V. Организация контроля и исполнения документов и поручений

36. Контроль представляет собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах <1>.

--------------------------------

<1> Далее - "поручение".

Командир (начальник) воинской части (организации) при необходимости может поставить на контроль внутренний документ, а также документ, поступивший из подчиненной воинской части (организации) или сторонней организации. Это решение оформляется специально сделанной на документе резолюцией "На контроль" и назначением лица, ответственного за точное и своевременное выполнение принятых решений.

37. Контроль за выполнением поручений включает следующие мероприятия:

37.1. Систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных карточек и карточек-уведомлений (приложения NN 43, 44 к настоящей Инструкции).

37.2. Периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений.

37.3. Осуществление по указанию соответствующих руководителей (начальников) проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада командиру (начальнику).

37.4. Подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.

38. Организация контроля за выполнением воинскими частями (организациями) поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, решений Совета Безопасности Российской Федерации, решений, поручений и указаний руководства Росгвардии возлагается на Главное организационное управление Росгвардии <2>.

--------------------------------

<2> Далее - "ГОрУ Росгвардии".

39. В территориальных органах Росгвардии, ОТО, соединениях, воинских частях и организациях войск национальной гвардии контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля: штабные подразделения (или иные подразделения, осуществляющие функции анализа, планирования и контроля) <3>, правовые подразделения, подразделения делопроизводства и режима.

--------------------------------

<3> Далее - "штабные подразделения".

40. Штабные подразделения осуществляют контроль за выполнением:

40.1. Поручений, поступивших из вышестоящих органов управления.

40.2. Решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции воинских частей (организаций).

40.3. Решений коллегии Росгвардии, протоколов заседаний коллегий Росгвардии, протоколов оперативных совещаний Росгвардии, перечней поручений у директора.

40.4. Решений и протоколов совещаний, приказов и распоряжений директора, командира (начальника) по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера.

41. Правовые подразделения осуществляют контроль:

41.1. За соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись соответствующему командиру (начальнику) проектов правовых актов, государственных контрактов, договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд войск национальной гвардии.

41.2. За исполнением судебных актов и иных судебных документов, предъявленных к войскам национальной гвардии и направленным в соответствующие подразделения войск национальной гвардии для исполнения.

42. Подразделения делопроизводства и режима осуществляют контроль за выполнением поручений, данных соответствующим командиром (начальником):

42.1. По рассмотренной им корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции штабных и правовых подразделений.

42.2. По обращениям граждан и организаций, парламентским запросам, запросам и обращениям членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

43. Контроль осуществляется за исполнением поручений как поступающих из вышестоящих, так и направляемых в подчиненные воинские части (организации).

44. На документах, подлежащих контролю, субъектом контроля проставляется штамп "Контроль" или "Особый контроль".

Поручения, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов (поручений) или в автоматизированной системе (базе данных) контроля за исполнением поручений.

При карточном учете контрольных поручений заполненные карточки контроля (приложение N 45 к настоящей Инструкции) после вручения документов исполнителю помещаются в контрольную картотеку по срокам их исполнения. В картотеках, кроме отделений по числу дней месяца, предусматриваются дополнительно три отделения для карточек на документы: неисполненные в предыдущем месяце; исполнение которых намечено на следующий месяц или другой, более длительный срок; исполненные (архив).

Автоматизированный контроль за выполнением документов осуществляется с использованием специализированного программного обеспечения, отвечающего требованиям настоящей Инструкции.

45. Субъекты контроля осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

Подразделение-исполнитель, которому поручено исполнение мероприятия, обязано самостоятельно установить контакт с должностным лицом, осуществляющим контроль за выполнением данного поручения.

46. Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

46.1. Промежуточный - за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения.

46.2. Заключительный - по окончании выполнения поручения в целом (в части, касающейся войск национальной гвардии) посредством сбора сведений о выполнении мероприятий, содержащихся в нем, и проверки результатов.

