3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству определяется структурное подразделение (подразделения), осуществляющее прием и обработку поступающей в государственный орган, орган местного самоуправления корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

проверку правильности адресования поступивших документов и правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов и пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов и пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов и пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций, судебных и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации) <41>. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении N 11 к настоящим Методическим рекомендациям;

--------------------------------

<41> К нерегистрируемым документам относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях (бухгалтерские отчеты, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные; ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации; анкеты (резюме); графики, наряды, заявки, разнарядки; научные отчеты, научно-техническая и проектная документация; печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты; поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты; формы документов, бланки и др. документы.

передачу документов, требующих регистрации, на участок регистрации и сканирования документов;

выделение документов, адресованных в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

передачу документов, не требующих регистрации в структурные подразделения и должностным лицам;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

порядок действий в случае установления факта неправильной адресации документов, некомплектности документов, повреждения документа или конверта (пакета), наличия на конверте (пакете) грифа ограничения доступа к документу или пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и др.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:

ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления или на следующий рабочий день;

при обнаружении повреждения входящего документа или его приложений, при отсутствии документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах (один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й - приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение);

конверты, в которых поступили документы, уничтожаются (за исключением обращений граждан и иных документов, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и/или дата отправки, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой "Лично" - непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа - работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера;

документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно;

информирование руководителя Службы делопроизводства при поступлении подозрительных почтовых отправлений.

В Инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено, что при поступлении документов из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 3.15 Правил делопроизводства на всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления (см. пункт 26 Приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям).

В соответствии с пунктом 3.16 Правил делопроизводства электронные документы, поступившие из других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", Портал государственных и муниципальных услуг, принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

В соответствии с пунктом 3.17 Правил делопроизводства порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации <42>, за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия <43> и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию <44>.

--------------------------------

<42> Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. N 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 15, ст. 2293).

<43> Постановление N 1494.

<44> Приказ Минкомсвязи России и ФСО России N 186/258.

В соответствии с пунктом 3.19 Правил делопроизводства Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.