I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, государственными стандартами Российской Федерации по делопроизводству и архивному делу.

2. Инструкция определяет основные требования, обязательные для военнослужащих, лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии и имеющих специальные звания полиции <1>, федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии <2>, и содержит единые нормы и правила по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности войск национальной гвардии документов, а также порядок организации делопроизводства.

--------------------------------

<1> Далее - "сотрудники".

<2> Далее - "военнослужащие (сотрудники)", если иное не оговорено особо.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.

Особенности делопроизводства с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по работе с обращениями граждан и организаций осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и устанавливаются иными нормативными правовыми актами Росгвардии.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

4. Работа со служебными документами в войсках национальной гвардии регулируется законодательством Российской Федерации, приказами Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации <1> и настоящей Инструкцией.

--------------------------------

<1> Далее - "Росгвардия".

5. Запрещается ведение служебной переписки между структурными подразделениями воинской части (организации) <2>, а также внутри управлений, отделов и служб этих структурных подразделений, если это не предусмотрено законодательством Российской Федерации, настоящей Инструкцией и иными нормативными правовыми актами Росгвардии.

--------------------------------

<2> Здесь и далее в тексте настоящей Инструкции под воинскими частями (организациями) понимаются структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии, управления оперативно-территориальных объединений, территориальные органы Росгвардии, управления соединений, воинские части, образовательные организации высшего образования и иные организации войск национальной гвардии, если иное не оговорено особо.

6. Служебная переписка в войсках национальной гвардии ведется на русском языке.

7. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в войсках национальной гвардии, обеспечиваются Управлением делопроизводства и режима Росгвардии <3>, отделами, отделениями, группами, направлениями делопроизводства и режима, секретариатами, секретно-картографическими (секретными) отделениями, группами секретного делопроизводства, секретными частями, канцеляриями и иными подразделениями, предназначенными для ведения делопроизводства <4>, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

--------------------------------

<3> Далее - "УДиР Росгвардии".

<4> Далее - "подразделения делопроизводства и режима".

8. В воинских частях (организациях), их структурных подразделениях, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатом (штатным расписанием), ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных военнослужащих (сотрудников) приказами командиров (начальников) <5>.

--------------------------------

<5> Здесь и далее в тексте настоящей Инструкции под командирами (начальниками) понимаются директор Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - главнокомандующий войсками национальной гвардии Российской Федерации, начальники (руководители) структурных подразделений Росгвардии, командующие округами войск национальной гвардии, начальники территориальных органов Росгвардии, командиры соединений, воинских частей, начальники образовательных организаций высшего образования и иных организаций войск национальной гвардии, если иное не оговорено особо.

9. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением воинской части (организации) и подчиняется непосредственно командиру (начальнику) <6>.

--------------------------------

<6> Исключением являются секретно-картографические отделения соединений, секретные части воинских частей, которые подчиняются непосредственно начальнику штаба соединения, воинской части.

10. Положение о подразделении делопроизводства и режима воинской части (организации), должностные обязанности (должностные инструкции, должностные регламенты) его руководителя разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются командиром (начальником).

11. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

11.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

11.2. Передача документов на рассмотрение командиру (начальнику) (или лицу, его замещающему) и исполнителям. Лица, ответственные за исполнение документа, получают его лично в подразделении делопроизводства и режима воинской части (организации), за исключением структурных подразделений Росгвардии.

11.3. Контроль за прохождением и сроками исполнения документов.

11.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

11.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись командиру (начальнику) воинской части (организации) или лицу, его замещающему.

11.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

11.7. Копирование (тиражирование) документов.

11.8. Разработка проектов бланков документов.

11.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры дел на согласование в архив вышестоящего органа управления или в Центральный архив войск национальной гвардии.

11.10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности.

11.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в архив вышестоящего органа управления для последующего утверждения их Центральной экспертной комиссией Росгвардии <1> либо экспертно-проверочной (экспертной) комиссией <2> территориального органа Росгвардии, управления оперативно-территориального объединения <3>, управления соединения, воинской части, образовательной организации высшего образования <4> и иной организации войск национальной гвардии. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел Центрального архива войск национальной гвардии.

--------------------------------

<1> Далее - "ЦЭК Росгвардии".

<2> Далее - "ЭПК (ЭК)", если иное не оговорено особо.

<3> Далее - "ОТО".

<4> Далее - "ООВО".

11.12. Выдача военнослужащим (сотрудникам) нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом. Получение и возврат документов военнослужащими (сотрудниками) производится лично в помещении подразделения делопроизводства и режима.

11.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у военнослужащих (сотрудников).

11.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, подготовка и представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим ЭПК (ЭК).

11.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов с истекшими сроками хранения, отмененных нормативных правовых актов, изданий, не имеющих исторической и научной ценности и не подлежащих архивному хранению, представление на рассмотрение соответствующими ЭПК (ЭК) проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

11.16. Информирование командира (начальника) об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

11.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.

11.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

11.19. Организация изучения в системе профессиональной служебной подготовки сотрудников, профессионально-должностной, командирской и боевой подготовки военнослужащих нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

11.20. Консультирование военнослужащих (сотрудников) по вопросам работы с документами.

11.21. Участие в проведении разбирательств (служебных проверок, расследований) по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

11.22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

11.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

11.24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в воинской части (организации), а также хранилищ документов и ключей от них.

11.25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление командиру (начальнику) предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

12. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на УДиР Росгвардии, подразделения делопроизводства и режима территориальных органов Росгвардии, ОТО, соединений войск национальной гвардии, которые дополнительно выполняют следующие задачи:

12.1. Координацию деятельности подчиненных воинских частей (организаций) по вопросам делопроизводства и организации документооборота.

12.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в воинских частях (организациях).

12.3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации военнослужащих (сотрудников) подразделений делопроизводства и режима.

12.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

13. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на командиров (начальников).

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.

14. Военнослужащие (сотрудники) при работе с документами обязаны:

14.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

14.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению служебной информации ограниченного распространения или утрате служебных документов, а также учтенных электронных носителей информации, содержащих данные сведения.

14.3. Требовать от подчиненных военнослужащих (сотрудников) своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

14.4. Передавать документы другим военнослужащим (сотрудникам) подразделения только с разрешения непосредственного командира (начальника).

14.5. Передавать документы из одного структурного подразделения воинской части (организации) в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.

14.6. Немедленно сообщать непосредственному командиру (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, металлических номерных печатей, учтенных электронных носителей информации, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

14.7. На период временного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию начальника структурного подразделения другому военнослужащему (сотруднику) по акту (описи) с внесением сведений об их движении в учетные формы.

14.8. В случаях увольнения, перевода к новому месту военной службы (службы, работы), а также на время освобождения от исполнения обязанностей по занимаемой воинской должности (должности) сдать все находящиеся у него на исполнении документы, учтенные электронные носители информации ограниченного распространения в подразделение делопроизводства и режима.

15. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами Росгвардии.

16. Военнослужащие (сотрудники) несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

17. Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения командира (начальника). Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения командира (начальника) по письменному запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

18. Об утрате или неисправимом повреждении документа военнослужащий (сотрудник) незамедлительно сообщает командиру (начальнику) структурного подразделения воинской части (организации) и начальнику подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.

19. Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 17 настоящей Инструкции через Департамент по взаимодействию со средствами массовой информации и институтами гражданского общества Росгвардии, военнослужащих ОТО, соединения, в обязанности которых входит взаимодействие со средствами массовой информации.

20. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, командир (начальник) назначает проведение разбирательства (служебной проверки).