3.8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения в соответствии с положениями, установленными пунктами 7.16 - 7.22 Правил делопроизводства и пунктами 4.11 - 4.13 Правил 2015 г.

При этом особое внимание целесообразно уделить следующим положениям:

на дела с истекшими сроками хранения делопроизводители структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме акта, установленного Правилами 2015 г. (приложение N 21);

на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, установленной приложением N 21 к Правилам 2015 г.); форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении N 21 к настоящим Методическим рекомендациям;

Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе предложений структурных подразделений составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям);

дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 г.);

дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела;

остальные документы с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего государственного органа, органа местного самоуправления (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период;

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу;

согласованные ЦЭК (ЭК) государственного органа, органа местного самоуправления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем государственного органа, органа местного самоуправления только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям; после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию;

передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.