22. В деятельности войск национальной гвардии образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты, индивидуальные правовые акты (персонального характера, действие которых исчерпывается однократным применением), межведомственные соглашения, директивы, указания, распоряжения, протоколы, акты, докладные записки, справки, доклады, планы, отчеты, донесения, заключения, обзоры, пояснительные записки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Нормативный правовой акт <1> - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом Росгвардии в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

--------------------------------

<1> Правила подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации утвержденные приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 30 декабря 2016 г. N 467.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам служебно-боевой (оперативно-служебной, служебной, боевой) деятельности войск национальной гвардии (приказы Росгвардии могут иметь нормативный характер).

Распоряжение - документ, который имеет организационно-распорядительный характер.

Директива - документ, определяющий перспективы развития войск национальной гвардии, основные направления их деятельности на конкретный период времени.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный командиру (начальнику), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, ответственных за их исполнение подразделений либо конкретных должностных лиц.

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении приказа, плана, задания, проведенных мероприятиях, представленный установленным порядком вышестоящему должностному лицу.

Донесение - письменное сообщение по служебным вопросам, направляемое должностным лицом вышестоящему должностному лицу или органу управления.

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Обзор - аналитический документ, составленный в целях информации вышестоящим органом управления по определенному направлению деятельности подчиненных воинских частей (организаций) за определенный период.

Пояснительная записка - документ, позволяющий получить более развернутые и точные сведения о предмете исследования (пояснительная записка к плану, к таблице и так далее).

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылка почтой.

При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения, направляемые по существующим каналам связи.

23. Требования к оформлению документов.

23.1. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

обеспечение юридической силы документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

создание как исторического источника информации.

23.2. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

23.3. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.

23.4. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

документ не должен противоречить законодательству и иным нормативным правовым актам Российской Федерации;

документ должен быть написан официально-деловым стилем;

изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;

применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, нормативных правовых актах Росгвардии, и употребляться в одном и том же значении;

документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный состав реквизитов с соблюдением порядка их расположения;

в документе не должно быть помарок и исправлений.

23.5. Документирование информации в войсках национальной гвардии осуществляется с использованием технических средств <1>, в том числе средств вычислительной техники.

--------------------------------

<1> Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Росгвардии.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

23.6. При оформлении документов рекомендуется применять шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов, определенный начальником Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации - первым заместителем директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации <2>, размером NN 13 - 15 через 1 - 1,5 междустрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных подпунктами 23.10 - 23.38 настоящей Инструкции.

--------------------------------

<2> Далее - "перечень наименований шрифтов".

Если документ готовится для тиражирования с уменьшением масштаба, текст печатается через два междустрочных интервала.

В табличных документах может быть использован шрифт без засечек, рубленый (sans-serif), начертания новый гротеск, пропорциональный, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов. Размер шрифта исполнителем выбирается самостоятельно, но не может быть менее N 10.

Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

23.7. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148 мм).

При создании документов, в том числе в системе электронного документооборота, используются электронные шаблоны документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля не менее, мм:

30 - левое;

20 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

23.8. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

Текст печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по левой и правой границам текстового поля документа (выравнивание по ширине). Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 - 1,5 см от левой границы текстового поля документа.

В случае необходимости документ может иметь верхний и нижний колонтитулы, находящиеся на расстоянии 10 мм от края листа.

23.9. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений, указаний Росгвардии рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, учреждений, организаций, органов управления, воинских частей (организаций), в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам - установленные сокращенные наименования.

23.10. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности войск национальной гвардии, являются:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - геральдический знак - эмблема войск национальной гвардии Российской Федерации <1>;

--------------------------------

<1> Далее - "эмблема войск национальной гвардии".

03 - наименование федерального органа исполнительной власти;

04 - наименование воинской части (организации);

05 - справочные данные;

06 - наименование вида документа;

07 - дата документа;

08 - регистрационный номер документа;

09 - ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа;

10 - место составления (издания) документа;

11 - гриф ограничения доступа к документу;

12 - адресат;

13 - гриф утверждения документа;

14 - указания по исполнению документа (резолюция);

15 - заголовок к тексту;

16 - текст документа;

17 - отметка о контроле;

18 - отметка о приложении;

19 - подпись;

20 - отметка об электронной подписи;

21 - гриф согласования документа;

22 - виза;

23 - печать;

24 - отметка о заверении копии;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27 - отметка о поступлении документа.

23.11. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается на бланках документов Росгвардии, подписываемых директором Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - главнокомандующим войсками национальной гвардии Российской Федерации <1> или его заместителями <2>. Размер герба составляет 19 x 21 мм.

--------------------------------

<1> Далее - "директор".

<2> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2017, N 52, ст. 7916).

23.12. Эмблема войск национальной гвардии помещается на штампах или бланках воинских частей (организаций). Иные случаи использования эмблемы войск национальной гвардии на штампах и бланках документов устанавливаются директором. Высота эмблемы войск национальной гвардии составляет 17 мм.

