VIII. Особенности делопроизводства в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

72. Порядок получения, рассмотрения и исполнения документов.

72.1. Поступившая корреспонденция, адресованная директору, заместителям директора, а также в Росгвардию без указания конкретного структурного подразделения Росгвардии, регистрируется в УДиР Росгвардии.

Корреспонденция, адресованная в конкретные структурные подразделения Росгвардии, регистрируется в подразделениях делопроизводства и режима этих подразделений.

72.2. Срочная корреспонденция, поступающая после окончания рабочего дня, сдается должностным лицом узла фельдъегерско-почтовой связи стационарного узла связи войсковой части 3472: до 20 часов - дежурному по УДиР Росгвардии, после 20 часов - оперативному дежурному Центрального командного пункта войск национальной гвардии Российской Федерации <1>, который регистрирует ее в журнале учета пакетов. Оперативный дежурный докладывает о содержании поступивших документов руководству Росгвардии и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей (начальников) структурных подразделений Росгвардии, о чем делает соответствующую отметку на документе.

--------------------------------

<1> Далее - "оперативный дежурный".

72.3. Документы, полученные непосредственно военнослужащими (сотрудниками) структурных подразделений Росгвардии из воинских частей (организаций) или других учреждений и организаций, адресованные Росгвардии или конкретному руководителю (начальнику) структурного подразделения Росгвардии, должны быть переданы для регистрации в УДиР Росгвардии или подразделение делопроизводства и режима соответствующего структурного подразделения Росгвардии.

72.4. Корреспонденция по вопросам международного сотрудничества, в том числе на иностранных языках, а также письменные обращения иностранных граждан, направляется в управление международного сотрудничества ГОрУ Росгвардии для предварительного рассмотрения, перевода или аннотации. После рассмотрения таких документов они направляются для регистрации в УДиР Росгвардии (при необходимости доклада директору или его заместителю) либо в соответствующее структурное подразделение Росгвардии.

72.5. УДиР Росгвардии в день поступления документов передает их в аппараты директора и его заместителей для рассмотрения и подготовки поручений соответствующим руководителям (начальникам) структурного подразделения Росгвардии.

72.6. В случае если документ исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов не подлежит докладу руководству Росгвардии, он направляется начальником УДиР Росгвардии (его заместителем) или начальниками аппаратов директора, его заместителей в структурное подразделение центрального аппарата Росгвардии, воинскую часть (организацию), в компетенцию которого входит рассмотрение вопросов, изложенных в документе.

72.7. Проекты указаний директора и заместителей директора по исполнению документов готовятся их аппаратами.

На бланке указания по исполнению документа проставляется его регистрационный номер. При необходимости указания директора могут быть подготовлены в виде отдельного поручения, которому присваивается регистрационный номер исходящего документа, а текст переносится в информационное поле (краткое содержание) электронной учетной формы.

72.8. Документы, требующие срочного решения в соответствии с указаниями директора, направляются головному исполнителю, а соисполнителям - электронные или бумажные копии, необходимое количество которых готовится УДиР Росгвардии.

Ознакомление со срочными документами, не подлежащими копированию, организует головной исполнитель.

72.9. Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля: ГОрУ Росгвардии, Главное оперативное управление Росгвардии <1>, Договорно-правовой департамент Росгвардии <2> и УДиР Росгвардии.

--------------------------------

<1> Далее - "ГОУ Росгвардии".

<2> Далее - "ДПД Росгвардии".

72.10. ГОрУ Росгвардии осуществляет общий контроль за исполнением:

поручений Правительства Российской Федерации, решений Совета Безопасности Российской Федерации, решений (поручений) и указаний руководства Росгвардии;

решений коллегии Росгвардии, объединенных коллегий Росгвардии, протоколов заседаний коллегий Росгвардии, протоколов оперативных совещаний у директора;

приказов и распоряжений Росгвардии по конкретным вопросам, а также перечней поручений, планирующих и иных документов межотраслевого характера.

