Документ утратил силу или отменен. Подробнее см. Справку

Раздел 4. Хранение документов

РАЗДЕЛ 4

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России N 318-П.

(в ред. Указания Банка России от 01.12.2011 N 2736-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

(п. 4.1 в ред. Указания Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы и регистры бухгалтерского учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. Несброшюрованные бухгалтерские документы за операционный день до проверки полноты формирования документов дня, не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем, должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, действовавшим на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).

Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых составляет свыше десяти лет, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции, а передача на хранение - в порядке, определенном в абзацах втором и третьем настоящего пункта.

Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.

(п. 4.2 в ред. Указания Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

(в ред. Указания Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

(в ред. Указания Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

(в ред. Указания Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

В отдельные сшивы (папки), при хранении документов на бумажном носителе, помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения.

(в ред. Указания Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

(абзац введен Указанием Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.

(абзац введен Указанием Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

(в ред. Указания Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

4.6. Утратил силу с 1 января 2010 года. - Указание Банка России от 25.11.2009 N 2343-У.

(см. текст в предыдущей редакции)

4.7. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

"Срок хранения _______________________________________________

Архивный индекс ______________________________________________

(полное или сокращенное фирменное наименование

кредитной организации (наименование ее

филиала)

(в ред. Указания Банка России от 06.07.2010 N 2477-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Документы за "__" ___________ ____ г.

по балансовым счетам по внебалансовым счетам

Сумма ___________________ руб. __ коп. __________ руб. __ коп.

Из них:

хранятся на бумажном носителе и находятся в отдельных папках:

кассовые документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.;

по операциям с иностранной валютой:

бухгалтерские документы _______ руб. __ коп. ________ руб. __ коп.

срок хранения _______________

кассовые документы _________ руб. __ коп. ___________ руб. __ коп.

срок хранения _______________

по операциям с драгоценными металлами:

бухгалтерские документы ________ руб. __ коп. _______ руб. __ коп.

срок хранения _______________

кассовые документы __________ руб. __ коп. __________ руб. __ коп.

срок хранения _______________

и т.д. по документам с разными сроками хранения;

хранятся в электронном виде:

кассовые документы _________ руб. __ коп. __________ руб. __ коп.;

бухгалтерские документы _______ руб. __ коп. ________ руб. __ коп.

и т.д. по документам с разными сроками хранения.".

В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:

"документы сброшюрованы и подшиты ____________________________

__________________________________________________________________

(подпись бухгалтерского работника, осуществившего сшив и проверку

полноты сброшюрованных документов)".

На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись: "С данными бухгалтерского учета сверено" - и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.

(п. 4.7 в ред. Указания Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.8. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, установленными пунктами 4.2 - 4.7 настоящего раздела.

(в ред. Указания Банка России от 25.11.2009 N 2343-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.9. Выемка бухгалтерских документов (далее - выемка документов) производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).

Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.

Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.

На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.

(п. 4.9 в ред. Указания Банка России от 06.07.2010 N 2477-У)

(см. текст в предыдущей редакции)