Эмблему войск национальной гвардии не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

23.13. Наименование федерального органа исполнительной власти в документах структурных подразделений Росгвардии указывается полностью - "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации" и строкой ниже в скобках сокращенное - "Росгвардия".

Оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размером N 12 полужирным начертанием через один междустрочный интервал.

Над наименованием территориального органа Росгвардии, ОТО, соединения, воинской части, ООВО, организации войск национальной гвардии указывается полное наименование федерального органа исполнительной власти - "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации".

Оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размером NN 11 - 12 через один междустрочный интервал.

Над полным наименованием структурного подразделения территориального органа Росгвардии вместо наименования федерального органа исполнительной власти указывается полное наименование территориального органа Росгвардии.

23.14. Наименование воинской части (организации), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее статусных документах и указываться полностью.

Наименование ОТО, соединения, воинской части, ООВО, может быть действительным и условным. Действительные наименования применяются, как правило, в секретной переписке. В служебной переписке, как правило, используются условные наименования, при этом допускается использование действительных наименований ОТО, ООВО войск национальной гвардии.

Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него. Оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размером NN 12 - 14 полужирным начертанием через один междустрочный интервал и размещается под реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти" и отделяется от него одним дополнительным междустрочным интервалом.

23.15. Справочные данные о воинской части (организации) содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению командира (начальника) воинской части (организации).

Оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размером NN 10 - 12 через один междустрочный интервал.

23.16. Наименование вида документа, составленного или изданного воинской частью (организацией) должен соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В письме наименование вида документа не указывается.

23.17. Дата документа.

Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами <1>. Например: дату "5 февраля 2016 г." следует оформить следующим образом: "05.02.2016". Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

--------------------------------

<1> Указанный в настоящем подпункте порядок оформления документов не распространяется на оформление нормативных правовых актов.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "5 февраля 2016 г.".

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или подразделением делопроизводства и режима при регистрации документа. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более подразделениями войск национальной гвардии, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

23.18. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Росгвардии, воинской части (организации), и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими необходимыми сведениями.

На документе, составленном совместно двумя и более подразделениями (организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из подразделений (организаций). Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Если служебный документ оформлен не на бланке, то регистрационный номер оформляется от левой границы текстового поля под датой подписанного служебного документа через 1 междустрочный интервал, а при отсутствии места - на оборотной стороне листа внизу слева.

23.19. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа обязательна при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и другие). Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его исходящему номеру и дате.

23.20. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается в бланках документов воинской части (организации), за исключением бланков писем. Например: Москва, Ростов-на-Дону.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, воинской части (организации)" и "Справочные данные о воинской части (организации)". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

23.21. Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные) <1>.

--------------------------------

<1> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2015, N 29, ст. 4473).

Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", пометка "Для служебного пользования") проставляется без кавычек в верхнем правом углу на первом листе документа. Состав реквизита определяется соответствующим нормативным правовым актом Росгвардии. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Росгвардии (например: "Лично", "Литер "М" и другие).

23.22. Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, организации, должностным лицам, гражданам.

В качестве адресата могут быть указаны воинские части (организации), органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, иные учреждения, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Текст реквизита "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.

Первая строка реквизита "Адресат" на угловом бланке печатается на одном уровне с наименованием федерального органа исполнительной власти (реквизит 03).

При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При направлении документа в воинскую часть (организацию), учреждение адресат указывается следующим образом:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное и (или) сокращенное наименование воинской части (организации), через 2 интервала воинское (специальное) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если документ направляется в несколько воинских частей (организаций), то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:

Если документ направляется нескольким должностным лицам одной воинской части (организации), то все адресаты указываются в одном сопроводительном письме. В этом случае в воинскую часть (организацию) высылается один экземпляр документа с необходимыми приложениями.

Если письмо адресуется организации, не входящей в состав войск национальной гвардии, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи <1>: название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и тому подобное); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:

--------------------------------

<1> Приказ Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2014 года, регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. N 61 (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2018 года, регистрационный N 50545), приказом Минкомсвязи России от 13 ноября 2018 г. N 619 (зарегистрирован в Минюсте России 19 марта 2019 года, регистрационный N 54090).

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

23.23. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, воинского (специального) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

--------------------------------

<1> Здесь и далее курсивом обозначен рукописный текст.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

протоколом заседания

экспертной комиссии

от 19.10.2016 N 14

23.24. Указания по исполнению документа (резолюция) пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим командиром (начальником) и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату, например:

Допускается оформление указаний по исполнению документов (резолюции) на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

23.25. Заголовок к тексту - краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28 - 30 знаков в строке шрифтом размера N 10 - 12 и через 1 междустрочный интервал.

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должен точно передавать содержание документа, быть кратким и согласованным с наименованием вида документа. Точку в конце заголовка не ставят.