72.11. ГОУ Росгвардии осуществляет контроль:

за планами, утвержденными директором, начальником Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации - первым заместителем директора, если иное не установлено особо;

за поручениями директора и начальника Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации - первого заместителя директора, связанными с планированием применения сил и средств войск национальной гвардии.

72.12. ДПД Росгвардии осуществляет контроль:

за соответствием издаваемых Росгвардией нормативных правовых актов, ненормативных актов управления, представляемых на подпись директору, заключаемых международных договоров и международных документов законодательству Российской Федерации;

за планируемыми мероприятиями по вопросам нормотворческой деятельности в Росгвардии;

за исполнением судебных актов и иных судебных документов предъявленных к Росгвардии и направленных в соответствующие структурные подразделения Росгвардии для исполнения.

72.13. УДиР Росгвардии осуществляет контроль за исполнением:

поручений, данных директором и заместителями директора, по рассмотренной ими корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции ГОрУ, ГОУ, ДПД Росгвардии, предложений, заявлений, жалоб граждан и организаций, писем и запросов депутатов всех уровней;

документов, поступивших из высших органов государственной власти Российской Федерации с пометкой "Срочно" и "Оперативно".

72.14. Если поручение поступило в Росгвардию с задержкой и сроки его выполнения истекли или объективно недостаточны для своевременного выполнения, то ГОрУ (УДиР) Росгвардии обеспечивает уточнение сроков выполнения поручения с контрольными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации. По иным поручениям согласование сроков их выполнения проводится ответственным исполнителем с последующим письменным уведомлением субъекта контроля.

72.15. Передача документов, зарегистрированных в УДиР Росгвардии, из одного структурного подразделения Росгвардии в другое осуществляется через УДиР Росгвардии, в исключительных случаях - через их подразделения делопроизводства и режима с обязательным уведомлением УДиР Росгвардии.

72.16. При возвращении документа из структурного подразделения Росгвардии в УДиР Росгвардии (после ознакомления или исполнения) повторная регистрация его не производится, а делается отметка в соответствующих учетах.

72.17. Поступившие в структурные подразделения Росгвардии документы, на которых проставлен штамп "Подлежит возврату в УДиР", возвращаются в течение недели, если не оговорен иной срок.

73. Порядок подготовки исходящих документов и документов внутреннего обращения.

73.1. Подготовка проекта исходящего документа, представляемого на подпись директору или его заместителю, осуществляется на чистом листе бумаги. После окончательного согласования текста документа со всеми заинтересованными структурными подразделениями Росгвардии он печатается на гербовом бланке с указанием номера бланка на оборотной стороне 2 и 3 экземпляров.

В тексте проекта запроса о предоставлении каких-либо сведений из воинских частей (организаций) указывается контактная информация о структурном подразделении Росгвардии, ответственном за сбор и обобщение этих сведений.

73.2. Документы, подписанные руководством Росгвардии, руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии и направленные в другие организации, а также воинские части (организации), являются исходящими, и им присваивается учетный номер, который указывается через дробь после соответствующего индекса (например: 1/1234, 12/3-456).

73.3. Передача подготовленных документов на подпись директору и заместителям директора осуществляется через их аппараты.

К представляемому на подпись (утверждение, согласование) директору документу прилагаются материалы, послужившие основанием его подготовки, письма (записки) о согласовании проекта ответа соисполнителями. В необходимых случаях к документу прилагаются финансово-экономическое обоснование, другие расчеты и обоснования, таблицы разногласий и заключения, иная справочная информация.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.

73.4. Факт приема документов, имеющих гриф ограничения доступа, военнослужащими (сотрудниками) аппарата директора (заместителя директора) фиксируется их подписью с проставлением даты в одной из следующих форм, представляемых исполнителем: описи документов, находящихся у исполнителя, реестре, разносной книге (приложение N 55 к настоящей Инструкции) или в расписке.

Учет принятых на рассмотрение и подпись документов в аппарате директора (заместителя директора) осуществляется в журналах учета документов, полученных на подпись (приложение N 56 к настоящей Инструкции).

