II. Порядок централизованного учета персональных данных сотрудника

6. Централизованный учет осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим Положением.

7. Ведение документов и банков данных, указанных в пункте 2 настоящего Положения, в отношении сотрудников, замещающих должности штатного негласного состава, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

8. Централизованный учет ведется пофамильно в алфавитном порядке (алфавитный учет) и на основании личных номеров, присваиваемых сотрудникам (пономерной учет).

9. Централизованный учет ведется постоянно и должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел <2>.

--------------------------------

<2> Далее - "органы, организации, подразделения МВД России".

10. Централизованный учет осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

11. Централизованный учет с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов) органов внутренних дел.

12. Централизованный учет без использования средств автоматизации осуществляется на основании личного дела и документов учета сотрудника, содержащихся на бумажных носителях.

13. Документами учета сотрудника являются:

13.1. Служебная карточка (рекомендуемый образец - приложение N 1 к настоящему Положению).

13.2. Штатно-должностная книга (рекомендуемый образец - приложение N 2 к настоящему Положению).

13.3. Карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава (рекомендуемый образец - приложение N 3 к настоящему Положению).

13.4. Карточка сотрудника, награжденного государственными наградами Российской Федерации (рекомендуемый образец - приложение N 4 к настоящему Положению).

14. Документы учета сотрудника:

14.1. Указанные в подпунктах 13.1 и 13.2 пункта 13 настоящего Положения, ведутся кадровыми подразделениями.

14.2. Указанные в подпунктах 13.3 и 13.4 пункта 13 настоящего Положения, ведутся в Главном управлении по работе с личным составом МВД России <1>.

--------------------------------

<1> Далее - "ГУРЛС МВД России".

15. Документы учета сотрудника заполняются чернилами или шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах, за исключением штатно-должностной книги, которая заполняется карандашом. Ведение штатно-должностной книги допускается в электронном виде. При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, организаций, подразделений МВД России, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

16. При включении в документы учета сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, им присваивается соответствующий гриф ограничения доступа.