Например:

приказ (о чем?): Об утверждении Единого типового устава органа управления соединения и воинской части войск национальной гвардии Российской Федерации

письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа

правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов

Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии

чего? (кого?), например:

Должностные обязанности старшего офицера

Не допускается составление обобщенных заголовков, не отражающих содержание документа, например:

О пересылке документов

О направлении информации

К тексту документов, оформленных на бланках формата A5, заголовок не указывается.

23.26. Текст документа.

Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать нормам официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые граждане!

Обращение к адресату располагается на 2 - 3 междустрочных интервала ниже реквизита "Заголовок к тексту".

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы представления, подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

Ваше письмо от ... N ... получено;

Воинской частью Ваше письмо от ... N ... получено;

В подтверждение ... направляем в Ваш адрес ...;

обоснование действия:

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации ...;

В связи с ... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий) ...;

На основании (подписанного договора, утвержденного протокола) ...;

В порядке оказания (содействия, помощи) ...;

В целях (совершенствования контроля, использования полномочий) ...;

благодарность:

Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения специалистов ...;

Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы ...;

просьба:

Обращаемся к Вам с просьбой ...;

Просим (направить, исключить, оказать содействие) ...;

Убедительно просим (предоставить возможность ..., провести экспертизу ..., дать заключение ..., дать согласие...) ...;

Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения) ...;

сопровождение:

Направляем копию контракта ...;

Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа) ...;

напоминание:

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения ...;

Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.07.2017;

предложение:

Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;

Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.

При направлении служебных писем, имеющих приложения, в вышестоящие органы управления текст письма должен начинаться словами "Представляю", "Представляем". В случае если письмо подготовлено во исполнение конкретного поручения, в обязательном порядке указывается его номер и дата. При направлении письма в подчиненные воинские части (организации) текст письма должен начинаться словами "Направляю", "Направляем".

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным междустрочным интервалом.

Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "требую").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила", "решило").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("требуем", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("главное управление не возражает", "управление считает возможным").

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти или Росгвардией, а также документов, ранее изданных Росгвардией, исполнителем указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с требованиями приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 8 августа 2016 г. N 57 "О согласовании вопросов строительства, развития, подготовки и применения войск национальной гвардии Российской Федерации" ...";

"Во исполнение требований, изложенных в приказе Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 17 августа 2016 г. N 65 "О проведении квалификационных испытаний военнослужащих воинских частей (подразделений) сил специального назначения войск национальной гвардии Российской Федерации" ...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например: в текстах приложений).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо командира (начальника) воинской части (организации), предшествует подписи, располагается на один междустрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением, ...;

С благодарностью и уважением, ... .

23.27. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.

Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа "КОНТРОЛЬ" на свободном месте первого листа документа.

23.28. Отметка о приложении.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 - 2 дополнительными междустрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество экземпляров в приложении и количество листов приложения, например:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число экземпляров и число листов. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

При подготовке документа с большим количеством приложений составляется опись, в которой указывается реквизиты прилагаемых документов. В этом случае в отметке о приложении указывается количество листов описи, например:

На описи приложений указывается регистрационный номер сопроводительного письма. Опись подписывается исполнителем.

Если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, то отметка о приложении указывается следующим образом:

Если приложением является электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложением является электронный носитель, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, то указывается его учетный номер, ограничительная пометка, наименование и объем файлов на носителе.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, то в отметке о наличии приложения указывается наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер (при наличии), номера и количество прилагаемых экземпляров, количество листов в каждом экземпляре и ограничительная пометка, например:

В этом случае сопроводительное письмо должно иметь пометку "Для служебного пользования".

В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется "Приложение N ___" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение "Приложение N ___" печатать прописными буквами ("ПРИЛОЖЕНИЕ N __"), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

23.29. Подпись.

Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 дополнительными междустрочными интервалами. При изготовлении документа на двух или более страницах на последующую страницу подписи переносятся при наличии на ней не менее трех строчек текста.

В состав реквизита "Подпись" в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке воинской части (организации), и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом. На уровне последней строки реквизита оставляется место для личной подписи, например:

или

Допускается центрировать наименование воинской должности (должности) лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например;

При направлении документа в воинские части (организации), а также должностным лицам других организаций, имеющим воинские или специальные звания, в состав реквизита "Подпись" включается воинское (специальное) звание лица, подписавшего документ, например:

или на бланке

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:

При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы, работы), воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:

Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности должностного лица, например:

Запрещается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Факсимильная подпись командира (начальника) может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.

23.30. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи проставляется на бумажной копии электронного документа и включает информацию о подписании документа электронной подписью и сведения о сертификате электронной подписи: номере сертификата, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) владельца и периоде действия сертификата. Отметка об электронной подписи предназначена для отображения сведений о том, что документ был подписан электронной подписью должностного лица, информация о сертификате которого приводится в указанной отметке.

Отметка об электронной подписи является подтверждением того, что данная электронная подпись была верна на момент включения документа в систему электронного документооборота <1>.

--------------------------------

<1> Приказ Минкомсвязи России и ФСО России от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (Зарегистрирован в Минюсте России 22 сентября 2015 года, регистрационный N 38956).