73.5. При наличии замечаний и предложений к проекту подготовленного документа по поручению директора (заместителя директора либо руководителя соответствующего аппарата) ответственный исполнитель устраняет имеющиеся в документе недостатки и повторно представляет его на подпись или согласование.

73.6. Документы, подписанные руководством Росгвардии, начальником (заместителем начальника) ГОрУ Росгвардии направляются адресатам за регистрационными номерами УДиР Росгвардии, если не установлен иной порядок.

73.7. Исходящие документы структурных подразделений Росгвардии подписываются только руководителями (начальниками) этих подразделений или их заместителями. Такие документы регистрируются и рассылаются подразделением делопроизводства и режима структурного подразделения Росгвардии.

73.8. Документы за подписью руководства Росгвардии готовятся в следующем количестве экземпляров:

73.8.1. При направлении документа в один адрес он готовится в двух экземплярах: первый на бланке установленного образца для отправки, второй - на простых листах. Второй экземпляр с необходимыми визами хранится в УДиР Росгвардии. Электронная копия документа направляется по СЭД в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.

Документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся в трех экземплярах. Также в трех экземплярах готовятся документы подразделений, которым невозможно направить электронные копии.

В этом случае третий экземпляр документа готовится на простых листах и направляется в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.

Если документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся на бланке и не подлежат сканированию, на втором и третьем экземплярах этих документов с оборотной стороны под отметкой об исполнителе указывается номер бланка.

73.8.2. При направлении нормативного правового акта, разработанного в Росгвардии, иного документа, содержащего позицию Росгвардии по проекту нормативного правового акта, поступившего на рассмотрение или согласование в Росгвардию, или по проекту заключения, официального отзыва Правительства Российской Федерации на проект федерального закона, а также межведомственного соглашения (протокола) (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) исполнитель готовит дополнительный (четвертый) экземпляр документа (на простом листе), который вместе с копиями прилагаемых в адрес документов и материалов направляется в ДПД Росгвардии.

Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в ДПД Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление электронной копии документа и прилагаемых материалов.

73.8.3. При направлении документов с идентичным содержанием нескольким адресатам (в подлинниках): документ готовится по количеству адресатов на бланках установленного образца - для отправки; два дополнительных экземпляра: один - на простом листе с необходимыми визами и указателем рассылки - для хранения в УДиР Росгвардии; второй (с указателем рассылки) - для хранения в структурном подразделении Росгвардии, подготовившем документ.

Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в структурное подразделение Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление его электронной копии.

73.8.4. При направлении адресатам копий документа: документ готовится в двух экземплярах - первый с необходимыми визами (визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника), указателем рассылки, установленного образца, - для хранения в УДиР Росгвардии; второй экземпляр - для хранения в структурном подразделении, подготовившем документ.

Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в структурное подразделение Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление его электронной копии.

73.9. Изготовление необходимого для отправки количества копий документа осуществляется структурным подразделением Росгвардии, подготовившим этот документ.

73.10. Экземпляр документа, подлежащий хранению в деле структурного подразделения Росгвардии, его подготовившего, с сопутствующими материалами (при их наличии) возвращается в данное подразделение, как правило, на следующий рабочий день после завершения процедуры его регистрации в УДиР Росгвардии.

Экземпляр документа, поступивший в структурное подразделение Росгвардии, учитывается как входящий документ и передается установленным порядком исполнителю.

73.11. Документы, представляемые на подпись руководству Росгвардии (или их копии), визируются руководителем (начальником) структурного подразделения Росгвардии, подготовившего документ, руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии, являющимися соисполнителями, а также начальником соответствующего подразделения делопроизводства и режима структурного подразделения Росгвардии на предмет его соответствия требованиям настоящей Инструкции. Документы, подписываемые директором, дополнительно визируются заместителем (заместителями) директора (в соответствии с распределением обязанностей).

