64. Разработка и ведение номенклатуры дел.

64.1. Документальный фонд воинской части (организации) составляют документы, созданные в ней и полученные ею в результате взаимодействия с другими воинскими частями (организациями), организациями и гражданами.

Основой формирования документального фонда воинской части (организации) является номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции), которая используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

64.2. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) разрабатывается в целях правильного формирования дел, систематизированного хранения документов и оперативного их поиска.

64.3. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел (приложение N 47 к настоящей Инструкции). Порядковые номера по номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) являются номерами дел текущего года. Кроме того, номенклатура дел - это классификационный справочник, который используется для ведения информационно-справочной работы.

64.4. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) разрабатывается исходя из задач, решаемых воинской частью (организацией) и составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения, на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности воинской части (организации), ее структурных подразделений.

64.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях Росгвардии, уставами или положениями о воинской части (организации), положениями о структурных подразделениях воинской части (организации), штатами, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

64.6. В структурных подразделениях воинской части (организации), имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции). Отдельная номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) составляется и для ведения делопроизводства в пунктах временной дислокации. В таких случаях в воинской части (организации) составляется номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции), в которую включаются дела, формируемые в делопроизводстве структурных подразделений, а также дела временно действующих подразделений.

64.7. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) на следующий календарный год разрабатывается в конце текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других структурных подразделений, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, один раз в 5 лет согласовывается с архивом вышестоящего органа управления.

Номенклатура дел утверждается командиром (начальником) воинской части (организации) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае изменения функций и структуры воинской части (организации) новая номенклатура дел подлежит переработке, согласованию с архивом вышестоящего органа управления и утверждению соответствующим командиром (начальником).

64.8. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) учитывается по журналу (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции) и хранится в течение года у начальника подразделения делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение.

64.9. При передаче дел в архив вышестоящего органа управления представляются заверенные копии утвержденных номенклатур дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) за соответствующий период для контроля за полнотой сдачи дел на хранение.

В структурные подразделения воинской части (организации) выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

64.10. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатом, штатным расписанием) воинской части (организации). Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования ее структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, степени секретности и срокам хранения документов.

При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.

64.11. Дела, предусматриваемые номенклатурой дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции), заводятся по следующим основным признакам:

предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации);

виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое);

адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими воинскими частями, организациями).

64.12. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая переписка", "входящие документы"), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.

64.13. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела или разновидности документов;

наименование органа управления, воинской части (организации) или структурного подразделения (автора документа);

наименование органа управления, воинской части (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Сведения, составляющие государственную тайну, в заголовки дел не включаются.

64.14. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

64.15. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

64.16. В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

Наименование органа управления, воинской части (организации) в качестве автора документов указывается кратко.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

64.17. В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы (отчеты).

64.18. В номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) включаются также дела временно действующих органов (комиссий, советов и других), не законченные производством дела прошлых лет (переходящие) и дела с документами, поступившими из воинских частей (организаций) для продолжения их ведения.

Не законченные производством дела прошлых лет (переходящие дела) вносятся в номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) следующего года, как правило, за порядковым номером в номенклатуре дел текущего года.

После введения в действие новой номенклатуры дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) делается отметка в номенклатуре дел истекшего года о перерегистрации переходящего дела: "Переходящее, ведется с ____ года".

В номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) вносится также журнал учета журналов и картотек (приложение N 25 к настоящей Инструкции).

64.19. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре подписью лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения. По законченным делам (томам дел) в номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) производятся записи о дате окончания ведения дела (тома дела), количестве листов в нем и других необходимых данных.

64.20. Если в течение календарного года возникает необходимость в заведении новых дел, они вносятся в номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) дополнительно с письменного разрешения командира (начальника) воинской части (организации) по представлению руководителей структурных подразделений, согласованному с начальником подразделения делопроизводства и режима, для чего в каждом разделе номенклатуры дел при ее формировании предусматриваются резервные номера.

64.21. Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения <1>.

--------------------------------

<1> Перечень документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии с указанием сроков хранения, утверждается отдельным нормативным правовым актом Росгвардии.

64.22. Не подлежат включению в номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) какие-либо отдельные документы длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

64.23. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима (лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел). Итоговые данные сообщаются в соответствующий архив.

64.24. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, в графе "Примечание" номенклатуры дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) делается запись - "Дело не заводилось".

64.25. После проведения годовой проверки наличия документов номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) подшивается в дело с номенклатурами дел.

64.26. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) и утвердить ее в установленном порядке.

65. Формирование и оформление дел.

65.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции).

65.2. Номенклатурные дела формируются подразделением делопроизводства и режима и лицами, ответственными за ведение дел в структурных подразделениях воинской части (организации).

Порядок ведения и хранения дел в структурных подразделениях воинской части (организации) определяется ее командиром (начальником) по представлению начальника подразделения делопроизводства и режима.

65.3. Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:

в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением документов, переходящих сроком исполнения на следующий год;

запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

по объему дело со сроком хранения 10 лет и более не должно превышать 250 листов и (или) 4 см по толщине (толщина остальных дел - не должна превышать 10 см <1>);

--------------------------------

<1> Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК).

при наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и далее;

документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании, документ-ответ помещается за документом-запросом;

в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле;

подлинники издаваемых приказов и распоряжений группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

в отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума;

протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела, протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления;

перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года;

письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению;

при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием номера дела предыдущего года.

65.4. При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен быть более 10 дней.

Неисполненные, не имеющие надписи "В дело N __", подлежащие возврату или неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.

65.5. Несекретные документы разрешается подшивать вместе с секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела, имеют к ним прямое отношение.

Документы, имеющие приложения, при подшивке в дело вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция, отметки о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делаются.

65.6. Дела заводятся по мере поступления документов на подшивку и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под подпись в номенклатуре дел с указанием даты.

65.7. Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел (приложение N 47 к настоящей Инструкции). Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

Основанием для заведения второго и последующих томов дела является окончание и постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале учета законченных производством дел (приложение N 47 к настоящей Инструкции).

Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

65.8. По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.

65.9. Контроль за правильным формированием дел осуществляется подразделением делопроизводства и режима.

65.10. Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончании года и включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; проставление нумерации листов в деле; составление заверительного листа и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

Оформление дел производится военнослужащими (сотрудниками), ответственными за их ведение.

65.11. На обложке дела указывается гриф секретности ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", пометка "Для служебного пользования") <1>, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, наименование воинской части (организации) и структурного подразделения, номер дела, номер тома, наименование (заголовок) дела в соответствии с номенклатурой дел, даты заведения и окончания дела (после окончания дела), количество листов в деле, срок хранения, номера статей по перечню, инвентарный номер. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно".

--------------------------------

<1> Проставляется без кавычек.

65.12. При определении крайних дат дел следует руководствоваться следующими основными правилами датировки документов:

65.12.1. Даты начала и окончания дела, проставляемые в номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) и на обложке законченного производством дела, должны соответствовать датам регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, подшитых в указанное дело (том дела), независимо от места нахождения этих документов в деле (томе дела).

При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца указывается прописью. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках указанных дел.

65.12.2. На делах с протоколами заседаний коллегии, военных советов, совещаний проставляются даты проведения первого и последнего заседания.

65.12.3. На делах с подлинниками приказов проставляются даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами - даты утверждения.

65.12.4. Если в деле имеются документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами документов делается оговорка: "Имеются документы за ____ годы", а при необходимости после заголовка указываются также наименования этих документов.

65.13. Одновременно с делом заводится карточка учета выдачи дел <1> (приложение N 48 к настоящей Инструкции), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая приобщается к заполненной карточке, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается. При сдаче в архив карточка остается в подразделении делопроизводства и режима до минования надобности.

--------------------------------

<1> Допускается использовать карточку учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну.

65.14. На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается список военнослужащих (сотрудников) воинской части (организации), которым разрешено ознакомление с делом (томом дела). Указанный список подписывается начальником того структурного подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима. Изменения в список вносятся с разрешения начальника подразделения делопроизводства и режима по представлению начальника структурного подразделения.

65.15. Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другое), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, карты, рукописи, графика и тому подобное) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно римскими цифрами и помещаются в начале дела.

65.16. По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов, находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество внесенных в нее документов (например: "Всего во внутреннюю опись внесено ___ документов на ____ листах").

Данная запись заверяется подписью военнослужащего (сотрудника), оформившего опись, с указанием его должности, инициалов и фамилии.

Исправления во внутренних описях документов, находящихся в деле, оговариваются и заверяются подписями двух работников подразделения делопроизводства и режима.

65.17. Законченное производством дело (том дела) прошивается (сброшюровывается) и опечатывается. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется подписью военнослужащего, оформляющего дело (том дела) (например: "Всего в дело ____ подшито листов, кроме того, внутренняя опись на ____ листах"). Заверительный лист не нумеруется.

Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Абзац исключен. - Приказ Росгвардии от 26.09.2019 N 330.

65.18. Дела со дня их заведения до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

65.19. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

65.20. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя или храниться в папке с клапанами, а по окончании года - подшиваться в дело. В таких делах ведется внутренняя опись документов <1>, находящихся в деле, и оформляется обложка дела.

--------------------------------

<1> Дела со сроком хранения до 10 лет включительно могут оформляться частично (не производится пересистематизация документов в деле, внутренняя опись документов не составляется), но с обязательным соблюдением установленных требований по оформлению секретных дел.

При необходимости военнослужащим (сотрудникам) выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в учетах выдачи носителей сведений проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

65.21. Дела выдаются военнослужащим (сотрудникам), которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в карточке учета выдачи и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня. По указанным карточкам подразделение делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет контроль за своевременным возвращением дел.

Отдельные документы из дела могут выдаваться на более длительный срок.

65.22. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения начальника структурного подразделения воинской части (организации). На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для отметок о получении и приеме дела.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения командира (начальника) воинской части (организации) по актам приема-передачи.