23.31. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими органами государственной власти, воинскими частями (организациями) или структурными подразделениями воинской части (организации), интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование воинской части (организации)), воинского (специального) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, воинских частей (организаций) либо структурных подразделений воинской части (организации), грифы согласования могут располагаться под реквизитом "Подпись" (при отсутствии подписи - ниже текста документа) либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом "Подпись" отметки "Лист согласования прилагается".

В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:

с вышестоящими органами управления в случаях, предусмотренных требованиями соответствующих нормативных правовых актов;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами государственной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);

со структурными подразделениями воинской части (организации);

с подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

23.32. Виза включает подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается должность, воинское (специальное) звание лица, визирующего документ, например:

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в воинской части (организации), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из воинской части (организации), визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

23.33. Печать.

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах (обязательствах), предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляется на свободном от текста месте так, чтобы была видна вся информация, имеющаяся на печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

23.34. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Допускается копию документа в необходимых случаях заверять печатью.

При изготовлении многостраничных копий (выписок из документа) все листы нумеруются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.

23.35. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа включает в себя фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля, а при отсутствии места - на оборотной стороне листа внизу слева, например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печатается шрифтом размера N 10.

При печатании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу исполнителем проставляется количество отпечатанных экземпляров, адресование экземпляров, фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя и дата печатания документа.

Отметка об исполнителе в документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, оформляется в соответствии с требованиями пункта 247 Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

Отметка об исполнителе нормативного правового акта располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

23.36. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ, - начальником (заместителем начальника) структурного подразделения воинской части (организации), в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово "Доложено" и краткие сведения об исполнении.

23.37. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в воинскую часть (организацию) проставляется в виде штампа на лицевой стороне первого листа в нижнем правом углу с указанием наименования воинской части (организации), получившей документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости - часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.

23.38. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Номера страниц проставляются в верхнем колонтитуле листа посредине текстового поля документа. При этом на первом листе документа номер страницы не ставится.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, за исключением нормативных правовых актов, нумерация которых осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации <1>.

--------------------------------

<1> Утверждены приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 30 декабря 2016 г. N 467 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации".

Листы штатов (штатных расписаний), утверждаемых правовыми актами о создании (реорганизации) органов управления, соединений, воинских частей, подразделений (органов) и организаций войск национальной гвардии, нумеруются самостоятельно. На первом листе номер не ставится.

23.39. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях воинской части (организации) на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).

23.40. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.

24. Бланки управленческих документов.

24.1. При разработке и изготовлении, а также при использовании, хранении и уничтожении бланков управленческих документов подразделения делопроизводства и режима воинских частей (организаций) руководствуются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" <2>, ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" <3>.

--------------------------------

<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2018, N 13, ст. 1808.

<3> Стандартинформ, 2017.

24.2. В Росгвардии предусматривается изготовление и использование следующих видов бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

общий бланк;

бланк письма;

бланк доверенности.

При необходимости приказами Росгвардии могут утверждаться бланки других видов документов.

24.3. На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты оформления документов:

вид документа;

дата документа;

подпись;

регистрационный номер документа;

отметка об исполнителе документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Росгвардии, если того требует назначение документа.

24.4. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой (приложение N 1 к настоящей Инструкции) и продольный (приложение N 2 к настоящей Инструкции). Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Бланки с продольным расположением реквизитов используются для оформления распорядительных документов и протоколов.

Бланки с угловым расположением реквизитов используются для оформления служебных писем, предписаний, справок и так далее.

24.5. Бланки документов проектируются в соответствии с приложениями NN 3 - 16 к настоящей Инструкции.

Реквизит 01 или 02 располагается над серединой реквизита 03. Реквизиты 03, 04, 05, 06, 10 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

24.6. Реквизиты бланков Росгвардии, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте: на бланке письма руководства Росгвардии - золотым цветом, на бланке приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - синим цветом, на бланках иных видов - черным цветом.

24.7. Для бланков Росгвардии устанавливается следующий состав реквизитов:

для бланка приказа (распоряжения, протокола):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации (Росгвардия)";

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

ограничительные отметки для заголовка к тексту (кроме протокола);

для бланка письма:

Государственный герб Российской Федерации или эмблема войск национальной гвардии;

наименование федерального органа исполнительной власти: "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации (Росгвардия)";

наименование структурного подразделения Росгвардии;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

ограничительные отметки для заголовка к тексту документа;

для общего бланка:

Государственный герб Российской Федерации или эмблема войск национальной гвардии;

наименование федерального органа исполнительной власти "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации (Росгвардия)";

наименование структурного подразделения Росгвардии;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

место составления (издания) документа.