73.12. Докладные записки (рапорты) на имя руководства Росгвардии, подготовленные в структурных подразделениях Росгвардии, подлежат обязательной регистрации до внесения на рассмотрение директору (заместителям директора). По результатам рассмотрения материалы возвращаются в соответствующее структурное подразделение Росгвардии для доведения полученных поручений до всех заинтересованных должностных лиц.

73.13. Подготовленные структурным подразделением Росгвардии документы внутреннего обращения (планы, справки и другие), а также предложения в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию могут передаваться в другие структурные подразделения Росгвардии под подпись в реестре (разносной книге): с грифом "секретно" - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и с пометкой "Для служебного пользования" - без регистрации. Переданные таким образом документы с грифом "секретно" и пометкой "Для служебного пользования" подлежат возврату в подразделение, подготовившее документ.

73.14. Прием документов для отправки осуществляется по регламенту служебного времени группы исходящей корреспонденции отдела документационного обеспечения УДиР Росгвардии. Выявленные в документах ошибки устраняются исполнителем до отправки. Неправильно оформленные или недооформленные экземпляры документов возвращаются в подразделение, подготовившее документ, на доработку. Доработанный документ представляется в УДиР Росгвардии в течение суток.

73.15. В выходные и праздничные дни на отправку через УДиР Росгвардии принимаются только документы, сроки исполнения которых истекают до начала следующего рабочего дня.

73.16. Документы на отправку или на подшивку в дела сдаются под подпись должностного лица УДиР Росгвардии в описи документов, находящихся у исполнителя.

Документы, поставленные на контроль, принимаются для формирования в дела после снятия их с контроля и проставления соответствующей отметки.

74. Порядок работы с нормативными правовыми актами.

74.1. Нормативные правовые акты, подписанные руководством Росгвардии, учитываются в УДиР Росгвардии.

74.2. Рассылка ведомственных нормативных правовых актов производится УДиР Росгвардии согласно указателю рассылки, составленной исполнителем, утвержденной начальником соответствующего структурного подразделения Росгвардии и согласованной с начальником УДиР Росгвардии.

74.3. С целью обеспечения воинских частей (организаций) нормативными правовыми актами Росгвардии и создания необходимого их резерва УДиР Росгвардии по согласованию с исполнителем может вносить в указатель рассылки изменения и дополнения.

74.4. Учет федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, нормативных правовых актов Росгвардии осуществляется отдельно от другой служебной корреспонденции.

74.5. Документы после регистрации и подготовки по ним проектов решений, обеспечивающих их исполнение, первоначально докладываются руководству Росгвардии и с его указаниями направляются соответствующему руководителю (начальнику) для исполнения.

74.6. Поступившие законодательные и иные нормативные правовые акты, направленные для ознакомления руководству Росгвардии, начальникам структурных подразделений Росгвардии, подлежат возврату в УДиР Росгвардии не позднее 3 суток с даты получения.

74.7. Возвращенные в УДиР Росгвардии нормативные правовые акты (после ознакомления и исполнения) передаются для дальнейшего хранения в ДПД Росгвардии.

75. В целях упорядочивания классификации документов, полной и качественной информации о формировании документального фонда, а также для организации информационно-справочной работы в центральном аппарате Росгвардии составляются номенклатуры дел структурных подразделений Росгвардии и номенклатура дел Росгвардии.

76. Номенклатура дел структурного подразделения Росгвардии подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с УДиР Росгвардии, утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения Росгвардии, копия утвержденной номенклатуры дел направляется в УДиР Росгвардии.

77. Номенклатура дел Росгвардии составляется УДиР Росгвардии на основе номенклатур дел структурных подразделений Росгвардии.

Номенклатура дел Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, согласовывается с ЦЭК Росгвардии и утверждается директором. Один раз в 5 лет номенклатура дел Росгвардии согласовывается с федеральным государственным архивом, в который документы передаются на государственное хранение.

В итоговую запись номенклатуры дел Росгвардии сведения вносятся на основании данных, поступивших из структурных подразделений Росгвардии.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

21 марта 2017 г.