47. В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по указанию командира (начальника) воинской части (организации) может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов в заинтересованные инстанции. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и после согласования с ответственными исполнителями утверждается командиром (начальником), давшим поручение о его разработке. Контроль за выполнением плана осуществляет соответствующий субъект контроля. Копии плана контроля или выписки из него в части, касающейся войск национальной гвардии, направляются руководителям (начальникам) структурных подразделений воинской части (организации), являющихся ответственными исполнителями и соисполнителями.

48. Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за выполнением особо значимых поручений или поручений, имеющих несколько этапов выполнения:

48.1. Осуществляет периодический сбор сведений о ходе исполнения поручений.

48.2. Анализирует полученную информацию, при необходимости готовит предложения командиру (начальнику) по обеспечению своевременного исполнения поручений.

48.3. По указанию командира (начальника) проводит проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае необходимости представителей других структурных подразделений.

49. При заполнении контрольных карточек и карточек-уведомлений (приложения NN 43, 44 к настоящей Инструкции) на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.

50. Документы (поручения) подлежат исполнению:

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то - до последнего дня месяца);

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно";

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "срочно";

незамедлительно, если в тексте поручения имеются пометки "весьма срочно";

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

Срок исчисляется в календарных днях с даты поступления (регистрации) документа.

По отдельным видам документов (поручений) могут устанавливаться иные сроки их исполнения, определенные соответствующими нормативными правовыми актами.

51. Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

52. В случае невозможности выполнения поручения в установленный срок решение о продлении (переносе) срока может быть принято только руководителем (начальником), давшим это поручение.

При необходимости изменения срока выполнения поручения представляется рапорт на имя командира (начальника), давшего поручение, не позднее трех дней до истечения установленного срока, с изложением мотивированной просьбы о его продлении и указанием конкретных мер, которые необходимо осуществить для выполнения поручения, а также реальном сроке выполнения.

53. Исполнение срочных поручений не продлевается.

54. Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать субъект контроля.

55. О нарушении сроков исполнения документов незамедлительно докладывается командиру (начальнику) воинской части (организации).

56. Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несут начальники структурных подразделений воинской части (организации), определенные в указаниях по исполнению документа. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то работу по его выполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или отмеченное символом "*" или словами "созыв", "ответственный", которое готовит и согласовывает с соисполнителями итоговый документ.

57. При необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

58. В случаях, когда воинская часть (организация) или ее структурное подразделение определена соисполнителем поручения, она обязана представить ответственному исполнителю предложения, подписанные соответствующим командиром (начальником), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

59. При необходимости расширения числа соисполнителей или переназначения ответственного исполнителя поручения представляется рапорт на имя командира (начальника), давшего поручение, с указанием мотивированной причины внесенного предложения. Указанные изменения фиксируются в карточке контроля (базе данных). При переназначении исполнителя подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется вновь назначенному ответственному исполнителю.

60. С поручения, требующего срочного исполнения, копии для одновременной рассылки могут быть сняты по указанию начальника подразделения делопроизводства и режима. Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется ответственному исполнителю.

61. Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в другие воинские части (организации) и (или) ведомства, осуществляется непосредственно исполнителем.

62. Поручение считается исполненным и снимается с контроля, если:

62.1. Исполнены все принятые в соответствии с поручением решения (рассмотрены все поставленные вопросы и приняты необходимые меры).

62.2. Результаты рассмотрения разработанных документов должностным лицом, давшим первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все документы, им подписанные, отправлены адресатам.

62.3. Результаты исполнения сообщены в контролирующий орган и получено подтверждение о снятии данного поручения с контроля.

63. Указанные сведения заносятся в карточку (журнал) контроля или в автоматизированную систему (базе данных) контроля.

Если о выполнении поручения доложено командиру (начальнику) воинской части (организации) в устной форме, в карточке (журнале) контроля делается соответствующая запись за подписью начальника подразделения, ответственного за выполнение данного поручения.