24.8. Для документов территориальных органов Росгвардии, ОТО, соединений, воинских частей, ООВО и иных организаций войск национальной гвардии устанавливается следующий состав реквизитов:

для письма:

эмблема войск национальной гвардии;

наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование ОТО, соединения, воинской части, ООВО и иной организации войск национальной гвардии;

справочные данные о территориальном органе Росгвардии, ОТО, соединении, воинской части, ООВО и иной организации войск национальной гвардии (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

ограничительные отметки для заголовка к тексту;

для общего бланка:

эмблема войск национальной гвардии;

наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование территориального органа Росгвардии, оперативно-ОТО, соединения, воинской части, ООВО и иной организации войск национальной гвардии;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

место составления (издания) документа.

24.9. При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

25. Оформление отдельных видов документов.

25.1. В деятельности войск национальной гвардии создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, директивы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии, военных советов, протоколы заседаний (совещательных, консультативных органов), перечни поручений, акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и другие.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах консультативных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства войск национальной гвардии и их контрагентов, а также их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач в деятельности воинской части (организации) создаются иные виды документов: планы, программы, отчеты и другие.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях Росгвардией могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и другие).

25.2. Приказы Росгвардии издаются по наиболее важным вопросам деятельности войск национальной гвардии, а также по вопросам правового регулирования различных направлений в их деятельности.

25.3. Проекты приказов Росгвардии печатаются на бланках установленного образца.

25.4. Не допускается совмещение в одном приказе предметов правового регулирования по основной деятельности, по личному составу и по строевой части.

25.5. Приказы Росгвардии издаются на основании Положения о Федеральной службе войск национальной гвардии Российской Федерации <1>, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Приказы территориальных органов Росгвардии, ОТО, соединений, воинских частей, ООВО и иных организаций войск национальной гвардии издаются на основании поручений руководства Росгвардии, уполномоченных командиров (начальников) воинских частей (организаций) либо в инициативном порядке в пределах компетенции.

--------------------------------

<1> Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30 сентября 2016 г. N 510 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 41, ст. 5802; 2018, N 44, ст. 6713).

25.6. Приказы по личному составу и строевой части (о приеме, увольнении, перемещении, заключении контракта, присвоении воинского звания прапорщикам и офицерам до полковника включительно, вступлении в должность, зачислении в списки личного состава, нахождении на лечении и возвращении из медицинского учреждения, об установлении окладов по должности, дополнительных выплат, исключении из списков личного состава, убытии в отпуск на учебу, лечение и прибытии из отпуска с учебы, лечения и другие) издаются структурными подразделениями воинских частей (организаций) на которые возложена работа с кадрами.

25.7. Приказы подписывают командиры (начальники), которым общевоинскими уставами Вооруженных Сил Российской Федерации <2>, положениями о структурных подразделениях Росгвардии, ее территориальных органах, уставами ОТО и организаций войск национальной гвардии, Единым типовым уставом органа управления соединения и воинской части войск национальной гвардии Российской Федерации <3> предоставлено право издавать приказы.

--------------------------------

<2> Указ Президента Российской Федерации от 10 ноября 2007 г. N 1495 "Об утверждении общевоинских уставов Вооруженных Сил Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской _ Федерации, 2007, N 47, ст. 5749; 2019, N 8, ст. 761).

<3> Приказ Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 25 июля 2016 г. N 46 "Об утверждении Единого типового устава органа управления соединения и воинской части войск национальной гвардии Российской Федерации" (Зарегистрирован в Минюсте России 17 августа 2016 года, регистрационный N 43273).

25.8. Приказы действуют до их признания утратившими силу или отмены.

25.9. Признание утратившими силу приказов и утвержденных ими положений, уставов, правил, инструкций, наставлений или внесение в них изменений производится только приказами.

25.10. Без издания приказа утверждаться могут следующие документы:

планы, графики работы, повестки заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методические рекомендации по направлениям деятельности;

должностные (специальные) обязанности, должностные инструкции (должностные регламенты) военнослужащих (сотрудников);

финансово-хозяйственные документы: сметы, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации;

архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и другие;

планы работы структурных подразделений;

положения об управлениях (отделах, отделениях, группах, службах) в составе структурных подразделений воинской части (организации).

25.11. Распоряжениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности воинских частей (организаций), не имеющие нормативного характера.

Распоряжения подписываются директором (лицом, исполняющим его обязанности), его первыми заместителями (заместителями), командующими округами (лицами, исполняющими их обязанности), их заместителями, начальниками территориальных органов Росгвардии (лицами, исполняющими их обязанности), их заместителями, командирами соединений и воинских частей (лицами, исполняющими их обязанности), начальниками организаций войск национальной гвардии (лицами, исполняющими их обязанности).

Проекты распоряжений готовят и вносят структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения ОТО, территориальных органов Росгвардии, соединений, воинских частей (организаций) войск национальной гвардии на основании поручений соответствующих командиров (начальников), их заместителей либо в инициативном порядке.

Распоряжения издаются на бланках установленного образца (приложения NN 6, 9, 16 к настоящей Инструкции).

Проект распоряжения и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию листов, начиная со второго листа.