65.23. Изъятие из дела (тома дела) документов или перемещение их из одного дела (тома дела) в другое производится в исключительных случаях с разрешения начальника подразделения делопроизводства и режима. При этом в дело (том дела) помещается справка-заместитель (приложение N 49 к настоящей Инструкции). В случае если документы из дел изымаются безвозвратно, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и учетных формах делаются соответствующие отметки.

При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам (карточкам) учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале (карточке) учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе (приложение N 49 к настоящей Инструкции).

Справка-заместитель (приложение N 49 к настоящей Инструкции) подписывается военнослужащим (сотрудником) подразделения делопроизводства и режима и начальником структурного подразделения воинской части (организации), с согласия которого изымаются документы. Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и на заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.

65.24. В каждом структурном подразделении воинской части (организации) выделяются военнослужащие (сотрудники), ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

65.25. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

65.26. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в запирающихся шкафах, сейфах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается рядом со стеллажом, на внутренней стороне шкафа (сейфа).

65.27. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении (возврате) дел, при смене начальника структурного подразделения воинской части (организации), начальника подразделения делопроизводства и режима, при реорганизации и ликвидации воинской части (организации) или ее структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

65.28. В случае утраты документов (дел) проводится разбирательство (служебная проверка), лица, виновные в утрате документов (дел), привлекаются к ответственности в установленном порядке.

66. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

66.1. Законченные производством дела, журналы и картотеки, а также номенклатура дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле <1> и настоящей Инструкции. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции), журналы учета журналов и картотек (приложение N 25 к настоящей Инструкции), законченных производством дел (приложение N 47 к настоящей Инструкции), хранятся постоянно.

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19).

66.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

67. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения.

67.1. Для проведения экспертизы ценности документов, их отбора для передачи в архив или для уничтожения в центральном аппарате Росгвардии создается ЦЭ ПК Росгвардии, в воинских частях (организациях) - ЭПК (ЭК).

Правовой статус ЦЭК Росгвардии, а также порядок ее деятельности определяются положением о ней, утвержденным приказом Росгвардии. Решения ЦЭК Росгвардии вступают в силу после их утверждения директором, а в необходимых случаях - после согласования с Федеральным архивным агентством.

67.2. ЭПК (ЭК) проводит экспертизу ценности документов по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

67.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК вышестоящего органа управления.

67.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

67.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

67.6. Опись дел воинской части (организации) (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, инициалов и фамилии, согласовывает начальник подразделения делопроизводства и режима и утверждает командир (начальник) воинской части (организации). Один экземпляр описи передается в архив вместе с делами, второй - остается в подразделении делопроизводства и режима воинской части (организации).

67.7. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЭПК (ЭК).

68. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

68.1. В воинских частях (организациях) должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.

68.2. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, машинные носители информации, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное.

68.3. Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

68.4. Документальные материалы уничтожаются на основании решения ЭПК (ЭК), утвержденного в установленном порядке.

68.5. На документальные материалы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел, правовых актов и изданий (приложения NN 50, 36, 37 к настоящей Инструкции), которые подписываются членами комиссии и утверждаются командиром (начальником) воинской части (организации).

68.6. В случае если из отобранных для уничтожения дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера и наименования, номера дел, из которых они изъяты, и номера листов, а также дела, в которые они подшиты, номера листов и регистрационные номера по журналам (карточкам) учета текущего года. В учетных формах производятся отметки о новом местонахождении документов. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

68.7. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел (приложение N 51 к настоящей Инструкции) и внутренними описями документов, находящихся в деле (приложение N 40 к настоящей Инструкции).

68.8. Наименования документов, правовых актов и изданий, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество экземпляров и листов сверяются перед включением в соответствующие акты (приложения NN 50, 52 к настоящей Инструкции) с журналами (карточками) учета.

68.9. Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов.

68.10. Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

68.11. Уничтожение документальных материалов до утверждения командиром (начальником) воинской части (организации) акта об уничтожении запрещается.

68.12. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы воинской части, они должны быть уничтожены в тот же день.

68.13. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения.

68.14. По окончании уничтожения документальных материалов члены комиссии производят запись об этом в акте об уничтожении и заверяют ее своими подписями. Военнослужащие (сотрудники) подразделения делопроизводства и режима, ответственные за те документальные материалы, которые уничтожены, проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках) учета с указанием номера и даты регистрации акта.

Переписывать акт об уничтожении после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения документальных материалов, а также выносить к месту уничтожения акты, описи, журналы и карточки учета, документальные материалы, не включенные в акт об уничтожении документов и дел, запрещается.

68.15. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных материалов - в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима.

69. Порядок передачи документов в архив.

69.1. Документы, образующиеся в деятельности войск национальной гвардии, являются федеральной собственностью, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив.

69.2. Долговременное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на архивное хранение осуществляют подразделения делопроизводства и режима, которые обеспечивают формирование и использование архивного фонда.

69.3. О сданных на хранение в архив, а также об уничтоженных делах, журналах, картотеках производятся отметки в журналах учета журналов и картотек, законченных производством дел, с проставлением номеров сдаточных описей и порядковых номеров в описях или номеров и дат актов об уничтожении дел.

Передача документов в архив осуществляется в порядке, устанавливаемом отдельным нормативным правовым актом Росгвардии.