборота, возможен перевод в электронную форму документов, существующих на бумажном носителе, по инициативе хозяйствующего субъекта для электронного архивного хранения у ТС или у Оператора электронного документооборота с последующим уничтожением бумажного документа.

В рамках своей деятельности ТС и Оператор электронного документооборота должны обеспечить подтверждение легитимности электронного документа с использованием электронной подписи ТС или Оператора электронного документооборота.