Проекты распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения. Возражения по проекту распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты распоряжений, представляемые на подпись командиру (начальнику), визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. При необходимости к ним прилагаются справка, содержащая краткое изложение вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

25.12. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов <1>.

--------------------------------

<1> Здесь и далее устанавливается общий порядок подготовки и оформления протоколов. Особенности подготовки и оформления протоколов заседаний коллегии Росгвардии и оперативных совещаний у руководства Росгвардии определены приказами Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 21 ноября 2016 г. N 363 "О коллегии Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации", от 16 января 2017 г. N 9 "Об оперативном совещании у директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации, совещаниях у его заместителей".

Протокол заседания (совещания) коллегиального органа подписывается председательствующим, а также в случаях, установленных нормативными правовыми актами Росгвардии, секретарем и членами коллегиального органа.

Подпись отделяется от текста 3 междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у директора (заместителя директора), протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Регистрация протоколов производится в журнале учета протоколов (приложение N 17 к настоящей Инструкции) либо в электронном журнале секретарем коллегиального органа, должностным лицом, назначенным командиром (начальником) воинской части (организации), или начальником структурного подразделения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Рассылка копий протоколов (выписок из протоколов) из воинской части (организации) осуществляется через подразделение делопроизводства и режима.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение (приложения NN 18, 19 к настоящей Инструкции).

25.12.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место службы (работы) и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки заседания формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) содержит конкретные поручения с указанием ответственных и сроков исполнения поручений; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

25.12.2. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их воинские (специальные) звания, инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один междустрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

25.13. Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

26. Служебная переписка.

26.1. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых воинской частью (организацией) для обмена информацией о деятельности с другими воинскими частями (организациями), органами власти, организациями и гражданами.

26.2. В документообороте воинской части (организации) в зависимости от способов передачи деловой информации (посредством почтовой, специальной, фельдъегерской связи, электросвязи или системы МЭДО) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, рапорт.

26.3. Служебными письмами оформляются:

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Росгвардию;

ответы на парламентские запросы, запросы и обращения депутатов;

доклады в вышестоящие органы управления об исполнении требований их нормативных правовых актов, распоряжений, указаний;

проекты официальных отзывов (заключений), поправок и экспертных заключений на проекты нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан и организаций;

инициативные документы по вопросам деятельности войск национальной гвардии, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для воинских частей (организаций);

другие документы.

26.4. Телеграмма:

26.4.1. Телеграммы в войсках национальной гвардии используются для передачи только срочной текстовой информации, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные).

26.4.2. Отправителями телеграмм являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.

26.4.3. Оформление телеграммы производится исполнителем с использованием средств вычислительной техники на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 шрифтами с засечками (serif), пропорциональными, традиционного начертания, делового стиля, включенными в перечень наименований шрифтов размером NN 13 - 14 со значением междустрочного интервала - одинарный в следующем порядке (приложение N 20 к настоящей Инструкции):

в левом верхнем углу бланка указывается имя файла (электронной копии) телеграммы. Имя файлу присваивается произвольное с указанием признака текстового редактора, в котором он исполнен (Например: согласование.doc);

в правом верхнем углу бланка указывается резолюция "Передать открытым текстом", которая заверяется подписью отправителя. Служебная часть отделяется от текстовой сплошной чертой;

под разделительной чертой с левой стороны указывается категория срочности. Присвоение соответствующей категории срочности телеграммы производится в зависимости от характера (содержания) передаваемой информации в соответствии с нормативными правовыми актами Росгвардии. Категорию срочности отправитель заверяет своей подписью, при поступлении телеграммы с незаверенной отправителем категорией срочности она передается в порядке общей очереди с категорией срочности "Обыкновенная";

ниже через два межстрочных интервала перед текстом по центру печатается полужирным шрифтом реквизит "наименование документа" - "ТЕЛЕГРАММА N "___;

после наименования документа через один междустрочный интервал от левой границы текстового поля помещаются реквизиты адресата. При направлении телеграммы в один (два) адреса в поле "Куда" указывается название населенного пункта адресата. При направлении телеграммы в три и более адреса указывается "по местам дислокации". В поле "Кому" указывается должность адресата (адресатов). При направлении в три и более адреса допускается указывать общий адрес: "Командующим округами, командирам соединений и воинских частей войск национальной гвардии Российской Федерации". При этом на оборотной стороне телеграммы или отдельном листе составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем;

текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами и заполняется исполнителем указанным размером шрифта. Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,5 см. от левой границы текстового поля. При большом объеме текстового поля разрешается двусторонняя печать. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, в обязательном порядке включается ссылка на его регистрационный номер и дату. Вставка в текстовое поле телеграммы таблиц, графиков, диаграмм, рисунков не допускается. Телеграммы, имеющие в тексте указанные включения, для отправки не принимаются;

текст телеграммы не должен превышать 300 слов, при этом за отдельное слово считается:

каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики;

каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе в наименовании пункта назначения;

каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа, состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа;

каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно;

каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях, соединенных чертой или без нее;

каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным словом;

исправления в тексте допускаются в исключительных случаях, при этом все исправления оговариваются и заверяются отправителем. Например: "Зачеркнутое 5 не читать, дописанному 7 верить. Подпись отправителя";

после текста телеграммы через два междустрочных интервала в левом нижнем углу проставляется регистрационный номер, состоящий из индекса "Т", индекса структурного подразделения исполнителя и подписного номера, а в правом углу - инициалы и фамилия отправителя;

в случае необходимости согласования содержания телеграммы с соответствующими должностными лицами их визы размещаются через один междустрочный интервал ниже регистрационного номера или на оборотной части бланка телеграммы;

ниже регистрационного номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой, которая на бланке отделяет служебную информацию.

26.4.4. Служебная информация заполняется исполнителем в следующем порядке:

в поле "Исполнитель" указывается сокращенное наименование структурного подразделения, инициалы и фамилия исполнителя, его номер телефона внутренней связи;

в полях "должность отправителя", "звание отправителя" указываются должность и звание отправителя;

в поле "Ф.И.О." (расшифровка подписи отправителя) указываются инициалы и фамилия отправителя;

в поле "Дата подписи" проставляется дата подписи телеграммы отправителем.

26.4.5. При необходимости срочной отправки телеграммы и временном отсутствии отправителя (лица, имеющего право подписи) начальник структурного подразделения согласовывает данный вопрос с отправителем, и по резолюции "Передать за подписью (указывается соответствующее должностное лицо)" телеграмма подлежит отправке. В нерабочее время срочные телеграммы допускается передавать по резолюции уполномоченного лица (дежурный офицер, оперативный дежурный, дежурный). По прибытии лица, от имени которого отправлена телеграмма, исполнитель обязан подписать у него указанную телеграмму.

26.5. Факсограмма:

26.5.1. Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях.

26.5.2. Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих грифы секретности или пометку "Для служебного пользования".

26.5.3. Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол).

26.5.4. Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж), должна располагаться на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения.

26.5.5. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами.

Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.

Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть была не бледнее фотографии.

26.5.6. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

26.5.7. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

26.5.8. На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью военнослужащего, ответственного за передачу (прием) факсограмм.

26.5.9. Принятая факсограмма докладывается командиру (начальнику), которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и в соответствии с его указаниями передается исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

26.5.10. После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, работником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся указания начальника структурного подразделения и справки об исполнении документа.

26.5.11. Исполненные факсограммы сдаются для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год. При необходимости факсограммы допускается подшивать в другие дела.

26.6. Телефонограмма:

26.6.1. Достоверность поступившей телефонограммы определяется реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, воинским (специальным) званием, фамилией лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму; временем получения телефонограммы; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

26.6.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и другие).

26.6.3. Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, в них не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

26.6.4. Отправляемая телефонограмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в единственном экземпляре и подписывается командиром (начальником) или уполномоченным на то должностным лицом (приложение N 22 к настоящей Инструкции).

26.6.5. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автора.

26.6.6. Принимаемые телефонограммы записываются в журнал учета телефонограмм (приложение N 23 к настоящей Инструкции) и после приема могут быть отпечатаны. Военнослужащему (сотруднику), передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной.

26.6.7. Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.

26.6.8. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список воинских частей (организаций), подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

26.6.9. Прием и доклад входящих телефонограмм должностным лицам, которым они адресованы, а также доведение решений по ним до исполнителей возлагается на дежурную службу.

26.7. Электронное сообщение <1>:

--------------------------------

<1> Далее - "ЭС".

26.7.1. ЭС в войсках национальной гвардии используется для передачи служебной информации.

26.7.2. Отправка ЭС должностным лицом осуществляется с использованием:

системы приема-передачи данных <2> войск национальной гвардии;

--------------------------------

<2> Далее - "СППД".

прикладного сервиса электронной почты войск национальной гвардии;

системы электронного документооборота <3>.

--------------------------------

<3> Далее - "СЭД".

26.7.3. Отправителями (получателями) ЭС с использованием СППД и СЭД являются должностные лица, которым представлено право вести переписку по служебным вопросам.

26.7.4. ЭС, отправляемые должностными лицами с использованием сервиса электронной почты, регистрации не подлежат.

26.7.5. Особенности отправки (приема) ЭС с использованием СППД:

26.7.5.1. Отправляемые и принимаемые ЭС регистрируются на пункте приема-передачи данных <1> дежурным.

--------------------------------

<1> Далее - "ПППД".

Правом подписи исходящих ЭС обладают командиры (начальники) воинских частей (организаций) и по их решению другие должностные лица. Список должностных лиц, которым предоставлено право подписи ЭС с их образцами, утверждается командиром (начальником) и хранится на ПППД.

26.7.5.2. Информация отправляется (принимается) в виде файлов, предназначенных для обработки должностными лицами на автоматизированных рабочих местах с использованием программного обеспечения, перечень которого доводится ежегодным распоряжением по связи и автоматизированному управлению войсками.

26.7.5.3. Для организации учета отправляемой информации должностное лицо создает файл с сопроводительным письмом ЭС (приложение N 24 к настоящей Инструкции), которое оформляется и распечатывается на стандартном листе бумаги белого цвета формата A4. Допускается отправка одним ЭС нескольких файлов.

26.7.5.4. Текст сопроводительного письма ЭС излагается кратко без исправлений, рекомендуется применять шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов размером NN 13 - 14 через 1 - 1,5 междустрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру. В текст сопроводительного письма ЭС, направляемого в ответ на поступивший документ, в обязательном порядке включается ссылка на его регистрационный номер и дату.

26.7.5.5. Сопроводительное письмо ЭС состоит из адресной и служебной части, отделяемой друг от друга прерывистой линией.

26.7.5.6. Адресная часть сопроводительного письма ЭС содержит:

гриф ограничения доступа отправляемого ЭС;

реквизиты адресата (получателя) ЭС. Если ЭС передается нескольким адресатам с одним и тем же текстом, то в адресной части допускается указывать общий адрес, например:

Командирам воинских частей

На обратной стороне сопроводительного письма или отдельном листе составляется расчет рассылки с указанием мест дислокации и наименований воинских частей (организаций), который заверяется подписью отправителя или исполнителя;

сведения об отправляемом файле;

подпись отправителя;

подпись исполнителя.

Адресная часть сопроводительного письма ЭС заполняется исполнителем.

26.7.5.7. Служебная часть сопроводительного письма ЭС содержит:

данные о проверке передаваемого файла на предмет отсутствия вредоносных программ (вирусов);

сведения о получении ЭС от исполнителя.

Служебная часть сопроводительного письма ЭС заполняется дежурным по ПППД.

26.7.5.8. Дежурному по ПППД исполнитель представляет:

файл и сопроводительное письмо ЭС на машинном носителе информации;

распечатанное сопроводительное письмо ЭС с подписью отправителя и исполнителя.

26.7.5.9. Хранение отправляемых сопроводительных писем ЭС осуществляется на ПППД. При необходимости сопроводительное письмо ЭС может изготавливаться исполнителем в 2 экземплярах.

26.7.5.10. Получение поступивших ЭС осуществляется на ПППД воинской части (организации). Порядок получения ЭС и доведения их до заинтересованных должностных лиц определяется инструкцией об организации работы ПППД, которая подписывается начальником штаба (заместителем командира (начальника)) и утверждается командиром (начальником).

26.8. Прием, учет, доклад командиру (начальнику) телеграмм, факсограмм, поступивших по каналам связи, и передача их исполнителям осуществляется службой связи.

26.9. Записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, рапорт:

26.9.1. Для реализации отношений субординации структурных подразделений воинской части (организации) с командованием (руководством) воинской части (организации), координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, рапорт, где в произвольной форме печатным или рукописным способом излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции войск национальной гвардии.

26.9.1.1. В объяснении военнослужащие (сотрудники) в произвольной форме печатным или рукописным способом объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения воинской (служебной, трудовой) дисциплины, невыполнения поручений и тому подобные. Подписывает объяснение его составитель.

26.9.1.2. В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная командованию (руководству) воинской части (организации) либо начальнику структурного подразделения - головного исполнителя поручения.

26.9.1.3. В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования командования (руководства) воинской части (организации), начальников ее структурных подразделений о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

26.9.1.4. В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины ее возникновения, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

26.9.1.5. В рапортах в произвольной форме излагается письменное обращение подчиненного к начальнику в виде доклада, сообщения, отчета о проделанной работе или ходатайства.

26.9.2. Служебная, докладная, аналитическая записки, а также рапорта и объяснения оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и адресуются конкретному должностному лицу.

26.9.3. Реквизитами записок являются: адресат, вид документа, аннотация, текст, должность и воинское (специальное) звание начальника структурного подразделения, подготовившего записку, подпись, которые оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией.

Записки, направляемые за пределы воинской части (организации), могут быть зарегистрированы. Дата и регистрационный номер указываются через один дополнительный междустрочный интервал ниже реквизита "Подпись". Датой записки является дата ее подписания.

26.9.4. Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

26.10. Доверенность - документ, подтверждающий наличие у представителя прав действовать от имени воинской части (организации), а также определяющий условия реализации и границы этих прав.

Правила оформления доверенностей устанавливаются отдельным нормативным правовым актом.

26.11. Перечень поручений - документ, содержащий решения директора, принимаемые в ходе выездных мероприятий с его участием, рабочего совещания под его председательством с подведением итогов за предыдущий отчетный период и постановки задач на очередной месяц, а также по отдельным актуальным проблемам служебно-боевой (оперативно-служебной) деятельности.

В перечень поручений включаются указания, отданные в рамках обсуждения подлежащих к рассмотрению вопросов. Согласование проекта перечня поручений не проводится.

Перечень поручений утверждается лицом, проводившим совещание, подлежит регистрации в установленном порядке.