V. Порядок ведения реестровых дел

28. Реестровое дело открывается на каждый объект недвижимого имущества и каждый объект реестра границ.

29. Реестровое дело состоит из томов, в каждый из которых помещаются документы, относящиеся к одному учетно-регистрационному действию (включая внесение изменений в ЕГРН, в том числе исправление технической ошибки, внесение записи о наличии возражения в отношении зарегистрированного права, о невозможности государственной регистрации права без личного участия правообладателя) или действию, связанному с внесением сведений в реестр границ, для совершения которого приняты документы.

В один том дела помещаются документы, представленные для совершения более одного учетно-регистрационного действия в отношении одного объекта недвижимости, если заявления и документы на их совершение были представлены одновременно, рассмотрены одновременно и решения по ним (либо об осуществлении государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, либо об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, либо о прекращении осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав) также были приняты одновременно, например при представлении заявлений и документов для осуществления государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на созданный объект недвижимости, или для осуществления государственной регистрации права общей долевой собственности на объект недвижимости, возникающего не с момента государственной регистрации (например, если такое право возникло в порядке наследования), или для осуществления государственной регистрации возникновения, перехода права на объект недвижимости и ипотеки в силу закона (например, в связи с заключением договора купли-продажи с условием о рассрочке платежа).

Тома дела хранятся в хронологическом порядке поступления документов для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, внесения сведений в реестр границ и нумеруются порядковыми номерами, записываемыми арабскими цифрами, начиная с единицы.

30. Реестровое дело (том дела) формируется при принятии решения об осуществлении государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, о внесении сведений в реестр границ, об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, внесении сведений в реестр границ, о прекращении осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, совершении иного действия, указанного в пункте 29 Порядка (отказе или прекращении совершения такого действия), а также в случаях, предусмотренных пунктами 45 и 46 Порядка.

31. Том дела формируется в электронном виде.

32. Том дела формируется также в бумажном виде, если заявления и необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав документы оформлены и представлены заявителем в простой письменной форме на бумажном носителе, при условии, что оригиналы таких документов отсутствуют в иных органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных архивах.

Указанные документы для включения их в реестровые дела переводятся органом регистрации прав в форму электронного документа или электронного образа документа, подписанного УКЭП уполномоченного должностного лица органа регистрации прав (часть 3 статьи 11 Закона).

Такой том дела (в который помещены документы, представленные для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав и сформированные в процессе их осуществления в форме бумажных документов) является дополнительным к основному тому дела, в который помещены документы, созданные в соответствии с частью 3 статьи 11 Закона.

33. Для каждого тома дела формируется титульный лист (приложение N 1), на котором указываются:

номер дела;

наименование органа регистрации прав, открывшего соответствующий том дела;

дата открытия и дата закрытия тома дела;

номер тома и количество томов в деле.

Титульный лист реестрового дела, ведение которого осуществляется в электронном виде (сведения, вносимые в него), заверяется (заверяются) простой электронной подписью работника органа регистрации прав, сформировавшего титульный лист (внесшего сведения).

Если том дела ведется одновременно в бумажном и электронном виде, номер тома дополняется буквами русского алфавита "б" (для тома дела, формируемого в бумажном виде) или "э" (для тома, формируемого в электронном виде), например 5э - номер тома дела в электронном виде, 5б - номер тома в бумажном виде.

34. Внутри томов дела документы нумеруются порядковыми номерами, записываемыми арабскими цифрами, начиная с единицы. Самостоятельная порядковая нумерация ведется для каждого тома дела.

35. Тома дела, формируемые в бумажном виде, прошиваются.

36. Каждый том дела содержит опись хранящихся в нем документов (приложение N 2), в которой для каждого документа указываются:

его порядковый номер в томе;

наименование и реквизиты;

номера листов в томе (для томов, формируемых в бумажном виде).

Опись документов ведется в электронном виде, а для томов, формируемых в бумажном виде, - в форме бумажного документа. При этом опись ведется отдельно для тома, формируемого в электронном виде, и для тома, формируемого в бумажном виде. В случае если вносимые в опись в форме бумажного документа сведения не умещаются на одном листе, открывается дополнительный лист описи. Листы описи в форме бумажного документа нумеруются порядковыми номерами арабскими цифрами, начиная с единицы.

В описи дела в форме электронного документа для документов, которые также помещены в реестровое дело в форме бумажных документов, дополнительно проставляется отметка "хранится в форме бумажного документа".

Опись дела в форме электронного документа заверяется УКЭП работника органа регистрации прав, сформировавшего ее. Опись дела в форме бумажного документа заверяется подписью работника органа регистрации прав, сформировавшего ее, с указанием его должности.

В случае, когда один документ является необходимым для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, внесения сведений в реестр границ на несколько (два и более) объектов недвижимости, объектов реестра границ, и данный документ помещен в дело по одному из указанных объектов недвижимости, объектов реестра границ в описях дел по остальным объектам недвижимости, объектам реестра границ указываются наименование и реквизиты данного документа, а также номер дела и номер тома дела, в котором хранится такой документ. При этом в данном случае в описях указанных дел порядковый номер документа не указывается. В случае если том дела, в которое помещен такой документ, подлежит уничтожению (удалению из ФГИС ЕГРН) в соответствии с пунктами 56 - 58 Порядка, указанный документ помещается в одно из дел (томов дел), подлежащих дальнейшему хранению (не подлежащих уничтожению (удалению из ФГИС ЕГРН) одновременно с указанным томом дела), в описях которых содержится указание на данный документ. Одновременно в описи вносятся соответствующие изменения.

37. При закрытии в случаях, предусмотренных пунктами 43, 50 Порядка, реестровых дел на титульных листах каждого тома закрываемого реестрового дела указываются дата закрытия реестрового дела, а также причина его закрытия.

38. Закрытым делам присваивается статус "архивное".

Если в реестровое дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такие документы прошиваются прочными нитками (шнуром) с учетом возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к прошивке металлические предметы из документов удаляются. В конце дела (тома дела) помещается лист-заверитель (приложение N 3), на котором цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Закрытые реестровые дела должны быть доступны для работы с ними в целях просмотра содержащихся в них документов, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, сведений на основании содержащихся в них документов, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях.